Asistente de Cadena de Suministro

CONTEXTO:

Nuestra organización responde a las peores emergencias humanitarias del mundo y ayuda a las personas afectadas por crisis humanitarias, incluida la crisis climática, a sobrevivir, recuperarse y reconstruir sus vidas. Fundada en 1933 a pedido de Albert Einstein, la organización trabaja en más de 50 países para generar un impacto duradero al brindar atención médica, ayudar a los niños a aprender y empoderar a las personas y comunidades para que sean autosuficientes, siempre buscando abordar las desigualdades que enfrentan las mujeres y las niñas.

La crisis humanitaria en Venezuela sigue agravándose, con aproximadamente 19 millones de personas, el 66% de la población, necesitando asistencia humanitaria. Más de 7,7 millones de venezolanos han emigrado para satisfacer sus necesidades básicas, marcando una crisis migratoria sin precedentes en América Latina y una de las mayores crisis de desplazamiento a nivel mundial. Colombia, quien ha recibido al menos 2.9 millones de refugiados y migrantes venezolanos, enfrenta también múltiples desafíos, dejando a unos 8.3 millones de personas con importantes necesidades humanitarias. Esta situación ha resultado de la combinación de distintos factores como el conflicto armado, variabilidad climática, el impacto latente de la COVID-19, inflación y limitaciones institucionales para para hacer frente tanto a la población afectada internamente como a la llegada masiva de refugiados y migrantes.

La organización, de la mano de un gran número de aliados locales, ha respondido a esta situación brindando servicios en las áreas de salud, protección, educación y recuperación económica y desarrollo en Norte de Santander, Valle del Cauca, Cundinamarca, Antioquia, Nariño y Bogotá. En Venezuela, desarrollamos los programas a través de organizaciones locales en las áreas de salud, educación, seguridad alimentaria, y protección. A la fecha, hemos atendido a 576.699 personas en estos países.

Descripción general del trabajo:

Este cargo garantizará que las políticas y los procedimientos de la cadena de suministro de la organización respondan al contexto. También se impartirá formación al personal/consultores y a los socios locales de ejecución con el fin de facilitar e implementar los procesos de la cadena de suministro.

El Asistente de la Cadena de Suministro depende del Coordinador de Operaciones y es responsable de gestionar las solicitudes de compra del CIR-VE, verificar las ofertas y hacer el seguimiento de las entregas relacionadas con la oficina, así como de formar y mejorar la capacidad de los socios en sus procesos de la cadena de suministro relacionados con las operaciones diarias, y en la mejora de las políticas y procedimientos de los socios y la adopción de las mejores prácticas.

Todas las funciones que apoyan el programa del CIR-VE en Venezuela requerirán el más alto nivel de discreción, con especial atención al protocolo de seguridad, para proteger al personal, a las organizaciones asociadas y a los beneficiarios.

Responsabilidades principales:

• En coordinación con el supervisor, realizar y documentar el análisis de precios y costos en relación con las gestiones de adquisición para el CIR-VE y sus organizaciones asociadas dentro de Venezuela. El análisis de precios generalmente tomará la forma de comparación de cotizaciones, precios de mercado u otros índices. El análisis de costos debe asegurar que cada elemento del costo es razonable, permisible bajo las regulaciones del CIR-VE y de los donantes, y aceptable para el proyecto basado en el beneficio relativo.
• Transferencia de conocimiento, planes de apoyo, gestión del desempeño de la asociación de cadena de suministro entre el CIR-VE y sus socios.
• Seguimiento y control de las adquisiciones.
• Proporcionar asistencia técnica adicional al equipo del programa y a todas las organizaciones asociadas dentro de Venezuela según sea necesario para mantener un alto nivel de responsabilidad en las adquisiciones.
• Garantizar un control adecuado de la gestión de las adquisiciones de bienes y servicios de acuerdo con las políticas y procedimientos del CIR-VE.
• Recoger ofertas de posibles proveedores para todas las operaciones y requisitos del programa.
• Facilitar los aspectos de adquisición de la planificación del programa y las próximas necesidades de recursos de adquisición.
• Trabajar con todo el personal/consultores del CIR-VE para garantizar una introducción y adopción sin problemas de los sistemas de adquisición; ayudar a los equipos a comprender sus funciones y responsabilidades en cuanto a la interacción con Adquisiciones a lo largo de todos los procesos de compra.
• Recibir, verificar y analizar las ofertas; procesar el análisis de las ofertas y las comparaciones de precios de acuerdo con las normas del CIR-VE.
• Realizar el seguimiento de las entregas, ya sea con los proveedores o con el personal del CIR-VE; actualizar a los solicitantes sobre el estado de su PR.
• Gestionar y actualizar la base de datos de proveedores y una lista de precios para todas las categorías.
• Asesorar en los estudios de mercado y en la evaluación de los proveedores.
• Garantizar que todos los suministros, servicios y equipos requeridos se entreguen a tiempo. Esto incluye la comunicación rutinaria, la coordinación y la planificación con el personal solicitante pertinente en relación con sus pedidos.
• Garantizar que todos los documentos relacionados con Cadena de Suministros (copias electrónicas e impresas) estén debidamente archivados, organizados y actualizados.
• Coordinar con los departamentos de finanzas, administración y programas para garantizar la integración de los controles internos, el pago puntual a los proveedores y una documentación de apoyo completa y auditable.
• Inclusión de todos los documentos de adquisición necesarios en los expedientes de solicitud de exención (solicitudes de compra, estudios de mercado), ATC, etc.
• Los procesos de adquisición de principio a fin se realizan a través de la herramienta INTEGRA.
• Cualquier desviación del proceso de adquisición del CIR-VE se identifica, se documenta y se comunica oportunamente, siguiendo el mecanismo establecido para un seguimiento adecuado.
• Seguimiento a la gestión de los activos y gestionar los informes de inventario de fin de proyecto.
• Capacidad para desarrollar, adaptar o construir procedimientos efectivos, funcionales y de menor riesgo.
• Gestión de flota de la oficina Táchira.
• Gestión de contratos de Táchira y Apure.
• Transferencia de conocimiento, planes de apoyo, gestión del desempeño de la asociación de cadena de suministro entre el CIR-VE y sus socios.
• Cualquier otra función relacionada con el rol asignada por el supervisor para lograr los objetivos del rol.

REQUERIMIENTOS DE LA POSICIÓN:

• Licenciado en Logística, Administración de Empresas, Ingeniería Industrial o carreras afines.
• 2 años de experiencia específica en compras, logística o tareas de la cadena de suministro.
• Gran capacidad de organización; capacidad para interactuar eficazmente con personal internacional y nacional.
• Conocimiento básico de inglés oral y escrito.
• Sólidos conocimientos de informática en los programas MS Excel y MS Word.
• Es esencial un profundo conocimiento de la ética/los procedimientos de adquisición y el cumplimiento de los donantes.
• Tener capacidad demostrada para realizar varias tareas y procesar la información en acción para no retrasar las actividades del programa.
• Estará disponible para viajar al terreno de forma independiente cuando se le solicite.

Responsabilidades de SG- SST:

Ejercer las labores derivadas de su contrato de trabajo con sujeción a las normas de seguridad y salud en el trabajo no solo en defensa de su propia seguridad y salud sino también con respecto a los demás trabajadores y beneficiarios y en resguardo de las instalaciones donde labora, informando sobre condiciones o situaciones peligrosas al supervisor inmediato o a los órganos internos para la prevención de accidentes y/o enfermedades laborales de manera que se puedan tomar acciones oportunamente. Usarán en forma correcta y mantendrán en buenas condiciones los equipos de protección personal dando cuenta inmediata al responsable de su suministro o mantenimiento, de la pérdida, deterioro, vencimiento, o mal funcionamiento de los mismos. Reportaran su estado de salud y participaran en las capacitaciones El incumplimiento de las responsabilidades y funciones de seguridad y salud, serán tenidas en cuenta como falta grave, y serán causal de procesos y medidas disciplinarias y/o terminación del contrato de trabajo.

Estándares de conducta profesional

Los trabajadores y la organización deben adherirse a los valores y principios descritos en las normas para la conducta profesional de la organización. De acuerdo con estos valores, la organización opera y aplica políticas sobre la protección del beneficiario contra la explotación y el abuso, la salvaguardia del niño, el acoso en el lugar de trabajo, la integridad fiscal y anti-represalias.

Igualdad de género: Nuestra Organización se compromete a reducir la brecha de género en posiciones de liderazgo. Ofrecemos beneficios que proporcionan un entorno propicio para que las mujeres participen en nuestra fuerza de trabajo, incluido el permiso parental, los protocolos de seguridad sensibles al género y otros beneficios y subsidios de apoyo.

Igualdad de oportunidades del Empleador: Somos un empleador de igualdad de oportunidades. Y considera a todos los solicitantes sobre la base del mérito sin tener en cuenta la raza, sexo, color, origen nacional, religión, orientación sexual, edad, estado civil, estado de veterano, discapacidad o cualquier otra característica protegida por la ley aplicable.