Asistente Administrativo(a) de Proyecto – NPSA5

 

1.       Background

 UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

 UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

 

2.      Oficina/Unidad/Descripción del Proyecto 

PNUD es el organismo principal de las Naciones Unidas para el Desarrollo, que cuenta con una posición única para ayudar en la implementación de la agenda 2030 y los Objetivos de Desarrollo Sostenibles (ODS) a través del trabajo en más de 170 países y territorios. La agenda 2030, aprobada por la Asamblea General de las Naciones Unidas en septiembre de 2015, se puso en marcha en enero 2016 y orientará las políticas y la financiación del PNUD durante los próximos 15 años.

Entre el PNUD y el Ministerio de Educación existe un convenio de colaboración con el propósito de apoyar y fortalecer el rol rector del Ministerio en el marco de la actual agenda pública a través del apoyo en el diseño, implementación y evaluación de la política educacional y así posibilitar el mejorar la calidad de la educación para todos los chilenos y chilenas.

En este contexto, la gestión de proyectos es clave para el cumplimiento de los compromisos y objetivos planteados en los documentos de proyecto. Este convenio de colaboración cuenta con un perfil de coordinación, sin embargo, considerando el aumento de tareas y responsabilidades que se han definido a partir del año 2023, el rol de los/as asistentes administrativos de proyecto, es una necesidad fundamental. Este cargo debe colaborar en garantizar el cumplimiento sistemático de los estándares corporativos en materia de implementación y gestión de los proyectos (tanto respecto de los resultados alcanzados, como de la gestión administrativa y financiera), así como avanzar para estandarizar los servicios respecto de distintas contrapartes que comprenden la relación con el Ministerio. De esta forma, y a fin de dar respuesta a los desafíos, se requiere de la contratación de un asistente administrativo(a) para el proyecto PNUD-MINEDUC.

 

3.      Alcance del trabajo 

El objetivo principal de este puesto es apoyar la implementación administrativa y financiera del proyecto PNUD-MINEDUC llamado “Fortalecimiento de la calidad de la educación en el sistema educativo chileno”. Esto implica ejecutar procesos administrativos y operativos de acuerdo con la planificación y seguimiento de las actividades de los Planes de Trabajo del proyecto. 

Este apoyo involucra la ejecución de pagos  y de los procesos de adquisiciones de los programas y proyectos; creación y seguimiento del registro de proveedores y de gestión de viajes; apoyo en las gestiones administrativas de licitaciones, adquisiciones y procesos de reclutamiento de personal; seguimiento para el correcto registro de recepción de productos y servicios y sus procesos de pago (monitoreo de órdenes de compra, recibos, facturaciones y pagos ) y, según sea el caso, apoyo en los procesos de control y gestión de los proyectos, incluyendo ingreso de los presupuestos a las plataformas ERP y otras de PNUD. Rendiciones financieras; apoyo en los procesos de auditoría de los proyectos y de la oficina y apoyo en la coordinación administrativa del proyecto incluyendo cierres financieros y evaluaciones, también son parte de las funciones. 

Por lo tanto, entre las funciones y resultados esperados se encuentran:

a. Apoyar administrativa y operativamente la ejecución financiera, esto es: verificación de solicitudes de pago, creación y seguimiento de perfil de proveedores, ingreso de pagos en plataforma ERP Quantum y seguimiento del ciclo de gestión de pagos, ingreso y gestión de viajes en el módulo respectivo. Incluye además, informar y comunicarse con las unidades de proyectos y contrapartes nacionales, según se requiera, respecto del estado de los pagos y/o viajes, incluyendo la información necesaria para la creación y seguimiento de proveedores y/o pasajeros.

b. Apoyar en procedimientos relacionados a la Unidad de Adquisiciones, lo que implica entre otros: la preparación de la documentación requerida para el desarrollo de los procesos administrativos asociados a contratos, licitaciones y adquisiciones, conforme a los procedimientos del PNUD; seguimiento del ciclo de gestión de requisiciones/órdenes de compra, manejo de inventarios, preparación de actas e informes entre otros; elaborar términos de referencia, seguimiento administrativo o requerimientos técnicos asociados para procesos de licitación, evaluando los estudios, postulación a fondos u otros en el marco del proceso del proyecto. 

