Asistente Administrativo y Gestión de Eventos

Background

ONU Mujeres en Colombia  en concordancia con las prioridades nacionales y los instrumentos internacionales de protección de los derechos humanos de las mujeres, principalmente la Convención sobre la Eliminación de todas las Formas de Discriminación contra la Mujer (CEDAW, por sus siglas en inglés), trabaja para lograr la igualdad sustantiva entre hombres y mujeres en todos los aspectos de la vida, enfocándose en fortalecer el liderazgo y empoderamiento político y económico de las mujeres y su derecho a una vida libre de violencias, tanto en el contexto del conflicto, como fuera de este, como bases para una paz estable y sostenible. De este modo, ONU Mujeres apoya los esfuerzos nacionales para que las mujeres sean beneficiarias y actores principales en el desarrollo sostenible y construcción de la paz, la democracia y la seguridad en Colombia.   ONU Mujeres profundiza su trabajo por medio de la implementación de acciones programáticas alineadas al apoyo operativo/estratégico para lograr el alcance se los objetivos propuestos, optimizando el bienestar del equipo de trabajo.

En este marco, ONU Mujeres requiere contratar los servicios de un(a) Asistente Administrativo/a y Gestión de Eventos que apoye administrativamente todo el proceso de gestión de eventos, emisión de tiquetes y seguimiento a la facturación de los operadores, así como en las funciones que se desarrollan en el día a día, considerando el volumen de procesos en gestión requeridos.

Duties and Responsibilities

De conformidad con los lineamientos de ONU Mujeres Colombia y bajo la supervisión de el/la encargado/a del área de Adquisiciones, el/la Asistente Administrativo/a y Gestión de Eventos desempeñará las siguientes funciones:  

 

Apoyo en el seguimiento Operativo y Logístico:

• Asegurar que todas las solicitudes se gestionen a través de los diferentes módulos del CdS.
• Gestionar las solicitudes de eventos de la oficina país.
• Gestionar y apoyar en caso de requerirse, solicitudes de tiquetes de la oficina país.
• Participar de las reuniones para la revisión y actualización de procesos.
• Verificar que las cotizaciones recibidas cumplan con los requerimientos solicitados y las políticas de   la organización y LTA.
• Realizar el seguimiento de todas las solicitudes recibidas.
• Revisar la facturación del operador frente a las solicitudes realizadas.
• Elaboración de notas justificatorias y recibos a satisfacción por servicios y solicitudes enmarcadas dentro de la realización de eventos y otros relacionados, cuando sea necesario.
• Actuar como backup en el momento de ser requerido a nivel local y nacional.
• Comunicarse directamente con las y los participantes a los eventos para concretar itinerarios, transportes y legalizaciones.

 

Apoyo Administrativo:

• Apoyar las actividades administrativas y operativas registradas a través del centro de servicios, que comprende los módulos de: Eventos, tiquetes.
• Asegurar que cada proceso que ingresa al centro de servicios cuenta con los documentos soporte necesarios y en conformidad a los planes de implementación determinados.
• Tramitar cada proceso registrado en el centro de servicios en los tiempos establecidos por el área de Operaciones.
• Organizar en coordinación con el equipo del área la logística de eventos, seminarios y reuniones previstas y de ser necesario brindar apoyo al equipo técnico
• En articulación con el/la responsable del evento, hacer seguimiento al presupuesto para asegurar no sobrepasar los fondos disponibles.
• Solicitud y seguimiento de transporte terrestre para personal de la oficina e invitados a eventos, cuando se requiera
• Otras asistencias que se requieran de apoyo en el área de operaciones.

 

Apoyo en el archivo y registro de información:

• Garantizar la actualización del archivo de acuerdo con las normas y procedimientos de ONU Mujeres.
• Apoyar en el mantenimiento y actualización de bases de datos de contactos de personas e instituciones relacionadas a eventos.

Competencies

Valores y Principios Corporativos:

• Integridad: Demostrar coherencia en la defensa y promoción de los valores de ONU Mujeres en acciones y decisiones, en línea con el Código de Conducta de las Naciones Unidas.
• Profesionalismo: Demostrar capacidad profesional y conocimiento experto de las áreas sustantivas de trabajo.
• Respeto por la diversidad: Demuestra una apreciación de la naturaleza multicultural de la organización y la diversidad de su personal.

Competencias Corporativas

• Conciencia y sensibilidad con respecto a cuestiones de género
• Rendición de cuentas
• Solución creativa de problemas
• Comunicación eficaz
• Colaboración inclusiva
• Compromiso y participación con las partes interesadas
• Liderar con el ejemplo

 

Visitar el siguiente link para más información sobre las Competencias de la ONU Mujeres:

Required Skills and Experience

• Tecnología o carrera Técnica o Profesional en Administración de empresas, Economía, Ingeniería Industrial, finanzas o áreas afines.
• Experiencia mínima de 3 años para Tecnólogos o Técnicos y de 2 años para Profesionales, con responsabilidades progresivas como asistente administrativo/a o en apoyo logístico a proyectos o gestión de eventos.
• Se valorará positivamente la experiencia con Agencias del Sistema de Naciones Unidas.
• Conocimiento en paquetes de office, nivel intermedio y/o avanzado de Excel, manejo de hojas de cálculo y bases de datos, experiencia en el manejo sistemas basados en plataformas web.
• Se valorará la experiencia en el sistema de gestión de recursos empresariales (ERP)/Quantum.
• Español. Se valorará positivamente el dominio del Ingles

 

ONU Mujeres está comprometida con la diversidad y la inclusión dentro de su equipo humano, y alienta a todas las personas candidatas, independientemente de su situación de discapacidad, género, orientación sexual, nacionalidad, religión u origen étnico, a participar en el cumplimiento de la misión de la Organización desde sus diferentes tipos de vinculación. En este sentido, la Organización está interesada en contar con personas comprometidas con la promoción de la igualdad de género y la no discriminación.”

 

Es importante tener en cuenta que solamente se tendrán en cuenta las aplicaciones con el formato P11 en lugar de CV, el cual puede ser descargado en el siguiente link: