Asistente de Logística

Requisition ID: req51472

Job Title: Asistente de Logística

Sector: Operations

Employment Category: Fixed Term

Employment Type: Full-Time

Open to Expatriates: No

Location: Maracaibo, Venezuela

Work Arrangement: In-person

Job Description

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES:

• En coordinación con el supervisor, realizar y documentar el análisis de precios y costos en relación con las gestiones de adquisición para el IRC y sus organizaciones asociadas dentro de Venezuela. El análisis de precios generalmente tomará la forma de comparación de cotizaciones, precios de mercado u otros índices. El análisis de costos debe asegurar que cada elemento del costo es razonable, permisible bajo las regulaciones del IRC y de los donantes, y aceptable para el proyecto basado en el beneficio relativo.
• Seguimiento y control de las adquisiciones.
• Proporcionar asistencia técnica adicional al equipo del programa y a todas las organizaciones asociadas dentro de Venezuela según sea necesario para mantener un alto nivel de responsabilidad en las adquisiciones.
• Garantizar un control adecuado de la gestión de las adquisiciones de bienes y servicios de acuerdo con las políticas y procedimientos del IRC.
• Recoger ofertas de posibles proveedores para todas las operaciones y requisitos del programa.
• Facilitar los aspectos de adquisición de la planificación del programa y las próximas necesidades de recursos de adquisición.
• Trabajar con todo el personal/consultores del IRC para garantizar una introducción y adopción sin problemas de los sistemas de adquisición; ayudar a los equipos a comprender sus funciones y responsabilidades en cuanto a la interacción con Adquisiciones a lo largo de todos los procesos de compra.
• Recibir, verificar y analizar las ofertas; procesar el análisis de las ofertas y las comparaciones de precios de acuerdo con las normas del IRC.
• Realizar el seguimiento de las entregas, ya sea con los proveedores o con el personal del IRC; actualizar a los solicitantes sobre el estado de su PR.
• Gestionar y actualizar la base de datos de proveedores y una lista de precios para todas las categorías.
• Asesorar en los estudios de mercado y en la evaluación de los proveedores.
• Garantizar que todos los suministros, servicios y equipos requeridos se entreguen a tiempo. Esto incluye la comunicación rutinaria, la coordinación y la planificación con el personal solicitante pertinente en relación con sus pedidos.
• Garantizar que todos los documentos relacionados con Cadena de Suministros (copias electrónicas e impresas) estén debidamente archivados, organizados y actualizados.
• Coordinar con los departamentos de finanzas, administración y programas para garantizar la integración de los controles internos, el pago puntual a los proveedores y una documentación de apoyo completa y auditable.
• Inclusión de todos los documentos de adquisición necesarios en los expedientes de solicitud de exención (solicitudes de compra, estudios de mercado), ATC, etc.
• Los procesos de adquisición de principio a fin se realizan a través de la herramienta INTEGRA.
• Cualquier desviación del proceso de adquisición del IRC se identifica, se documenta y se comunica oportunamente, siguiendo el mecanismo establecido para un seguimiento adecuado.
• Seguimiento a la gestión de los activos y gestionar los informes de inventario de fin de proyecto.
• Capacidad para desarrollar, adaptar o construir procedimientos efectivos, funcionales y de menor riesgo.
• Cualquier otra función relacionada con el rol asignada por el supervisor para lograr los objetivos del rol.

Qualifications

REQUERIMIENTOS DE LA POSICIÓN:

• Licenciado en Logística, Administración de Empresas, Ingeniería Industrial o carreras afines.
• 2 años de experiencia específica en compras, logística o tareas de la cadena de suministro.

• Gran capacidad de organización; capacidad para interactuar eficazmente con personal internacional y nacional.

• Conocimiento intermedio de inglés oral y escrito.

• Sólidos conocimientos de informática en los programas MS Excel y MS Word.

• Es esencial un profundo conocimiento de la ética/los procedimientos de adquisición y el cumplimiento de los donantes.

• Tiene una capacidad demostrada para realizar varias tareas y procesar la información en acción para no retrasar las actividades del programa.

• Te apasiona el trabajo de las ONG y tienes un pensamiento positivo con una actitud de “poder hacer y trabajar en equipo”.

• Es confiable y flexible, autodidacta y trabaja bien bajo presión y con limitaciones de tiempo.

• Disponibilidad para viajar al terreno de forma independiente cuando sea solicitado.