Asistente de Cadena de Abastecimiento y Compras

El Consejo Dans para Refugiados (DRC) es una de las principales ONG humanitarias del mundo, que trabaja en ms de 40 pases para proporcionar asistencia adecuada con un enfoque basado en derechos para los refugiados, solicitantes de asilo, los desplazados internos, repatriados y migrantes. Basado en las conclusiones de varias evaluaciones de necesidades de emergencia, a partir de 2018 DRC inici una respuesta de emergencia en las zonas costeras del Caribe de Colombia (Riohacha y Barranquilla) y en las ciudades de Bogot y Medelln, actualmente incorpora actividades en el municipio de Barbacoas y Tib. La respuesta humanitaria integrada de DRC se basa principalmente en las actividades de proteccin, con componentes de intervenciones en albergue, WASH, efectivo multipropsito incondicional, NFI y medios de vida, de igual forma adelanta actividades de desminado humanitario en el Caquet y Bolvar.

Descripcin General de Cargo:

Responsable de respaldar las actividades diarias relacionadas con las adquisiciones, almacn y transporte para la Oficina de Bogot y del Programa DRC Colombia. Tendr su sede principal en Bogot, brindando apoyo tcnico y operacional

Responsabilidades

Adquisiciones

• Proporcionar apoyo en la gestin de ordenes de requisicin (PR) para los programas de DRC Base Bogot.
• Preparar la documentacin relevante para DRC de acuerdo con los procesos de adquisiciones y completarlos con precisin.
• Recopilar cotizaciones de proveedores potenciales, hacer seguimiento de las compras / contratos con proveedores segn indicaciones del (la) Oficial de cadena de abastecimiento Bogot.
• Realizar un seguimiento del estado de Solicitud de Compra y mantener al(los) solicitante(s) al tanto del tiempo estimado de entrega o cualquier cambio que pueda afectar o modificar las condiciones de entrega predeterminadas
• De forma continua, actualizar la lista de registro de proveedores
• Realizar estudios de mercadeo de acuerdo con una base en curso para asegurar que los proveedores de bienes / servicios estn ofreciendo precios competitivos de mercado para bienes y servicios
• En colaboracin con el personal de Administracin y Recursos Humanos, gestionar el inventario de suministros de oficina y consumibles
• Realizar seguimiento al flujo de gestin de efectivo disponible para asegurar que es asignado por la oficina de finanzas al departamento de adquisiciones
• Apoyar procesos de low value
• Mantener y actualizar un sistema de archivo de documentos de adquisiciones
• Produccin de informes mensuales de compras (Informe de valor de PR, narrativa, rastreador de compras).
• En colaboracin con el(la) Oficial de cadena de abastecimiento, proporcionar una introduccin a todo el personal nuevo y apoyar las capacitaciones (Supply), que requiera el personal en Bogot.
• Preparar y presentar el listado de pagos que se requieren tramitar con el departamento de finanzas junto con la documentacin soporte para los mismos.
• Apoyar la supervisin de los contratos en curso para su correcta ejecucin
• Cualquier otra tarea que se le asigne el(la) Gerente(a) de Lnea / Tcnico

Gestin de Almacn

• Monitorear y administrar las existencias segn los procedimientos de almacenamiento de DRC
• Preparar y revisar todos los informes mensuales del almacn antes de enviarlos al (a la) Oficial de Logstica para su validacin
• Llevar a cabo un inventario (semestral) de todos los artculos del almacn
• Asegurarse de que todos los artculos en el almacn estn correctamente almacenados, apilados y contabilizados con precisin en todo momento

Gestin de Almacn

• Monitorear y administrar las existencias segn los procedimientos de almacenamiento de DRC
• Preparar y revisar todos los informes mensuales del almacn antes de enviarlos al (a la) Oficial de Logstica para su validacin
• Llevar a cabo un inventario (semestral) de todos los artculos del almacn
• Asegurarse de que todos los artculos en el almacn estn correctamente almacenados, apilados y contabilizados con precisin en todo momento

