Asistente Administrativo(a) superior

Marco orgánico

El puesto está ubicado en el Secretariado en el Departamento de Asociaciones Multilaterales y Cooperación para el Desarrollo. El Departamento de Asociaciones Multilaterales y Cooperación para el Desarrollo (PARTNERSHIPS) establece y desarrolla asociaciones estratégicas en estrecha interacción con los departamentos de las otras carteras en la sede de la OIT y con las regiones. Es responsable del desarrollo de la estrategia de la OIT de cooperación al desarrollo, incluidas las iniciativas de asociación público-privada (APP) y las actividades de cooperación Sur-Sur y triangular. PARTNERSHIPS dirige las consultas y negociaciones con los socios de la cooperación al desarrollo y es responsable de movilizar las contribuciones voluntarias para el programa de la OIT, así como de coordinar la presentación de informes técnicos y financieros a los socios. En estrecha colaboración con las demás carteras, PARTNERSHIPS facilita la racionalización de los procesos y procedimientos de trabajo y presta asistencia para mejorar la prestación de servicios en las regiones. 

Objetivo principal

El/la titular del puesto prestará apoyo de nivel superior y coordinará una serie de servicios administrativos y de apoyo de oficina que contribuyen al funcionamiento eficiente del departamento/nodo. Las áreas de trabajo incluyen: apoyo administrativo general y de oficina, así como asistencia en materia de recursos humanos, finanzas y compras, lo cual requiere interpretar, adaptar y aplicar las reglas, la reglamentación, las políticas y los procedimientos administrativos y financieros de la OIT (normas aplicables).

Supervisión recibida/ejercida

El/la titular trabaja bajo la supervisión directa del Director del Departamento de Asociaciones Multilaterales y Cooperación para el Desarrollo (PARTNERSHIPS)   El/la titular del puesto trabajará con autonomía y deberá tener un alto nivel de iniciativa y buen criterio en la prestación de apoyo especializado. El trabajo será supervisado a fin de facilitar la prestación de los servicios y la obtención de los resultados acordados, y para comprobar que la labor se efectúe de manera coordinada e integrada con los servicios conexos. El/la titular del puesto organizará y coordinará el trabajo del personal de apoyo administrativo y de oficina, y proporcionará las orientaciones y la formación pertinentes.

Relaciones de trabajo

A nivel interno, el/la titular estará en contacto con diversas unidades orgánicas de toda la Organización a fin de captar su cooperación, colaborar en la solución de cuestiones complejas y delicadas, resolver problemas y coordinar actividades conjuntas para la planificación y prestación eficaces de servicios administrativos. A nivel externo, el/la titular estará en contacto con visitantes, participantes en reuniones y proveedores de servicios, a fin de coordinar la información y el seguimiento y solucionar asuntos pendientes. Estará en contacto además con organismos de las Naciones Unidas, otras organizaciones internacionales y organizaciones no gubernamentales, asociados y grupos para el desarrollo, embajadas y misiones permanentes.

Funciones y responsabilidades fundamentales

1. Coordinar una amplia gama de servicios administrativos y de asistencia a las actividades, velando por el cumplimiento de las normas aplicables. Evaluar los pedidos de asistencia en curso, adaptar la prestación de servicios en función de los cambios en las necesidades y las prioridades, y resolver cuestiones de apoyo a las actividades.
2. Mantenerse al día sobre las reglas, la reglamentación, las políticas, los procedimientos, procesos pertinentes y demás novedades de carácter administrativo y financiero. Dar orientaciones, dirigir, e impartir formación al personal de apoyo administrativo a fin de facilitar un clima de trabajo que fomente la coherencia, la eficiencia, el aprendizaje permanente y la creación de conocimientos. Orientar y asesorar al personal sobre los mecanismos y procedimientos. Mantenerse al día sobre las actividades y prioridades de la unidad orgánica y sobre las decisiones normativas y directivas pertinentes de la OIT.
3. Analizar, evaluar y proponer mejoras en el diseño y la ejecución de métodos y mecanismos de trabajo. Evaluar el efecto de los cambios y formular recomendaciones sobre las medidas de seguimiento. Trabajar en colaboración con otras áreas administrativas a fin de lograr un apoyo integrado y bien coordinado al cumplimiento del programa.
4. Examinar, establecer el orden de prioridad, remitir, responder y realizar un seguimiento de las comunicaciones entrantes, en particular las relativas a asuntos complejos, delicados y confidenciales. Atender diversas consultas y pedidos de información de distinta índole, y proponer soluciones innovadoras para cuestiones sin precedentes. Preparar, redactar y realizar controles de calidad, finalizar y/o cargar en páginas web/difundir correspondencia saliente muy variada de carácter general y administrativo, informes, publicaciones y otro tipo de documentos. Redactar notas y respuestas basándose en los estudios, en el conocimiento de asuntos administrativos y en la comprensión de las áreas cubiertas por el programa de trabajo. Realizar traducciones oficiosas. 
5. Llevar la agenda del supervisor(a). Concertar citas y reuniones en función de su prioridad. Coordinar visitas de alto nivel, entre otras cosas, con el debido protocolo, la seguridad y el transporte. Preparar y/o coordinar programas de información. Recibir a los visitantes. Coordinar los trámites relativos a los viajes oficiales y preparar archivos de misión. Ocuparse de los trámites relativos al alojamiento de las visitas.
6. Velar por el mantenimiento, la actualización, la disponibilidad y la estructuración correcta de los sistemas de gestión de la información y de los espacios de trabajo electrónicos. 
7. Procesar y hacer seguimiento de una amplia gama de transacciones utilizando el sistema de planificación de los recursos institucionales (ERP), verificando que la información esté completa y cumpla con las normas aplicables, o actuar como interventor(a) de gastos de la unidad de trabajo si se le delegan esas funciones. 
8. Organizar y coordinar los servicios administrativos de reuniones o de otros eventos, incluidos los de alto nivel. Dirigir los servicios de apoyo de la secretaría y coordinar los acuerdos logísticos, administrativos y financieros. Preparar y coordinar la elaboración de documentos, presentaciones, archivos informativos y materiales afines. Redactar actas y/o preparar notas resumidas de las reuniones.
9. Desempeñar funciones relativas a la gestión de licencias. Suministrar información sobre licencias, viajes y horarios de teletrabajo al supervisor(a) si se le solicita.

