Asistente Administrativo(a) – NPSA5

2.      Oficina/Unidad/Descripción del Proyecto 

Durante 2023 se aprobó un nuevo Programa País para el periodo 2023-2026. El Programa de País de PNUD Chile se basa en el Marco de Cooperación de las Naciones Unidas Para el Desarrollo Sostenible, el análisis de las prioridades y necesidades del país y las seis soluciones distintivas del Plan Estratégico del PNUD. Se sostiene en los resultados logrados y en el análisis de desempeño basado en evidencia, al tiempo que anticipa áreas emergentes de intervención y se basa en consultas con múltiples partes interesadas y socios para el desarrollo en todo momento. La visión del PNUD para el programa, aborda desafíos complejos e interconectados, respondiendo a las demandas de la sociedad chilena y a las prioridades establecidas por el gobierno, que incluyen el apoyo al fortalecimiento institucional y la participación ciudadana de las mujeres y las personas rezagadas; abordar procesos de transición socioecológica “justa” con una perspectiva sistémica y reducir la pobreza multidimensional y la desigualdad a través de una oferta de protección social más sólida, que puede resumirse en cuatro pilares:

• Las personas disfrutan de derechos económicos, sociales, culturales y ambientales en un contexto de reducción de la pobreza y la desigualdad y de mayor cohesión social.
• Las instituciones garantizan la paridad de género y fortalecen el desarrollo local con mayores niveles de transparencia, integridad, participación y representación.
• Una transición justa y socioecológica hacia un modelo de producción y consumo inclusivo y sostenible.
• Uso sostenible de los recursos naturales, protección de los ecosistemas, la biodiversidad y los recursos hídricos.

En un País Contribuyente Neto como Chile, el PNUD necesita fortalecer su oferta de valor, a través de sus “soluciones emblemáticas”, identificando ventajas competitivas e incorporando innovación estratégica en la búsqueda de soluciones integrales a los problemas.

En materia de la gestión de proyectos el rol de los/as asistentes administrativos(as) de programa, es una pieza fundamental. Deben colaborar en garantizar el cumplimiento sistemático de los estándares corporativos en materia de implementación y gestión de los proyectos (tanto respecto de los resultados alcanzados, como de la gestión administrativa y financiera), así como avanzar para estandarizar los servicios respecto de distintas contrapartes. De esta forma, y a fin de dar respuesta a los desafíos, se requiere de la contratación de un(a) Asistente Administrativo(a) de Programas.

 

3.      Alcance del trabajo 

El objetivo principal de este puesto es apoyar la implementación administrativa y financiera de los Programas y Proyecto/s del Área de Programas del PNUD. Esto implica ejecutar procesos administrativos y operativos de acuerdo a la planificación y seguimiento de las actividades de los Planes de Trabajo de la cartera de programas y proyectos de la oficina país. 

Este apoyo involucra: la ejecución de pagos directos y de proceso de adquisiciones de los programas y proyectos (a través del registro de vouchers en el módulo de ERP), creación y seguimiento del registro de proveedores (vendors) y de gestión de viajes en el módulo de travel del ERP (TR); apoyo en las gestiones administrativas de licitaciones y adquisiciones, y seguimiento para el correcto registro de recepción de productos y servicios, y su proceso de pago (monitoreo de órdenes de compra, recibos, facturaciones y pagos ), gestión de Avances de Fondos y, según sea el caso, apoyo en los procesos de control y gestión de los proyectos, incluyendo ingreso de los presupuestos a las plataformas ERP y otras de PNUD. Rendiciones financieras a las contrapartes nacionales, apoyo en los procesos de auditoría de los proyectos y de la oficina y apoyo en la coordinación administrativa de los proyectos incluyendo cierres financieros y evaluaciones, también son parte de las funciones.

Entre las funciones y resultados esperados se encuentran:

