Asistente Senior – Gestión de Programas

El/la Asistente Sénior – Gestión de Programas desarrolla su labor bajo la supervisión del/de la Oficial – Apoyo a la Gestión de Proyectos (PSO). El objetivo de su trabajo es contribuir con la ejecución de todas las actividades necesarias para la adecuada implementación del programa de la oficina, específicamente apoyar en el monitoreo y control de gestión, cierre y finanzas del  programa de la Oficina de UNOPS en Paraguay.

Para ello, el/la Asistente apoyará a la Oficial – Apoyo a la Gestión de Proyectos (PSO) en lo siguiente:

1. Control de calidad en implementación del Programa;
2. Programación, planificación y seguimiento de actividades y avances del Programa;
3. Control financiero de los proyectos que componen el programa;
4. Relaciones con las entidades/asociados nacionales e internacionales asociadas a la ejecución de programas.

1. Control de Calidad en Implementación del Programa 

• Colaborar en desarrollar/redefinir procesos, procedimientos, configuración, herramientas, lista de verificación y plantillas necesarias para programas o portafolio.

• Colaborar en la revisión de  procedimientos operativos estándar, normas y otros documentos técnicos.

• Apoyar en la revisión permanente en el registro y monitoreo de riesgos, lecciones aprendidas e issues.

• Apoyar en la revisión y seguimiento de los requerimientos de cumplimiento para la calidad de los proyectos.

• Apoyar en el monitoreo de la calidad de las operaciones financieras.

• Colaborar en las verificaciones internas de control de calidad en la documentación de los proyectos que conforman el programa.

• Llevar un control de los hallazgos realizados durante las verificaciones del programa.

2. Programación, planificación, avances y seguimiento de actividades del Programa

• Contribuir en la revisión de Planes e Informes de los proyectos que conforman el programa y  sistematizar la información.

• Mantener actualizada la información de los proyectos y garantizar el monitoreo de sus avances, utilizando los instrumentos corporativos de UNOPS disponibles en intranet, así como registros e instrumentos ad-hoc, logros y dificultades. 

• Alertar al/a la Oficial – Apoyo a la Gestión de Proyectos (PSO) sobre desviaciones de los avances con relación a los planes existentes y proponer alternativas de solución.

3. Control financiero y operativo del programa 

• Preparar documentos relativos a las finanzas de los proyectos, para solicitar o dar respuesta a acciones de la unidad de Finanzas de Paraguay.

• Contribuir en la formulación de presupuesto, indicadores financieros y seguimiento financiero del Programa en general.

• En la fase de cierre de cada proyecto: realizar las acciones necesarias para el cierre operacional y financiero, seguimiento a los procesos de cierre, la preparación de las plantillas de cierre, evaluación de resultados y lecciones aprendidas.

• Preparar documentos relativos a las finanzas de los proyectos, para solicitar o dar respuesta a acciones necesarias para el funcionamiento del programa.

• Apoyo en la confección de los reportes financieros para el monitoreo del programa.

4. Relaciones con las entidades nacionales e internacionales asociadas a la ejecución de programas

• Organizar y preparar la documentación requerida para las reuniones externas.

• Preparar los informes requeridos por las contrapartes, entidades asociadas y por UNOPS.

• Preparar y dar seguimiento a las comunicaciones externas relacionadas con la gestión del programa.

• Realizar otras acciones operativas y administrativas relativas a los proyectos, cuando sea requerido.

• Contribuir al desarrollo del sistema de gestión de conocimiento de los asociados mediante las etapas de los proyectos y mejores prácticas.

• Finalización de estudios de escuela secundaria es requerido.

• Título a nivel universitario de primer nivel (equivalente a Bachelor ‘s Degree o licenciatura) de preferencia en Administración de Empresas, Contabilidad, Ingeniería Industrial, Economía, o carreras afines es deseable y puede reemplazar algunos años de experiencia requeridos.  

b. Experiencia

• Se requiere un mínimo de 5 (cinco) años de experiencia relevante  (o menos dependiendo del nivel académico) en la provisión de servicios de apoyo y/o monitoreo a la ejecución de programas o proyectos.

• Experiencia en finanzas, es deseable.

• Experiencia de soporte a programas o proyectos en grandes organizaciones públicas o privadas o en el sector de desarrollo internacional, es deseable.

• Experiencia en organismos del Sistema de Naciones Unidas, es deseable.

• Se requiere experiencia en el manejo de computadoras y paquetes de softwares de oficina, como documentos, hojas de cálculo (Google Suite o MS Office a su vez).

c. Idiomas

• Dominio fluido del Idioma español es requerido. 

• Dominio intermedio del idioma inglés es requerido.