Asistente de Representación ONU Mujeres Guatemala

Background

La entidad de las Naciones Unidas para la Igualdad de Género y el Empoderamiento de las mujeres, ONU Mujeres, basándose en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja para eliminar la discriminación en contra de las mujeres y las niñas; por el empoderamiento de las mujeres, y para lograr la igualdad entre mujeres y hombres como socios y beneficiarios del desarrollo, por los derechos humanos, en las acciones humanitarias, en la paz y seguridad. Al colocar los derechos de las mujeres como el eje central de su labor, ONU Mujeres lidera y coordina los esfuerzos del Sistema de las Naciones Unidas para asegurar que los compromisos de igualdad y transversalidad de género se traduzcan en acciones en todo el mundo. Al mismo tiempo, ejerce un liderazgo sustantivo y coherente para apoyar las prioridades y los esfuerzos de los Estados Miembro, construyendo una asociación eficaz con el gobierno, la sociedad civil, así como con otros actores relevantes.

Las áreas de prioridad son:

• Aumentar el liderazgo y la participación de las mujeres;
• Poner fin a la violencia contra las mujeres;
• implicar a las mujeres en todos los aspectos de los procesos de paz y seguridad;
• Mejorar el empoderamiento económico de las mujeres;
• Hacer de la igualdad de género un aspecto central en la planificación y la elaboración de presupuestos nacionales para el desarrollo.

Implementar normas, políticas y parámetros mundiales sobre la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres, sentando bases para la adopción de medidas por parte de los gobiernos y de otros interesados a todos los niveles.

Dos acuerdos internacionales forman la base de la labor de ONU MUJERES: la Plataforma de Acción de Beijing, resultante de la Cuarta Conferencia Mundial sobre la Mujer celebrada en 1995, y la Convención sobre la Eliminación de todas las formas de Discriminación contra la Mujer, considerada como la Declaración fundamental de los Derechos de la Mujer. El espíritu de estos acuerdos quedó reafirmado en la Declaración del Milenio y en los ocho Objetivos de Desarrollo del Milenio establecidos para el 2015 y posteriormente en los 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible. Las resoluciones del Consejo de Seguridad, 1325 (2000) sobre la mujer, la paz y la seguridad, y 1820 (2008) sobre la violencia sexual en conflictos, también son referentes fundamentales para la labor de ONU MUJERES en apoyo a las mujeres en situaciones de conflicto y posteriores al conflicto.

Duties and Responsibilities

Bajo la supervisión directa de la Representante de País de ONU Mujeres Guatemala, la persona seleccionada como Asistente de Representación, es responsable de proporcionar apoyo administrativo a la Representante en total confidencialidad en todos los aspectos de la asignación, asegura el cumplimiento de los procedimientos y protocolos establecidos, asegura la adecuada gestión de los procesos procesos a su cargo, así como el seguimiento a  los compromisos adquiridos y el cumplimiento de los plazos.  Trabaja en estrecha colaboración con el equipo de ONU Mujeres, organismos de las Naciones Unidas y las autoridades nacionales para garantizar un flujo eficaz de la información, asegura las acciones requeridas sobre los acuerdos e instrucciones recibidas y coordina adecuadamente la agenda de la Representante.

Resumen de funciones/resultados clave

• Proporcionar apoyo ejecutivo secretarial a la Representante de ONU Mujeres en el país
• Proporcionar un apoyo eficaz en materia de comunicación y gestión de la información a la Oficina del Representante de ONU Mujeres en el país.
• Prestar apoyo a las actividades de relaciones exteriores de la Representación en el país.
• Proveer apoyo administrativo al área
• Contribuir a la creación y el intercambio de conocimientos

