Asistente de Proyecto IRCC Migración

Introducción

La Oficina de País de la OIT y el Equipo de Trabajo Decente para los Países Andinos (CO-DWT Lima), y la Oficina Regional de la OIT para América Latina y el Caribe (RO-Lima) tienen su sede en Lima, Perú. CO/DWT-Lima cubre Bolivia, Colombia, Ecuador, Perú y Venezuela. La persona titular del puesto brindará apoyo administrativo y financiero a la implementación del componente ecuatoriano del proyecto “Fortalecimiento de la capacidad de actores gubernamentales y de la sociedad civil para mejorar la integración socioeconómica de mujeres refugiadas y migrantes de Venezuela en Colombia, Ecuador y Perú”, financiado por el Departamento de Inmigración, Refugiados y Ciudadanía de Canadá (IRCC por sus siglas en inglés).

Los países de América Latina y el Caribe han adaptado su marco regulatorio e institucional para responder a las necesidades de integración socioeconómica de personas refugiadas y migrantes, particularmente de Venezuela. Más de 7.7 millones de personas han salido de Venezuela hasta noviembre de 2023; de estas, casi 6.5 millones están en la región. Colombia alberga a 2.9 millones de personas refugiadas y migrantes; Perú alberga a 1.5 millones y Ecuador a 475,000. La integración socioeconómica de las mujeres, que representan el 51% del total, depende del reconocimiento de sus características, capacidades y necesidades, que a menudo difieren de las de sus pares masculinos. Por lo tanto, comprender la integración socioeconómica desde la dimensión de género facilita el diseño de mejores mecanismos para superar barreras.

El proyecto del IRCC busca contribuir al fortalecimiento de las capacidades de actores gubernamentales y no gubernamentales para mejorar la integración socioeconómica de personas refugiadas y migrantes de Venezuela, especialmente mujeres y aquellas con experiencias de vida transgénero, a nivel nacional en Colombia, Ecuador y Perú. Esta intervención en el nivel nacional en los países se complementa y refuerza con acciones de nivel regional a través de mecanismos de coordinación como el Proceso de Quito (PdQ), la Plataforma de Coordinación Interagencial para Refugiados y Migrantes de Venezuela (R4V), la Conferencia Sudamérica de Migraciones (CSM), y también la Declaración de Los Angeles (DLA).

Para mejorar el acceso de las personas refugiadas y migrantes, en particular las mujeres y las personas transgénero, a un trabajo decente y un emprendimiento sostenible, el proyecto promoverá la mejora, expansión y articulación de la oferta de los Servicios Públicos de Empleo (SPE) con un enfoque de género y no discriminación, y apoyará la creación de un entorno propicio en términos de desarrollo empresarial (resultado 1). En cuanto a las organizaciones de empleadores y de trabajadores, así como a las organizaciones de la sociedad civil de personas refugiadas y migrantes transgénero, el proyecto fortalecerá sus capacidades para prestar servicios y orientación a las mujeres refugiadas y migrantes y a las personas transgénero, en particular las que sufren violencia y discriminación, para una integración socioeconómica sostenible (resultado 2). Para fortalecer los mecanismos de coordinación regional, el proyecto promoverá el alineamiento con la Estrategia Regional de Integración Socioeconómica, en particular a través del impulso a un esquema de reconocimiento mutuo de competencias laborales entre países, una estrategia de cooperación triangular para el intercambio de experiencias regionales en las Américas, y el fortalecimiento de los planes de trabajo, procesos de monitoreo y evaluación de los mecanismos regionales en su contribución a la integración socioeconómica de personas refugiadas y migrantes (resultado 3).

La persona que asuma el cargo de Asistente de Proyecto estará a carga del apoyo administrativo y financiero para la implementación de las actividades del Proyecto en Ecuador.

La persona titular del puesto será supervisada directamente por la Coordinación Nacional del Proyecto para Ecuador, con sede en Quito, en estrecha colaboración con la Coordinación Multipaís del Proyecto (con sede en Bogotá) y el Especialista de Migración Laboral y Movilidad Laboral de la OIT basado en Lima.