c. Dar soporte en procedimientos relacionados a la Unidad de Recursos Humanos, lo que implica entre otros: la preparación de la documentación requerida para el desarrollo de los procesos administrativos asociados a contratos y su gestión, conforme a los procedimientos del PNUD.

d. Mantener y actualizar la documentación financiera e información de las plataformas ERP del PNUD, de acuerdo con los requerimientos del PNUD y de otros requerimientos de información del proyecto.

e. Dar soporte a la gestión e implementación del proyecto, incluyendo la gestión presupuestaria en QUANTUM, control de ajustes y modificaciones, manteniendo contacto permanente con la Coordinación del Proyecto para asegurar un seguimiento periódico del estado financiero y administrativo de los proyectos que implementan, siendo proactivo/a en evidenciar los riesgos que se puedan presentar para el cumplimiento de la elaboración e implementación del programa.

f. Proveer de la data necesaria y apoyo a la Coordinación del Proyecto en la preparación de los informes de gestión, financieros y otros informes requeridos para monitorear y supervisar el avance de los proyectos; acompañar en los procesos de auditoría a través de la recolección y preparación de información. Esto incluye, además, participar en reuniones periódicas de coordinación, planificación y seguimiento del plan de trabajo del proyecto, con la Coordinación del Proyecto. 

g. Asistir, según sea requerido, a otras labores administrativas o de gestión desempeñadas en el marco de la implementación del proyecto y en determinadas instancias o frente a necesidades de apoyo específicas pudiese relacionarse con otros proyectos del Área de Reducción de Pobreza y Desarrollo Inclusivo.

 

4.      Acuerdo Institucional

El o la contratado(a) se desempeñará en el área de Programas, en particular del Programa de Reducción de Pobreza y Desarrollo Inclusivo del PNUD. La supervisión directa estará a cargo de la Coordinación del Proyecto. Las funciones se ejercerán de manera presencial en las oficinas de PNUD en Santiago de Chile.

 

5.      Competencias

Competencias esenciales

Lograr Resultados – NIVEL 1: Planea y monitorea su trabajo, poniendo atención a los detalles, realiza un trabajo de calidad y a tiempo.

Pensar Innovadoramente – NIVEL 1: Abierto(a) a nuevas ideas, conoce los riesgos, resuelve los problemas en forma pragmática, hace mejoras.

Aprender Continuamente – NIVEL 1:  Abierto(a) de mente y curioso(a), comparte conocimiento, aprende de los errores, pide retroalimentación.

Adaptarse con Agilidad – NIVEL 1: Se adapta a los cambios, maneja la incertidumbre/ambigüedad constructivamente, es flexible.

Actuar con Determinación NIVEL 1: Demuestra manejo y motivación, capaz de afrontar la adversidad calmadamente, seguro(a).

Participar y Asociarse – NIVEL 1: Demuestra compasión/entendimiento frente a otros, forma relaciones positivas.

Facilitar la Diversidad y la Inclusión – NIVEL 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios, confronta la discriminación.

 

Competencias funcionales y técnicas

Gestión de negocios – Comunicación    

• Capacidad para comunicar de manera clara, concisa, sin ambigüedades, tanto de manera verbal como escrita; adaptar mensajes y elegir métodos de comunicación según audiencia. Habilidad de gestionar Comunicaciones interna y externamente, a través de redes sociales, medios, y otros canales apropiados.

Operaciones – Finanzas – Contabilidad (General)

• Conocimiento de conceptos contables, principios, marco de trabajo, estándares, regulaciones, políticas y tendencias, y habilidad para aplicar éstos en situaciones estratégicas y prácticas.

Operaciones – Finanzas – Gestión Presupuestaria

• Habilidad para apoyar aspectos de procesos de planificación del trabajo, elaboración y gestión de presupuestos de equipo.

Operaciones – Finanzas – Planificación financiera y presupuesto

• Habilidad para crear y administrar procesos para lograr las metas financieras de corto y largo plazo de PNUD, incluidos la planificación, presupuesto, proyección, análisis y reporte. 

