Asistente de Administración

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Mission and objectives

El PNUD trabaja en cerca de 170 países y territorios, ayudando a reducir la pobreza, las desigualdades y la exclusión. Apoyamos a los países a desarrollar políticas, capacidades de liderazgo, de asociación y a fortalecer sus instituciones, además de crear resiliencia con el fin de obtener resultados concretos en materia de desarrollo.
La Organización de las Naciones Unidas tiene presencia en Venezuela desde 1954 a través del Programa Ampliado de las Naciones Unidas para la Asistencia Técnica, alianza que a partir de 1971 y por invitación del Gobierno nacional, se convirtió en el Programa de la Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD).
Las funciones del PNUD en Venezuela tienen como base el prestar asistencia técnica a través de iniciativas y experiencias exitosas orientadas al desarrollo de capacidades y la gestión del conocimiento con un enfoque multidimensional; generar capacidades nacionales y transferir conocimientos desde y hacia Venezuela a través de la cooperación Sur- Sur; promover alianzas entre los diferentes actores del desarrollo para la integración multidimensional de áreas temáticas en la construcción de medios de vida sostenibles, acceso y calidad de servicios básicos y gestión integral de riesgos.

Context

El Programa País (2023-2026) para Venezuela busca contribuir a los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), priorizando una sociedad resiliente y equitativa. Alineado con el Marco de Cooperación para el Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas, se enfoca en desarrollo inclusivo y sostenible, con énfasis en áreas como gestión del riesgo, adaptación al cambio climático y conservación de la biodiversidad. El objetivo central es fortalecer las instituciones para mejorar la gobernanza y eficiencia, beneficiando a la población con medidas como la reducción de la pobreza y mejoras en servicios básicos.
En septiembre de 2023, el PNUD en Venezuela adoptó una Estrategia de Crecimiento y Reposicionamiento para consolidar su papel en el desarrollo, considerando una nueva fase de recuperación económica en el país. Tras recomendaciones de evaluaciones internas, la oficina estableció el Proyecto de Efectividad Institucional, el cual implica la contratación de expertos a nivel internacional y nacional, y la participación de voluntarios de las Naciones Unidas para fortalecer las capacidades internas y mejorar la eficacia operativa de la oficina.

Task description

Bajo la supervisión de la Gerencia de Operaciones y el asociado de finanzas, el/la UNV realizara las siguientes actividades:
• Proporcionar apoyo para garantizar el cumplimiento de las reglas, regulaciones y políticas de la ONU y del PNUD.
• Ser responsable del manejo de la correspondencia interna y por parte de socios y contrapartes externos. Organizar el ingreso y egreso de esta, asegurando que exista un repositorio actualizado.
• Apoyar en la gestión de internas, con actores externos o múltiples actores al interior de la oficina. Cuando sea necesario se pedirá apoyo en la toma de minutas de las reuniones.
• Mantener actualizado el SharePoint/archivo digital
• Colaborar en la organización de eventos (conferencias, seminarios). Lo que incluye cotizaciones, organización logística, catering, agenda, manejo de presupuesto, y organización de materiales de apoyo.
• Mantener una base de datos actualizada de contactos y proveedores de servicios para la gestión de reuniones y/o talleres.
• Soporte en el procesamiento de requisiciones y pagos.
• Mantener una base de datos actualizada de contactos y proveedores de servicios para la gestión de reuniones y/o seminarios.
• Tramitar viajes y seguimiento para el cierre de estos.
• Apoyar en la administración de los activos de la oficina.
• Administrar los procesos relacionados al funcionamiento físico de la oficina del PNUD en Venezuela, así como los servicios asociados.
Cualquier otra función, responsabilidad o cartera relacionada que pueda ser asignada por la gerencia del PNUD.