1.  Proporcionar apoyo ejecutivo secretarial a la Representante de ONU Mujeres en el país

• Proveer apoyo administrativo y secretarial a la Representante de País, asegurando el eficiente funcionamiento de la oficina de la Representante.
• Gestionar el calendario, la agenda de citas y reuniones de la Representante de ONU Mujeres en el país;
• Apoyar a la Representante de País en la preparación y actualización de su Plan de Misiones; preparar los travel request correspondientes a cada viaje y dar seguimiento a la emisión de boletos aéreos cuando corresponda y desembolsos correspondiente a viáticos; realizar los arreglos de viaje de la Representante, incluyendo los arreglos de alojamiento, traslados, y otros aspectos de logística relevantes, tomando en cuenta las políticas de ONU Mujeres y las reglas de protocolo;
• Contestar y filtrar llamadas para la Representante de ONU Mujeres con tacto y discreción;
• Revisar y filtrar documentos que pasan para autorización de la Representante, asegurando se cuenten con los documentos que respaldan el cumplimiento de las políticas.
• Mantener la lista de contactos de la Oficina de País.
• Proporcionar apoyo administrativo para reuniones, eventos y talleres;
• Organizar y asistir a reuniones, preparar actas y minutas requeridas;
• Reunir material informativo y preparar presentaciones en PowerPoint para la Representante en el país para reuniones, misiones y otros eventos clave.

2.  Proporcionar un apoyo eficaz en materia de comunicación y gestión de la información a la Oficina del Representante de ONU Mujeres en el país.

• Facilitar el flujo de información y comunicación entre la Oficina de la Representante de ONU Mujeres en el país y otras unidades dentro o fuera de ONU Mujeres;
• Revisar, priorizar y enrutar la correspondencia hacia y desde la Oficina del Representante de ONU Mujeres en el País; tomar medidas proactivas de seguimiento y mantener informada a la Representante en el País;
• Responder y/o dirigir las consultas a las unidades apropiadas para una acción/respuesta oportuna;
• Redactar correspondencia rutinaria y circulares entre oficinas;
• Mantener y organizar archivos actualizados para facilitar el acceso y la recuperación. Garantizar la custodia del material confidencial.

3.  Prestar apoyo a las actividades de relaciones exteriores de la Representación en el país.

• Facilitar la interacción de la Representante en el país con diversos socios externos mediante la comunicación escrita, verbal y electrónica, y a través de relaciones de colaboración y proactivas con homólogos y colegas de las oficinas asociadas;
• Recibir y dar la bienvenida a funcionarios y visitantes;
• Garantizar las cuestiones protocolarias, recibir a visitantes/funcionarios de alto rango, coordinar los preparativos logísticos relacionados con las visitas.

4.  Proveer apoyo administrativo al área

• Llevar el control y archivo de los acuerdos, memorándums de entendimiento, entre otros documentos firmados por Representación;
• Apoyar en la coordinación logística de eventos de la oficina y/o de las socias según sea requerido;
• Revisar los documentos requeridos para trámites de pago y realizar las solicitudes de pago requeridas de los procesos de Representación, dando seguimiento hasta la realización del pago correspondiente;
• Realizar las requisiciones que sean solicitadas en el sistema financiero de ONU Mujeres y trasladarlas para aprobación;
• Actuar como enlace entre Representación, programa y Operaciones en los temas administrativos-financieros y de logística relevantes para el área de Representación;
• Lleva el control de las salas de reuniones en ONU Mujeres y coordina la reserva de las mismas;
• Cualquier otra actividad o función que sea requerida según las necesidades del área y que se encuentre en el marco y nivel de responsabilidad del puesto.

5.  Contribuir a la creación y el intercambio de conocimientos

• Proporcionar apoyo administrativo para una gestión y un intercambio de conocimientos eficaces dentro de la oficina y en otras oficinas/sedes centrales;
• Adquirir y compartir conocimientos y experiencia relacionados con el apoyo administrativo y operativo.

 

Supervisión:  Deberá reportar a la Representante de País de ONU Mujeres Guatemala

Competencies

Competencias

Valores fundamentales:

• Integridad
• Profesionalidad
• Sensibilidad cultural y diversidad de valores

Competencias básicas:

• Conciencia y sensibilidad hacia las cuestiones de género
• Responsabilidad
• Solución creativa de problemas
• Comunicación eficaz
• Colaboración inclusiva
• Participación de las partes interesadas
• Liderar con el ejemplo

Competencias funcionales:

• Capacidad para gestionar datos/calendario, documentos, correspondencia, informes y mantener el protocolo y el flujo de información;
• Conocimiento de las normas y reglamentos administrativos;
• Capacidad para realizar trabajos de carácter confidencial;
• Habilidad para analizar y sintetizar información;
• Capacidad para crear, editar y presentar información en un formato claro, utilizando las funciones informáticas adecuadas;
• Alta capacidad de trabajo en equipo;
• Compromiso con la temática;
• Capacidad de pensamiento innovador;
• Valores éticos e integridad profesional;
• Capacidad para definir prioridades, planear y trabajar sin supervisión directa;
• Proactividad y orientación al orden y al control de calidad;
• Habilidad para trabajar en un ambiente multicultural, multiétnico, y mantiene relaciones eficaces con personas de diferentes nacionalidades y antecedentes culturales.