1. Apoyo administrativo y operativo en la ejecución financiera de los diferentes programas y proyectos de la unidad de programas de PNUD, desempeñando actividades como: Verificación de FACEs, creación y seguimiento de vendors, ingreso de vouchers para pago en ERP y seguimiento del ciclo de gestión de pagos/vouchers, ingreso y gestión de viajes en módulo de travel (pasajes y viáticos).
2. Soporte en la gestión e implementación de proyectos, incluyendo la gestión presupuestaria en el sistema, control de ajustes y modificaciones; entregar apoyo constante al mantenimiento del sistema interno de control de gastos que garantice que los comprobantes procesados coincidan y estén completos, que las transacciones se registren y publiquen correctamente en el sistema. Acciones correctivas oportunas en comprobantes no contabilizados, incluidos los comprobantes con errores de comprobación de presupuesto, excepciones de coincidencia, comprobantes no aprobados. 
3. Proveer acompañamiento en procedimientos de adquisiciones, preparación de la documentación requerida para el desarrollo de los procesos administrativos (memorandum y otros) asociados a contratos, licitaciones y adquisiciones, conforme a los procedimientos del PNUD. Seguimiento del ciclo de gestión de Requisiciones/Órdenes de compra, manejo de inventarios, preparación de actas e informes entre otros.
4. Mantener contacto permanente con los Asociados/as de área para asegurar un seguimiento periódico del estado financiero y administrativo de los proyectos que implementa la unidad de programas. Apoyar las estrategias de ejecución informando sobre barreras, cuellos de botella, para mejorar la eficiencia de los procesos administrativos; apoyar en fortalecer la comunicación y agilizar los procedimientos dentro de operaciones y sinergias con la unidad de programas.
5. Apoyo y orientación a los organismos de implementación y unidades de proyecto sobre la gestión rutinaria de proyectos. Esto incluye informar y comunicarse con las unidades de proyectos y contrapartes nacionales, según se requiera, respecto al estado de los pagos y/o travel (viáticos), incluyendo la información necesaria para la creación y seguimiento de vendors. 
6. Mantener y actualizar la documentación financiera e información de las plataformas del PNUD (QUANTUM, UNALL), de acuerdo con los requerimientos del PNUD y de otros requerimientos de información de los proyectos de la unidad de programas, del bureau regional de PNUD o sede central (HQ), como de donantes o co-financiadores nacionales e internacionales (GEF/Fondo de Adaptación/Protocolo de Montreal, etc.)
7. Proveer de la data necesaria y apoyo a los Asociados/as de área en la preparación de los informes de gestión, financieros y otros informes requeridos para monitorear y supervisar el avance de los proyectos; acompañar en los procesos de auditoría a través de la recolección y preparación de información; asistir, según sea requerido, a otras labores administrativas o de gestión desempeñadas en el marco de la implementación del proyecto; participar en reuniones periódicas de coordinación, planificación y seguimiento del plan de trabajo de la unidad de programas, con el/la jefe de Área y el/la Asociado de Programa. 
8. El titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.

 

4.      Acuerdo Institucional

El/la contratado(a) se desempeñará en el área de Operaciones, bajo la supervisión de la Asociada de Finanzas, en estrecha coordinación con el Área de Programas y sus respectivos Asociados y otros Asistentes. Vista la transversalidad de las funciones, en determinadas instancias o frente a necesidades de apoyo específicas pudiese relacionarse con una u otra área.

 

5.            Competencias

Competencias Esenciales

Lograr Resultados – NIVEL 1: Planea y monitorea su trabajo, poniendo atención a los detalles, realiza un trabajo de calidad y a tiempo.

Pensar Innovadoramente – NIVEL 1: Abierto(a) a nuevas ideas, conoce los riesgos, resuelve los problemas en forma pragmática, hace mejoras.

Aprender Continuamente – NIVEL 1:  Abierto(a) de mente y curioso(a), comparte conocimiento, aprende de los errores, pide retroalimentación.

Adaptarse con Agilidad – NIVEL 1: Se adapta a los cambios, maneja la incertidumbre/ambigüedad constructivamente, es flexible.

Actuar con Determinación NIVEL 1: Demuestra manejo y motivación, capaz de afrontar la adversidad calmadamente, seguro(a).

Participar y Asociarse – NIVEL 1: Demuestra compasión/entendimiento frente a otros, forma relaciones positivas.

Facilitar la Diversidad y la Inclusión – NIVEL 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios, confronta la discriminación.

 

Competencias Funcionales y Técnicas 

Gestión de negocios – Comunicación    

• Capacidad para comunicar de manera clara, concisa, sin ambigüedades, tanto de manera verbal como escrita; adaptar mensajes y elegir métodos de comunicación según audiencia. Habilidad de gestionar Comunicaciones interna y externamente, a través de redes sociales, medios, y otros canales apropiados.

Gestión de negocios -Satisfacción / Gestión de Clientes

• Habilidad para responder oportuna y apropiadamente con un sentido de urgencia, proveyendo soluciones consistentes, ejecución en tiempo, resultados de calidad y /o soluciones que cumplan y comprendan las necesidades reales del cliente/usuario/beneficiario. Buscar maneras de agregar valor a los requerimientos inmediatos del cliente. Habilidad para adelantarse a las necesidades del cliente. 
• Proporcionar insumos para el desarrollo de la estrategia de servicio al cliente. Busque formas de agregar valor más allá de las solicitudes inmediatas de los clientes. Capacidad para anticipar las próximas necesidades e inquietudes del cliente.

Desarrollo de Negocios – Generación de conocimiento

• Habilidad para investigar y transformar información en conocimiento útil, relevante para el contexto o que dé respuesta a las necesidades establecidas.

Operaciones-Finanzas – Contabilidad (General)

• Conocimiento de conceptos contables, principios, marco de trabajo, estándares, regulaciones, políticas y tendencias, y habilidad para aplicar éstos en situaciones estratégicas y prácticas.

