Posición:	Asistente de Soporte Operativo – Adquisiciones
Tipo de contrato:	Contrato de Servicios	Nivel:	SC-L4
Unidad	Cadena de Abastecimiento	Localidad:	Quito, Ecuador
Duración:	6 meses, con extensión de acuerdo a desempeño	Fecha inicio:	Septiembre 2024

 

La posición vacante está abierta a ciudadanas y ciudadanos ecuatorianos, y personas extranjeras con permiso de trabajo en Ecuador, quienes pueden aplicar hasta el 30 de junio de 2024 a las 23h59 (hora de Ecuador). 

Todas las solicitudes serán tratadas de manera confidencial.  Contactaremos únicamente a las personas que sean preseleccionadas luego del análisis y ponderación de hojas de vida.  

 

El Programa Mundial de Alimentos está comprometido con la igualdad de oportunidades y en lograr la diversidad de su fuerza de trabajo en términos de género, etnia y cultura. Valoramos la inclusión y animamos a que mujeres, personas pertenecientes a grupos minoritarios y personas con discapacidad puedan ser parte de nuestra organización.

 

Para mejorar la accesibilidad y la inclusión de los procesos de selección en el Programa Mundial de Alimentos, alentamos a las personas que requieran adaptaciones relacionadas con discapacidad u otra asistencia de accesibilidad, a que nos contacten. Envíe sus solicitudes por correo electrónico a global.inclusion@wfp.org. Al recibir su correo electrónico, el equipo de Diversidad, Equidad e Inclusión (DEI) se comunicará con usted para discutir sus necesidades de manera confidencial y brindarle apoyo.  El WFP está comprometido con proporcionar una experiencia de reclutamiento que respete y responda a las necesidades únicas de cada candidato y candidata.

 

ANTECEDENTES

El Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas (WFP) es la organización humanitaria líder que salva vidas y cambia vidas, brindando asistencia alimentaria en emergencias y trabajando con las comunidades para mejorar la nutrición y crear resiliencia.

Por sus esfuerzos por luchar contra el hambre, por su contribución a mejorar las condiciones de paz en las zonas afectadas por conflictos y por actuar como motor de los esfuerzos para prevenir el uso del hambre como arma de guerra y conflicto, el WFP fue galardonado con el Premio Nobel de la Paz en 2020.

Cada día, el WFP trabaja en todo el mundo para garantizar que ningún niño se acueste con hambre y que los más pobres y vulnerables, especialmente las mujeres y los niños, puedan acceder a los alimentos nutritivos que necesitan.  En situaciones de emergencia, el WFP lleva alimentos allí donde se necesitan, salvando las vidas de las víctimas de guerras, conflictos civiles y catástrofes naturales. Después de una emergencia, el WFP utiliza los alimentos para ayudar a las comunidades a reconstruir sus vidas.

En 2023 el WFP prestó asistencia a 152 millones de personas en más de 120 países y territorios.

 

El WFP está presente en Ecuador desde 1964, siendo un socio innovador que apoya las políticas gubernamentales con el fin de promover la seguridad alimentaria y nutricional, igualdad de género y soberanía alimentaria; dirigiendo sus acciones en apoyo de las poblaciones más vulnerables.

El Plan Estratégico de País del WFP 2023-2027 se centra en garantizar el acceso a alimentos antes, durante e inmediatamente después de emergencias, desastres y crisis prolongadas; poner fin a la malnutrición, en especial la desnutrición crónica infantil; lograr la seguridad alimentaria y avanzar hacia la consolidación de sistemas alimentarios sostenibles, equitativos e integradores, a la vez que mejoren la resiliencia frente a los efectos del cambio climático; y proporcionar servicios que apoyen las operaciones de instituciones gubernamentales y socios humanitarios (Más información en https://es.wfp.org/paises/ecuador).

 

CONTEXTO Y PAPEL EN LA ORGANIZACIÓN

El mayor volumen y complejidad de trabajo en las áreas programáticas, ha derivado en una mayor demanda interna para el área cadena de abastecimiento, por lo que se hace necesario reforzar el área mediante la contratación de un(a) Asistente de Soporte Operativo (Business Support Assistant) para los procesos de compras y adquisiciones, con el fin de contribuir a que los clientes internos reciban apoyo oportuno en la procura de bienes y servicios necesarios para la eficiente ejecución de los proyectos del WFP.

La posición prestará sus servicios bajo la supervisión directa de la Asociada de Adquisiciones y la supervisión general del Director de País. 