La persona seleccionada se compromete a mantener los más elevados niveles de conducta ética.  ONU Mujeres tiene una política de cero tolerancia con conductas incompatibles con las metas y objetivos de las Naciones Unidas y ONU Mujeres, incluidos la explotación y el abuso sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación.

Se espera que la persona seleccionada se adhiera a las políticas y procedimientos de ONU Mujeres y a las normas de conducta que se esperan del personal de ONU Mujeres y, por lo tanto, se someterán a rigurosas verificaciones de antecedentes y referencias. La persona seleccionada mantendrá informada a su supervisora, durante el período de vigencia del presente contrato, de actividades, colaboraciones,  asociaciones o espacios, en las que desee participar de temas relacionados a las áreas de acción de Naciones Unidas y ONU Mujeres.

Required Skills and Experience

Perfil Requerido

Educación	Titulo a nivel de diversificado. Estudios universitarios intermedios (mínimo 3 años de licenciatura) en Administración de Empresas, Ciencias Sociales o carrera afín a las funciones del puesto. Estudios en temas de género y/o derechos humanos, deseable.
Experiencia:	Mínimo 5 años de experiencia progresiva a nivel de asistencia administrativa, asistencia ejecutiva-secretarial, o programática. Experiencia deseable más no indispensable en manejo de protocolo. Experiencia deseable más no indispensable en Agencias del Sistema de Naciones Unidas y/o Agencias de Cooperación para el Desarrollo.
Otras habilidades y Conocimientos	Dominio oral y escrito del idioma español. Dominio avanzado, oral y escrito, del idioma inglés. Manejo intermedio o avanzado de los paquetes de software Microsoft Office (Word, Excel y Power Point)

 

FORMA DE APLICACIÓN:

Las personas interesadas deberán aplicar en linea, a través de esta plataforma. Quienes cumplan con los requisitos mencionados, serán evaluados/as y seleccionados/as mediante proceso competitivo acorde a las normas de ONU Mujeres.  Únicamente se contactará a las personas pre-seleccionadas.

Documentos a ser incluidos al enviar la solicitud de interés:

Para poder postularse deberá registrarse desde está página, haciendo clic en el botón de “apply now”.   Se solicita atentamente enviar los siguientes documentos e información para demostrar calificaciones:

1. Carta de interés expresando en forma precisa como llena cada uno de los requisitos establecidos firmada.
2. Formulario P11 firmado – mandatorio, que se puede encontrar en el link:
3. Copia de credenciales Académicas
4. Información adicional que respalde la experiencia requerida.

Al momento de aplicar se deberá cargar un (1) solo archivo en formato PDF. Se adjunta una guía para que usted pueda realizar este paso.  .

 

Diversidad e Inclusión

En ONU Mujeres asumimos el compromiso de crear un entorno diverso e inclusivo de respeto mutuo. ONU Mujeres contrata, emplea, capacita, compensa y promueve sin discriminar por motivos de raza, religión, color, sexo, identidad de género, orientación sexual, edad, capacidad, origen nacional o cualquier otra condición contemplada en la ley. Todos los empleos se deciden en función de las aptitudes, la competencia, la integridad y las necesidades de la organización.

Si necesita algún tipo de adaptación razonable para participar en el proceso de reclutamiento y selección, incluya esta información en su candidatura.

ONU Mujeres tiene una política de tolerancia cero frente a las conductas incompatibles con los fines y objetivos de las Naciones Unidas y de ONU Mujeres, que incluyen la explotación y abusos sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación.  Las candidatas/os seleccionadas/os deberán respetar las políticas y los procedimientos de ONU Mujeres y las normas de conducta exigidas al personal de la organización.