Operaciones – Adquisiciones – Gestión de relacionamiento con proveedores

• Conocimiento de los conceptos de gestión de proveedores, principios y métodos, y habilidad para aplicar éstos en situaciones estratégicas y prácticas.

Operaciones – Administración – ERP y módulo de viajes y gastos 

• Conocimiento del módulo del ERP de Viajes y Gastos; habilidad para proveer ayuda y soporte a la Oficina y otras Agencias.

 

6.      Calificaciones mínimas de un NPSA

Educación académica mínima requerida

• Educación secundaria completa es requerida.
• Estudios a nivel universitario (Grado de licenciado(a) o título universitario) en el área de finanzas, administración, ingeniería, o algún otro ámbito relacionado o equivalente, será considerado favorablemente, pero no es un requisito.

Será considerada una ventaja contar con título profesional universitario en alguna de las áreas mencionadas.

Años mínimos de Experiencia laboral relevante

• Mínimo 5 años (Educación secundaria) o 2 años (con Licenciatura) de experiencia relevante.
• Se entenderá por experiencia relevante, la experiencia laboral en:
  • Labores de preparación, programación, seguimiento y control administrativo y financiero de programas o proyectos, en el ámbito público o privado.
  • Gestión administrativa y financiera de proyectos implementados por PNUD o similar, con conocimiento de procedimientos y normas administrativas para la implementación de proyectos.

Será considerada una ventaja, para personas con grado de licenciado o título universitario, contar con una experiencia laboral relevante de más 2 años.

Habilidades y competencias requeridas

Habilidades y competencias técnicas:

• Manejo de herramientas de trabajo remoto tales como Microsoft Teams y Zoom, nubes de almacenamiento y herramientas de trabajo colaborativo.
• Manejo de herramientas tradicionales Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint.
• Manejo de correo electrónico Outlook y sus funcionalidades.
• Conocimiento y uso avanzado de Excel.
• Conocimiento y uso de sistemas ERP.
• Conocimientos contables básicos.

Habilidades y competencias deseables

Habilidades y competencias técnicas deseables:

• Manejo de Tablas Dinámicas en Excel.
• Experiencia en el uso de software ERP para el seguimiento de proyectos y/o negocios.
• Experiencia en ejecución de proyectos y rendición de cuentas de fondos públicos nacionales y/o internacionales.
• Experiencia previa trabajando en o con organismos internacionales.
• Experiencia previa de trabajo en o con organismos del Estado.
• Experiencia previa dando apoyo en una variedad de actividades especializadas relacionadas con contratos, adquisiciones de bienes, información a proponentes, etc.

 Otras habilidades, conocimientos y competencias de interés:

• Demostrar interés en el trabajo de Naciones Unidas y en particular del PNUD, así como también compromiso con los valores, misión y visión de la Organización.
• Organizado(a), con capacidad para realizar seguimiento a los procesos y para verificar el cumplimiento de normas y guías generales.
• Excelente capacidad analítica y buen juicio crítico para informarse, verificar, procesar información y reportar situaciones.
• Habilidad para trabajar bajo presión, con buen tacto y cortesía para el manejo de las relaciones, trabajo en equipo, proactivo.
• Habilidad para comunicarse verbal y escrita, de manera clara y concisa con personas de diferentes niveles. 
• Habilidad para trabajo en equipo.
• Familiarización con la perspectiva de género en sus ámbitos de desempeño.

Idiomas requeridos (a nivel laboral)

• Fluidez en el idioma español es requerida.
• Conocimiento Intermedio del Idioma Inglés es altamente valorado.

Certificados profesionales

Se exigirá a los/as postulantes acreditar mediante certificados u otros documentos similares, su experiencia laboral en el manejo de las herramientas señaladas.

 

7.            Viajes:    

Pudiesen requerirse viajes oficiales en el marco de revisiones o auditorias de proyectos en terreno.

 

8.       Los siguientes documentos deben requerirse a los aplicantes:

1. CV personal (complementario) y P11 (formulario de postulación en línea; requerido), indicando los puestos anteriores y sus funciones, la duración (mes-año), los requisitos, así como los detalles de contacto (correo y número de teléfono) del (la) candidato(a), y al menos tres referencias laborales de supervisores previos. Las referencias pueden incluir también a los colegas.
2. Una carta de presentación (máximo una página) indicando por qué la persona se considera idónea para la posición.
3. Los gerentes pueden requerir cualquier otro material relevante de su experiencia como reportes, presentaciones, publicaciones, campañas u otros materiales. 

Consideraciones en su postulación:

• Complete el formulario en línea; es requerido.
• Adjunte también CV en formato libre, como complemento.
• Incluya una carta de presentación (máximo una página) indicando por qué se considera idónea(o) para la posición.
• Identifique al menos tres referencias laborales de supervisores(as) anteriores. Las referencias pueden incluir también a los colegas.

 

Disclaimer

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