Introducción

En el marco establecido en la carta acuerdo suscrita entre el Ministerio del Trabajo de la República de Colombia, la Organización Internacional del Trabajo; se ha establecido la implementación de un programa de formación profesional Formándonos para la Paz Total, lo que incluye la necesidad de contar con un asistente del proyecto con el fin de aportar en el desarrollo de acciones administrativas, logísticas y financieras a nivel nacional y regional en los municipios donde el proyecto opera, en el período de tiempo determinado y definido para el programa el cual se estableció hasta diciembre de 2024. Es por esta razón, que se requiere un asistente de proyecto/asistente de Programa y Administración, que realice la adecuada planificación y ejecución operativa y financiera, el relacionamiento con diferentes actores internos y externos, la elaboración de informes y el análisis y procesamiento de datos.

Lo anterior, con el fin de garantizar el cumplimiento de las actividades en los tiempos estipulados, se requiere de un apoyo adicional sujeto a recursos para hacer la contratación.

Descripción de las tareas

El Asistente de Proyecto/Asistente de Programa y Administración reportará directamente a la Coordinadora Nacional del Proyecto, quien a su vez dará las orientaciones para el desarrollo del trabajo y se encargará de evaluar su desempeño.

1. Apoyar en la formulación, el monitoreo de los planes y prioridades de desarrollo, informes y otra información pertinente de socios de implementación del proyecto con miras a identificar áreas potenciales de cooperación.

2. Otorgar apoyo de programación y administrativo a las actividades emprendidas por los socios de implementación del proyecto y preparar informes breves, informes periódicos y datos estadísticos sobre el estado de las actividades del proyecto, para contribuir a la preparación de informes técnicos y de avance.

3. Redactar correspondencia general sobre actividades, escribir y dar formato una serie de documentos relacionados con actividades del proyecto (correspondencia, informes, documentos técnicos, presentaciones) en conformidad con los requisitos de la OIT y usando el software apropiado.

4. Asumir la responsabilidad de todas las tareas administrativas, incluyendo el apoyo logístico al personal del proyecto, coordinaciones de viajes, visas, reservas de hotel, etc. y de proveer coordinación logística para conferencias, seminarios, talleres de trabajo y reuniones.

5. Apoyar al Coordinador Nacional del Proyecto en la programación y preparación de estimados de presupuesto y proyecciones de gastos analizando y monitoreando la situación de los recursos frente a las actividades planificadas.

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6.Mantener una perspectiva de la situación financiera del proyecto para asegurar que se brinde apoyo administrativo oportuno en áreas generales y particulares. Preparar y modificar códigos presupuestales y datos de presupuesto tanto en propuestas, revisión y reajuste de presupuesto.

7. Preparar y procesar transacciones en el sistema administrativo de la Oficina incluyendo Órdenes de Compra (contratos de colaboración externa, servicios, acuerdos y solicitudes de viaje), previa gestión de las autorizaciones internas.

8.Apoyar al Coordinador Nacional del Proyecto en el mantenimiento de los sistemas de transacción financiera del proyecto, de acuerdo con las normas y regulaciones financieras de la OIT.

9. Preparar material informativo administrativo y financiero para el Coordinador Nacional del Proyecto, con fines de presentación de informes y reuniones con los donantes, manteniéndose al tanto de los requerimientos del informe de avance y su cronograma.

10. Informar al Coordinador Nacional del Proyecto sobre dificultades potenciales que pueden surgir de la capacidad de gestión administrativa y financiera y de la competencia los socios en la implementación del proyecto para abordar el problema oportunamente.

sección optativa

11. Recoger datos y otra información sobre actividades de desarrollo y/u otros temas de estudio del área o la región. Mantener y actualizar las bases de datos del programa y del proyecto y los sistemas de archivo del proyecto y preparar información de carácter general. Mantener los sistemas de seguimiento, monitoreo y/o de presentación de informes con respecto a las asignaciones y los gastos.

12. Desempeñar otras funciones asignadas por el Coordinador Nacional del Proyecto.

Educación

Educación secundaria completa

Experiencia

MÍNIMO

• Cinco años de trabajo en labores de administración con responsabilidad progresiva.

VENTAJA

• Experiencia demostrada de apoyo a la ejecución de proyectos de cooperación técnica y trabajo efectivo con entidades de gobierno a cargo de formulación de políticas y con socios para el desarrollo.
• Formación técnica en administración, contabilidad, finanzas, Derecho, relaciones internacionales y/o relacionadas.
• Conocimiento en normas y procedimientos de gestión administrativa y financiera para proyectos de cooperación en una organización
• Conocimiento de procedimientos para la preparación de documentos y formularios administrativos y para la creación y mantenimiento de sistemas de archivo.

Idiomas

Excelente conocimiento del idioma español. El conocimiento básico del idioma inglés se considerará como ventaja.

Competencias

Básicas

Los candidatos interesados en el puesto deben considerar que las nueve competencias fundamentales de la OIT, listadas a continuación, podrán ser evaluadas durante el proceso de selección: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración. De entre estas nueve competencias, las siguientes son de particular importancia para este puesto: Orientación al Cliente, Comunicaciones, Colaboración.

[Técnicas y generales]

Asimismo, deberá contar con las siguientes habilidades complementarias:

• Habilidad para usar software básico de computación (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) y otros paquetes de software requeridos por la Oficina.
• Habilidad para preparar informes preliminares y para redactar correspondencia.
• Habilidad para organizar su propio trabajo y para trabajar independientemente, así como también para trabajar en equipo.
• Habilidad para trabajar bajo presión y cumplir los plazos.
• Debe demostrar un comportamiento responsable y atención a los detalles.