sección opcional (solo si necesario)

10. Actuar como punto focal para asuntos administrativos ligados a la gestión del desempeño, los/las pasantes y otros asuntos en materia de recursos humanos. 
11. Coordinar la planificación de espacios para el departamento/nodo. Gestionar la logística de los desplazamientos de personal. Gestionar el material de oficina, el mobiliario y los equipos.
12. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

13. En virtud de la autoridad delegada, actuar como funcionario certificador y velar por el control financiero interno efectivo y la correcta administración de los fondos de la unidad orgánica con cargo a todas las fuentes de fondos de financiación. Coordinar, examinar y certificar las transacciones financieras, verificando su conformidad con el reglamento y la reglamentación financieros de la OIT y con los requisitos de las reglas y procedimientos administrativos pertinentes. Coordinar los procesos de cierre financiero de fin de año. Tramitar transacciones financieras más complejas, tales como cambios en las asignaciones a los programas, acciones de personal, revisiones del presupuesto de la cooperación para el desarrollo, transferencias de gastos, pagos con tarjeta de crédito virtual y gestión de facturas de proveedores en caso de discrepancias y cuestiones de concordancia.  Actuar como interventor(a) de gastos suplente o adjunto de otras unidades orgánicas en colaboración con otros interventores/as o cuando lo solicite BUDFIN. 
14. Realizar un seguimiento financiero preciso y elaborar informes sobre los recursos de personal y de no personal. Preparar cuadros de personal y otros informes financieros para la dirección. Preparar y consolidar la información presupuestaria operativa para ayudar a la dirección a tomar decisiones fundamentadas en relación con la preparación del Programa y Presupuesto, la gestión de la cartera de cooperación para el desarrollo y los ejercicios de planificación del trabajo.
15. Mantener informada a la dirección de la situación contractual del personal y de la situación de los recursos no relativos al personal de la unidad de trabajo. Precisar/anticipar posibles problemas relacionados con los contratos de personal, el presupuesto y los recursos humanos y hacer sugerencias para su resolución.]

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Requisitos mínimos

Formación

Estudios secundarios completos. Formación en un ámbito pertinente.

Experiencia

Un mínimo de seis años de experiencia pertinente.

Idiomas

Excelente dominio de dos idiomas de trabajo de la Organización (español, francés o inglés).

Conocimientos y competencias (técnicas/personales)

Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT [integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientación al cliente, comunicación, orientación al cambio, responsabilidad por el propio desempeño, orientación a la calidad, colaboración], para este puesto se exigen las competencias siguientes:

Excelente conocimiento de las normas establecidas por las que se rigen las áreas operativas. Capacidad para interpretar las reglas, la reglamentación, las políticas y los procedimientos administrativos y financieros, y para impartir formación a terceros.

Capacidad para aplicar técnicas de gestión financiera y técnicas contables, y para trabajar de conformidad con las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP).

Conocimiento de la naturaleza sustantiva de los programas y las actividades de la OIT.

Uso competente de paquetes de programas informáticos, como Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams). 

Buen conocimiento de SharePoint o de otro sistema de gestión de documentos.

Capacidad suficiente para trabajar con un sistema de planificación de los recursos institucionales (ERP).

Capacidad para asimilar rápidamente y trabajar correctamente y con mínimas instrucciones con las herramientas de oficina, los programas informáticos, los sistemas, las aplicaciones y plataformas web.

Capacidad para utilizar un sistema de gestión de contenidos, para copiar, pegar y dar formato a contenido en páginas de un sitio web público. 

Excelente redacción. 

Aptitudes analíticas y meticulosidad en el trabajo. 

Capacidad para coordinar el trabajo del personal auxiliar. Orientación al trabajo en equipo, a fin de contribuir a un entorno laboral positivo y cohesionado.

Capacidad para detectar y evaluar problemas en el servicio, y para decidir la mejor manera de proceder cuando no haya una solución clara.

Capacidad para asimilar y trabajar con eficiencia con un gran volumen de información relacionada con las prioridades administrativas y programáticas.
Don de gente y dotes de comunicación. Capacidad para interactuar con una gran red de contactos de nivel superior con criterio, tacto y diplomacia.

Discreción para tratar asuntos confidenciales. 

Capacidad para trabajar con eficiencia en un entorno multicultural, con una actitud y un comportamiento modélicos, sensibles a las cuestiones de género, inclusivos y no discriminatorios.