Asistente de Recursos Humanos y Administración – Caracas (Solo Venezolanos)

El propósito del puesto de Asistente de RRHH y Administración es ejecutar y hacer seguimiento a las fases administrativas de los procesos de RRHH y administración general de la Oficina País, de acuerdo con la legislación laboral vigente y siguiendo la normativa interna de la organización.

Duties and responsibilities
Responsabilidades genéricas

1. Cumplir con las políticas, normas, estrategias, herramientas, manuales y directrices de la NRC.
2. Cumplir con la estrategia, las herramientas, los manuales, las directrices y las normas de RRHH y Administración de NRC.
3. Participar en la elaboración y ejecución de proyectos de RRHH y Administración de acuerdo con el plan de acción.
4. Identificar soluciones a problemas cotidianos de acuerdo con los procedimientos acordados, prioridades y estándares para el área de trabajo.
5. Preparar y elaborar los informes de situación que se requieran para la toma de decisiones por parte de la gerencia.
6. Asegurar que los sistemas de registro e identificación de los trabajadores sean apropiados para la protección de datos personales;
7. Garantizar el correcto archivo físico y digital de los documentos asociados a la función.
8. Garantizar que las actividades de administrativas apoyen a los miembros del staff, evaluando nuevas y mejores formas de prestar asistencia.
9. Promover y compartir ideas para la mejora técnica de la función de administración.
10. Contribuir a la implementación de los estándares mínimos de programación Segura e Inclusiva en su área de trabajo.

Responsabilidades específicas
1. Apoyar el proceso de selección e ingreso del personal gestionando la invitación a entrevistas, recepción de documentos de soporte, referencias laborales, citas médicas y la debida gestión de la facturación de los exámenes médicos.
2. Dar soporte en los procesos de ejecución de capacitaciones y otros eventos de la Oficina País.
3. Gestionar las firmas de los trabajadores de la oficina asignada en los documentos / formularios asociados a la relación laboral.
4. Mantener actualizados los expedientes del personal, tanto en físico como en digital, según los parámetros establecidos por NRC y el marco legal venezolano.
5. Facilitar y hacer seguimiento a los trámites internos del personal en cuestión de documentos asociados a la relación laboral.
6. Apoyar las actividades de RRHH de la misión cuando el nivel de la operación lo requiera.
7. Ser el punto focal para los proveedores de servicios en la Oficina País y casas de huéspedes (incluyendo: propietarios y técnicos de plomería, electricidad, teléfono, etc.)
8. Gestionar los pagos fijos y a los proveedores/contratistas de servicios de la Oficina Pais y casas de huespedes, entre ellos: servicios legales, arrendamientos, hoteles, servicios públicos, compra de material de oficina, etc. de acuerdo a las normas establecidas para tal fin.
9. Gestionar la correspondencia a enviar y recibir en la Oficina País, garantizando su correcta clasificación y archivo.
10. Preparar los reportes solicitados relacionados con sus funciones.
11. Monitorear regularmente la Oficina País y casa de huéspedes en Caracas para verificar que esten en condiciones optimas de habitabilidad.
12. Organizar y mantener el archivo físico y electrónico de la documentación generada en la Oficina País de NRC Venezuela.
13. Gestionar el material de oficina, papelería y artículos varios de la oficina.
14. Servir de Punto Focal a nivel de Caracas para la consolidación del proceso de viajes, hospedaje y transporte, a fin de asegurar que se consigan las mayores eficiencias para la organización.
15. Ejecutar la consolidación de la facturación de boletos aéreos.
16. Atender la logística y ejecutar la gestión administrativa de pago para reuniones, actividades de bienestar y de aprendizaje y desarrollo
17. Las demás tareas asignadas por el supervisor inmediato en el cumplimiento de los objetivos del cargo.

Qualifications
Competencias profesionales genéricas:
• TSU o Profesional universitario en Administración, Finanzas y/o áreas afines.
• Deseable fluidez verbal y escrita en el idioma inglés.

Contexto/ Habilidades, conocimientos y experiencia específicos:
• Experiencia demostrable de/en:
o Un (1) años de experiencia en puestos similares.
o Conocimientos sobre procesos administrativos, contables, archivo, organización de eventos.
o Conocimientos generales sobre procesos de reclutamiento y capacitación.
o Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
o Capacidad para trabajar en equipo.
o Capacidad de crear, ejecutar y evaluar canales de comunicación interna.
o Capacidad de análisis y resolución de problemas.
o Negociación y manejo de conflictos
o Manejo de la confidencialidad y discreción.
• Se valorará positivamente experiencia previa de trabajo con ONGs y contextos de ayuda humanitaria.
• Dominio en el manejo de herramientas ofimáticas relevantes para la gestión de sus funciones (Office)
• Disponibilidad para viajar a los estados donde NRC tiene presencia y pernoctar en terreno.

Personal qualities
• Manejo de entornos inseguros.
• Planificación y entrega de resultados.
• Trabajar con personas.
• Análisis.
• Comunicación con impacto y respeto.
• Hacer frente al cambio.
We can offer
Contrato Laboral a tiempo determinado, salario de acuerdo a la escala de NRC Venezuela.