Operaciones – Adquisiciones – Gestión de contratos

Conocimiento de conceptos de gestión de contratos, principios y métodos, y habilidad para aplicar éstos en situaciones estratégicas y prácticas.

Operaciones – Adquisiciones – Gestión de adquisiciones

• Habilidad para adquirir bienes, servicios y trabajos desde una fuente externa.

Operaciones – Adquisiciones – Gestión de relacionamiento con proveedores

• Conocimiento de los conceptos de gestión de proveedores, principios y métodos, y habilidad para aplicar éstos en situaciones estratégicas y prácticas.

 

 

6. Calificaciones mínimas de un NPSA 

 

Educación académica mínima requerida

• Educación secundaria completa.
• Grado de licenciado(a) o titulado(a) universitario en el área de finanzas, administración, contabilidad o similar, será considerado favorablemente, pero no es un requisito.

Será considerada una ventaja, contar con Título profesional universitario en las áreas mencionadas. 

 

Años mínimos de experiencia laboral relevante

• Mínimo 5 años (Educación secundaria) o 2 años (con Licenciatura) de experiencia relevante.

 

Se entenderá por experiencia relevante, la experiencia laboral relativa a:

• Labores de preparación, programación, seguimiento y control administrativo y financiero de programas o proyectos, en el ámbito público o privado.
• Experiencia relevante en gestión administrativa y financiera de proyectos implementados por PNUD o similar, con conocimiento de procedimientos y normas administrativas para la implementación de proyectos.

Para licenciados(as) o titulado(as) profesionales, será considerada una ventaja contar con un mínimo de 5 años de experiencia laboral relevante.

 

Habilidades y competencias requeridas

Habilidades y competencias técnicas requeridas:

• Manejo de herramientas informáticas y ERP.
  • Conocimiento y uso avanzado de Excel.
  • Conocimiento y uso de sistemas ERP.
• Conocimientos contables básicos.

 

Habilidades y competencias deseables

Habilidades y competencias técnicas deseables:

• Manejo de Tablas Dinámicas en Excel.
• Experiencia en el uso de software ERP para el seguimiento de proyectos y/o negocios.
• Experiencia en ejecución de proyectos y rendición de cuentas de fondos públicos nacionales y/o internacionales.
• Deseable postítulo o cursos de especialización en temáticas de administración de proyectos y finanzas. 
• Experiencia previa trabajando en o con organismos internacionales.
• Experiencia previa de trabajo en o con organismos del Estado.

 

Otras habilidades, conocimientos y competencias de interés:

• Demostrar interés en el trabajo de Naciones Unidas y en particular del PNUD, así como también compromiso con los valores, misión y visión de la Organización.
• Habilidad para prestar apoyo en una variedad de actividades especializadas relacionadas con contratos, adquisiciones de bienes, información a proponentes, etc.
• Organizado(a), con capacidad para realizar seguimiento a los procesos y para verificar el cumplimiento de normas y guías generales.
• Excelente capacidad analítica y buen juicio crítico para informarse, verificar, procesar información y reportar situaciones.
• Habilidad para trabajar bajo presión, con buen tacto y cortesía para el manejo de las relaciones, trabajo en equipo, proactivo.
• Habilidad para comunicarse verbal y escrita, de manera clara y concisa con personas de diferentes niveles. 
• Habilidad para el trabajo en equipo.

 

Idiomas requeridos (a nivel laboral)

• Fluidez en Español es requerida.
• Conocimiento del idioma inglés a nivel básico-intermedio.

 

Certificados profesionales

Se podrá solicitar a los/as postulantes acreditar mediante certificados u otros documentos similares, su experiencia laboral en el manejo de las herramientas señaladas.

 

7.            Viajes:    

No se contemplan viajes en el marco del proyecto.

 

Consideraciones en su postulación:

• Complete el formulario en línea; es requerido.
• Adjunte también CV en formato libre, como complemento.
• Incluya una carta de presentación (máximo una página) indicando por qué se considera idónea(o) para la posición.
• Identifique al menos tres referencias laborales de supervisores(as) anteriores. Las referencias pueden incluir también a los colegas.

 

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the NPSA categories are subject to local recruitment. 

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience, and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.