Asistente de Soporte – Tamaulipas

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Asistente de Soporte basado en Reynosa, Tamaulipas

National Contract

TITULO DEL TRABAJO: Asistente de Soporte (Administración y logística)

Banda: I2 

Salario: 18,500 – 20,000MXN antes de impuestos y otras deducciones por ley. 

Reporta: Gerente de Base de Tamaulipas

Gerente de línea técnica: Team Leader de Soporte      Informes Directos: none

Unidad / Departamento: Soporte

Locación: Reynosa, Tamaulipas  

Objetivo General:

Bajo la supervisión directa del Gerente base en Tamaulipas el Asistente de soporte, será responsable de dar apoyo Financiero y logístico en la base de Tamaulipas encargado del seguimiento regular de las actividades de soporte (Finanzas, logística, RH).

Responsabilidades Generales:

Cadena de Suministros:

•           Proporcionar apoyo en la gestión de solicitudes de compra (PR) y requisición de servicios profesionales relevantes para los programas de DRC en la oficina de Tamaulipas.

•           Preparar toda la documentación relevante para DRC y garantizar un apoyo adecuado, incluyendo una correcta documentación de acuerdo con los procesos de adquisiciones se completan con precisión.

•           Preparar toda la documentación relevante para DRC y garantiza un apoyo adecuado, en la selección de proveedor, elaboración de los contratos por servicios y toda la documentación relacionada para la correcta implementación de los servicios solicitados.

•           Recopilar cotizaciones de proveedores, hacer seguimiento de las compras / contratos con proveedores según lo indique las necesidades de la operación de Tamaulipas.

•           Realizar un seguimiento del estado de Solicitud de Compra y mantiene al(los) solicitante(s) al tanto del tiempo estimado de entrega o cualquier cambio que pueda afectar o modificar las condiciones de entrega predeterminadas.

•           Gestiona el inventario de suministros de oficina y consumibles, así mismo planifica compras trimestrales para los insumos de oficina

•           Mantener y actualizar un sistema de archivo digital de documentos que respálden las adquisiciones

•           Producción de informes mensuales de compras (Informe de valor de PR, Rastreador de compras)

•           Prepare y presentar el listado de pagos que se requieren tramitar con el departamento de finanzas Cualquier otra tarea que le asigne el Gerente de Línea / Técnico.

•           Debe ser capaz de mantener un alto nivel de confidencialidad con respecto a la información y los datos relacionados con el trabajo.

Inventarios:

•           Llevar a cabo un inventario (semestral) de todos los artículos del almacén.

•           Asegúrese de que todos los artículos en el almacén estén correctamente almacenados, apilados y contabilizados con precisión en todo momento.

•           Gestión de vehículos:

•           Diligenciar los reportes de utilización del vehículo según los estándares establecidos por DRC

•           Apoyar en la planificación de rutas de desplazamiento, considerando distancias, tiempos, condiciones de las vialidades, entre otras.

•           Reportar cualquier incidente o situación fuera de normativa presentando en el uso del vehículo.

Finanzas:

•           Preparar y contabilizar pagos a proveedores, cheques (comprobantes de egreso) y/o transferencias

•           Realizar el registro contable en el ERP de todas las transacciones realizadas por DRC México (Tamaulipas).

•           Dar soporte mensual al oficial de finanzas para llevar el control de  anticipos logísticos y programáticos de la base

•           Dar soporte al equipo de programas para cerrar los reportes de viaje y gastos reembolsables.

•           Apoyar a los oficiales solicitud de información financiera y logística para las auditorias de donantes/ HQ.

Otras actividades administrativas:

•           Da soporte al oficial de RH en la aplicación de pruebas y entrevistas presenciales en la base.

•           Apoya en el proceso de inducción del nuevo personal.

•           Organiza la logística del personal que viaja a la base, esto incluye reservación de hoteles, traslados internos

•           En conjunto con el gerente base organiza la logística del personal programático que viaja de Reynosa a Matamoros y otras localidades cercanas.

Experiencia Técnica y Competencias

•           Mínimo 2 año de experiencia en áreas administrativas, preferiblemente 1 año de experiencia en finanzas y logística en organizaciones humanitarias

•           Máximo nivel de respeto e integridad con clientes internos y externos de la organización

•           Orientación a la resolución de problemas

•           Capacidad de trabajo bajo estrés

•           Excelente manejo con herramientas tecnológicas

•           Manejo intermedio en MS Word, Excel y PowerPoint

•           Conocimientos básicos de finanzas y gestión de compras.

•           Motivación por el sector humanitario

•           Buena comunicación

Educación:

Diploma o Título universitario en Administración de Empresas / Logística / Comercio Internacional / Contaduría o su equivalente en experiencia.

Competencias básicas       

• Colaboración
• Iniciativa       
• Comunicación          
• Integridad
• Organizacion

Lenjuages:

•           Deseable dominio básico del idioma inglés

•           Español obligatorio

Actores Clave:

•           Equipo de Soporte

•           Beneficiarios