Descripción de las tareas

1.Ayudar en las tareas de planificación y preparación del programa de trabajo de la Oficina y/o las iniciativas de proyectos. Hacer seguimiento de la situación de las propuestas de programas y/o proyectos, y de la recepción de documentación para su revisión y aprobación, verificando que la información sea conforme a las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices aplicables, así como de la situación de los resultados y logros previstos del programa y/o proyecto e informar al supervisor(a) en caso de discrepancias.

2.Apoyar con el monitoreo de la ejecución de actividades realizadas por los socios de implementación de los proyectos y hacer seguimiento a sus solicitudes, planes y prioridades de desarrollo u otra información pertinente para identificar áreas potenciales de cooperación. Mantenerse al día de los acontecimientos en el país que puedan afectar a zonas que necesiten la asistencia y colaboración de la OIT o a sus proyectos de cooperación para el desarrollo.

 3.Desempeñar funciones de preparador(a) en el Sistema Administrativo de la Oficina: Viajes Oficiales:

• Preparar y liquidar autorizaciones de viaje (TT) siguiendo los procedimientos y normas establecidas por la OIT en su Reglamento Financiero, Estatuto de Personal, Documentos de Gobernanza Interna (IGDS) y controles internos establecidos por la Oficina.
• Preparar Órdenes de compra (PO), hacerles seguimiento y enviarlas a la agencia de viajes, coordinar la emisión de los tiquetes aéreos requeridos y, en caso de modificación, realizar los cambios necesarios en el sistema administrativo de la oficina.

Órdenes de Compra (PO):

• Asegurar que los proveedores de bienes y servicios, contrapartes y colaboradores externos completen el formulario “Supplier Form” y registrar los datos para generar el número de proveedor en el sistema.
• Asegurarse de que los términos de referencia (TORs) correspondientes hayan sido revisados y aprobados y que los fondos están reservados.
• Preparar en el sistema las Órdenes de Compra (PO) de bienes y servicios, contratos de colaboración externa, contratos de servicios, acuerdos de implementación y de subvención u otros, siguiendo los procedimientos y normas establecidas en el Reglamento Financiero, Documentos de Gobernanza Interna (IGDS) y controles internos establecidos por la Oficina.
• Asegurarse de que las POs han sido finalizadas oportunamente, en atención a las normas establecidas.

4.Proveer de apoyo administrativo y logístico para organizar eventos como conferencias, seminarios, talleres de trabajo, u otro tipo de reuniones, coordinar viajes, obtener visas, reservar alojamiento, entre otros temas asociados.  Tomar notas y/o actas en las reuniones. 

5.Desarrollar, mantener y actualizar bases de datos y los sistemas de información internos, hacer búsquedas básicas, consolidar información y preparar resúmenes estadísticos, cuadros, u otros sobre la situación del programa y/o proyecto.

6.Redactar correspondencia sobre asuntos administrativos de acuerdo con los procedimientos estándar de la oficina y realizar el seguimiento necesario. Colaborar con la preparación y actualización de informes periódicos.  A solicitud de su supervisor y coordinadores de los proyectos que asiste, preparar encuestas, presentaciones u otros utilizando el software proporcionado por la oficina u otras aplicaciones gratuitas de internet.

7.Mantenerse al día de los cambios en las políticas, procedimientos, directrices y procesos relacionados con sus funciones y compartir la información con el personal de los programas y/o proyectos y otras partes interesadas, aportando aclaraciones adicionales, según se necesite.  Responder a peticiones de información general sobre cuestiones relacionadas con los programas y/o proyectos a los que se vincula, que incluyen el estado del presupuesto, pagos, autorizaciones, reembolsos u otros relacionados, así como de la ejecución de las actividades.  Orientar, capacitar y monitorear al personal administrativo nuevo o de niveles inferiores, según sea necesario, para garantizar la ejecución adecuada e ininterrumpida del proyecto/programa.

8. Monitorear el adecuado uso de los fondos en las actividades de los proyectos a los que se vincula, solicitar la conciliación de gastos, saldos, declaraciones de pago y otros datos relacionados con el uso del presupuesto, preparar estimados de presupuesto y proyecciones de gastos e informar sobre la necesidad de revisar y/o ajustar el presupuesto de los programas y/o proyectos en caso sea necesario.  Preparar material informativo sobre el uso de los fondos con relación a las actividades realizadas para apoyar la presentación de informes para los donantes.