Gestin de Vehculos

• Realizar monitoreo y seguimiento constante a cada uno de los conductores de la sede e informar novedades que se identifiquen.
• Apoyar a el (la) Lder de equipo cadena de abastecimiento a ejecutar acertadamente el Plan de Seguridad de la Oficina DRC Bogot.
• Controlar los requerimientos de mantenimiento del vehculo y periodicidad de las fechas de seguimiento frente a revisiones tcnicas, mecnicas y normatividad de trnsito
• Apoyar el proceso de compras y traslado a los lugares requeridos por DRC
• Garantizar el diligenciamiento de los reportes de utilizacin del vehculo segn los estndares establecidos por DRC por parte de los conductores
• Asegurar que los conductores diligencien las planillas de registro del vehculo y formulario con la firma del pasajero en cada viaje
• Asegurarse que el vehculo est siempre al menos medio tanque y reportar cuando sea necesario
• Prestar asistencia en todas las solicitudes de adquisicin y suministro de equipo de oficina y de proyectos, suministros, materiales y mobiliario, segn lo encomendado por el Supervisor
• Otras tareas pertinentes encomendadas por el supervisor
• Implementar los deberes de acuerdo con el Cdigo de Conducta de DRC y representar a la DRC de una manera adecuada

SG- SST:

• Apoyar operativamente las actividades de bienestar
• Participar activamente en la conformacin del COPASST Comit de Convivencia Laboral Brigadas de emergencia, as como las actividades que los mismos realicen.
• Cumplir con las normas reglamentos e instrucciones del SG SST.
• Informar oportunamente de los peligros y riesgos latentes con su sitio de trabajo.
• Asistir a las capacitaciones en SST definidas por el programa de capacitacin del SG-SST.
• Velar por el mantenimiento del orden y aseo de su puesto y rea de trabajo.
• Suministrar informacin clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
• Reportar inmediatamente al rea de SST y su jefe inmediato los accidentes de trabajo que se presenten, incidentes (casi Accidentes) y enfermedades diagnosticadas como laborales.
• Reportar al jefe inmediato la necesidad de tomar acciones correctivas o preventivas, que correspondan ante no conformidades reales o potenciales del proceso al cual pertenece.
• Participar en las actividades de capacitacin, simulacros y las que sean programadas desde seguridad y salud en el trabajo
• Participar y contribuir con el cumplimiento de la poltica y los objetivos del SG-SST

Experiencias y competencias tcnicas:

• Mnimo 1 ao de experiencia en compras y logstica.
• Preferiblemente experiencia en ONG Internacional o certificacin en C.I.P.S.
• Ingles Bsico
• Buenas habilidades para Negociacin
• Buenas habilidades en MS Word y Excel
• Voluntad y habilidad de aprender

Deseable

• Carcter tranquilo y diplomtico
• Capacidad para gestionar las prioridades en competencia y cumplir con los plazos
• Capacidad de crear buen ambiente de equipo

Competencias bsicas de DRC:

Todos los roles del DRC requieren que el profesional posea las competencias principales internas:

• Luchando por la excelencia: Enfocndose en alcanzar resultados mientras se aseguran procesos eficientes.
• Colaboracin: Involucrando partes relevantes y fomentando la retroalimentacin.
• Tomar la iniciativa: Tomar posesin e iniciativa mientras se busca la innovacin.
• Comunicacin: Escuchar y hablar de manera efectiva y honesta.
• Demostrar integridad: Defender y promover los ms altos estndares de conducta tica y profesional en relacin con los valores y el Cdigo de conducta de DRC, incluida la proteccin contra la explotacin sexual, el abuso y el acoso.

Educacin requerida:

Tecnlogo o profesional en negocios internacionales, logstica, compras o comercio exterior.

Ofrecemos:

• Duracin del contrato: 6 meses renovables de acuerdo con desempeo y financiacin.
• Nivel:I-2
• Asignacin salarial: $ 2.367.000
• Tipo de contrato: Contrato Nacional a trmino fijo.
• Designacin Geogrfica:Bogot – Cundinamarca.
• Fecha de inicio:01 noviembre 2023.

PROCESO DE SOLICITUD:

Todos los solicitantes deben subir una carta de presentacin y un CV actualizado (no ms de cuatro pginas). No se considerarn las solicitudes enviadas por correo electrnico. Fecha lmite de presentacin de solicitudes 26/10/2023. Para aplicar a la vacante, consultar www.drc.ngo en Vacantes. Si tiene preguntas sobre la vacante, comunquese con: [emailprotected]

Apply now