Se espera que la persona que se contrate sea capaz de realizar un trabajo bien estructurado y correcto, prestando apoyo oportuno y eficiente en tareas de adquisiciones rutinarias y operativas, para contribuir a que los clientes internos reciban el soporte necesario del área de cadena de abastecimiento para la adecuada ejecución de los proyectos del WFP.

 

RESPONSABILIDADES

1. Apoyar en el levantamiento de información y mantener actualizada las bases de datos de proveedores, a través de llamadas y recopilación de los documentos requeridos por WFP.
2. Realizar el seguimiento y control de MPO (compras de valor mínimo) mediante informes.
3. Identificar proveedores de acuerdo a requerimientos, y apoyarlos en el registro en sistema interno de WFP.  Apoyar al equipo en la elaboración y control del roster de proveedores.
4. Apoyar en la inducción a los proveedores en el uso de la plataforma Intend, así como las reglamentaciones a considerar para la elaboración de sus ofertas.
5. Elaborar documentos licitatorios de acuerdo con el tipo de concurso que corresponda, actas de paneles, matrices y documentos contractuales pertinentes a compras de bienes alimentarios, no alimentarios y servicios.
6. Apoyar en la revisión documentos antes del lanzamiento de licitaciones, velando por que se reciba toda la documentación justificativa.
7. Llevar a cabo paneles o comités de compras para montos mínimos, y participar como secretario(a) en otros paneles y comités de ser requerido.
8. Utilizar el portal de licitación y SAP para registro de órdenes de compra, cambios incrementos u otros servicios
9. Apoyar en el respaldo de expedientes de cada proceso de adquisición, a través del escaneo de todos los documentos de compras para mantener la base de datos digital, el registro actualizado en el sistema SAP, así como la impresión y fotocopiado para los respaldos físicos.
10. Apoyar con el archivo de la documentación.
11. Realizar el control de vigencia de contratos y uso de Acuerdos a Largo Plazo.
12. Apoyar en estudios de mercado.
13. Realizar cualquier otra actividad requerida por la oficina.

PERFIL REQUERIDO

Educación

• Estudios de bachillerato completos.
• Se valorará positivamente a las personas con estudios superiores en Administración de Empresas, Comercio Exterior, Economía, o afines a cadena de abastecimiento.

Experiencia

• Al menos cuatro años de experiencia relevante en trabajos con responsabilidad progresiva funciones de asistencia en compras locales e internacionales.
• Se valorará positivamente a quienes tengan experiencia en adquisición de bienes y servicios, y alimentos.
• Experiencia en identificación, registro y evaluación de proveedores, y estudios de mercados.
• Deseable experiencia en áreas de compras en el sistema de Naciones Unidas u Organismos Internacionales.

Idiomas

• Fluidez en español (oral y escrito) o español como lengua materna
• Se dará preferencia a quienes acrediten nivel intermedio de inglés (oral y escrito)

Habilidades y conocimientos requeridos

• Manejo solvente de herramientas de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams)
• Habilidad para aprender y manejar sistemas corporativos
• Apego al cumplimiento de normas y regulaciones
• Alta capacidad de organización y seguimiento
• Capacidad de trabajar bajo presión
• Capacidad analítica y atención al detalle
• Capacidad de comunicación escrita para generar documentos con prolijidad y calidad
• Manejo de altos volúmenes de información con orden y confidencialidad
• Capacidad para trabajar en equipo en un grupo humano diverso y actitud de servicio al cliente interno

 

MARCO DE LIDERAZGO DE WFP

Establece normas comunes de comportamiento que orientan cómo debemos trabajar juntos para cumplir nuestra misión y contribuir a una óptima cultura, incorporando los valores del WFP.

• Lidera con el ejemplo y con integridad: Incorpora los valores del WFP en la vida diaria y muestra humanidad e integridad siendo ejemplo del cuidado de los demás.
• Genera resultados y cumple con los compromisos: Cumple los compromisos y se adapta fácilmente a los cambios
• Fomenta el trabajo en equipo inclusivo y colaborativo: Practica la inclusión y la colaboración, y contribuye a una cultura de aprendizaje y crecimiento personal.
• Aplica pensamiento estratégico: Demuestra compromiso para recopilar opiniones, analizar opciones y riesgos, y proponer nuevos métodos de trabajo.
• Establece y mantiene asociaciones sostenibles: Establece y nutre asociaciones externas, y colabora con socios para lograr objetivos comunes