9. Asesorar, responder, hacer coordinaciones y resolver problemas para las adquisiciones, envío y recepción de suministros y equipo de los proyectos, incluyendo el despacho de aduana.  Emitir instrucciones de embarque a las agencias de transporte y proveedores, verificar la documentación de despacho/embarque y determinar y preparar la cobertura de seguros.  Preparar aviso de despacho y verificar las facturas.   

10. Desempeñar otras tareas afines y/o funciones asignadas por el/la Coordinador/a del proyecto.

11. Asumir las responsabilidades administrativas de los proyectos, incluyendo el monitoreo de la ejecución del plan de trabajo y su presupuesto. Apoyar al personal de los proyectos, en la programación y preparación de estimados de presupuesto y proyecciones de gastos, analizando la situación de los recursos frente a las actividades planificadas. Dar apoyo y seguimiento al presupuesto del programa para asegurar que se brinde apoyo administrativo oportuno en áreas generales y particulares.

12.Asumir responsabilidades sobre el apoyo logístico al personal de los proyectos, contrapartes y consultores del proyecto, coordinar viajes, reservas de hotel, etc. y brindar colaboración para la logística en la organización de conferencias, seminarios, talleres de trabajo y reuniones.

13. Mantener una fluida coordinación y articulación de su trabajo con el/la asistente administrativa regional en Bogotá, para asegurar el alineamiento y complementariedad del trabajo en el nivel regional.

Educación

• Educación secundaria completa

Experiencia

MÍNIMO:

• Cinco años de trabajo administrativo y/o financiero de responsabilidad progresiva.

VENTAJA:

• Experiencia de apoyo a la ejecución de proyectos de cooperación técnica y trabajo efectivo con entidades de gobierno a cargo de formulación de políticas y con socios para el desarrollo.
• Experiencia en gestión administrativa de proyectos y trabajo con organizaciones de mujeres.

VALORABLE:

• Experiencia laboral en una agencia del Sistema de Naciones Unidas, una organización no gubernamental, o de la cooperación internacional.

Idiomas e informática

MÍNIMO:

• Excelente conocimiento del idioma español.
• Nivel intermedio de ingles.
• Uso de software de procesamiento de textos, hojas de cálculo y navegadores de internet, de preferencia en el entorno Microsoft 365
• Uso de aplicaciones desarrolladas en software ERP (Enterprise resource planning) como Oracle o SAP.
• Uso de herramientas colaborativas y para organización de reuniones virtuales.

VALORABLE:

• Conocimiento y uso de herramientas gratuitas como Prezi, Survey Monkey, Canva, otros.

DESEABLE:

• Nivel avanzado de inglés.

Competencias

Básicas

Los candidatos interesados en el puesto deben considerar que las nueve competencias fundamentales de la OIT, listadas a continuación, podrán ser evaluadas durante el proceso de selección: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración.  

Técnicas y generales

• Habilidad para preparar informes preliminares y para redactar correspondencia.
• Habilidad para organizar su propio trabajo y para trabajar independientemente, así como también para trabajar en equipo. 
• Habilidad para priorizar los trabajos asignados, organizar su propio cronograma, realizar el trabajo de rutina independientemente, trabajar bajo presión, cumplir los plazos y adaptarse a las demandas cambiantes y a tareas múltiples.  
• Debe demostrar un comportamiento responsable y tener habilidad para tratar a las personas con tacto y diplomacia, tratar temas confidenciales con discreción y debe mostrar altos niveles de conducta ética. 
• Buenas habilidades analíticas, para razonar y emitir juicios ponderados.
• Habilidad para mantener los registros financieros y para preparar informes contables y declaraciones administrativas.
• Habilidad para para filtrar las solicitudes por urgencia y prioridad, evaluar correspondencia y consultas para darles el mejor curso de acción y responder de una manera apropiada.
• Habilidad para aclarar información, obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro y fuera de la oficina para completar las tareas. 
• Habilidad para comunicarse efectivamente en forma oral y escrita. 
• Precisión y habilidad para poner atención en los detalles, buscar y recuperar información de las bases de datos y recopilar informes.