Asistente Superior de Administración (Cobertura de licencia parental)

Apoyo a la Implementación del Programa

• Contribuir al apoyo diario a la implementación de programas/proyectos asegurando la conformidad con los resultados esperados, productos, objetivos y planes de trabajo;
• Asistir al Coordinador Nacional (CN) en la preselección de conceptos de proyectos y propuestas de proyectos, y evaluar la parte financiera de las propuestas de proyectos;
• Ayudar al CN en el desarrollo y revisión de formularios de solicitud de subvenciones y otras herramientas de gestión, requisitos del programa y otros documentos del SGP;
• Asesorar a los posibles beneficiarios sobre los procesos de preparación de proyectos y directrices, y reportar al CN y al Comité Nacional de Selección (CNS) sobre las actividades de desarrollo de proyectos, según sea necesario;
• Brindar apoyo y orientación diarios a proyectos nuevos y en curso y a sus beneficiarios, según sea necesario;
• Asistir al CN en la implementación, monitoreo y evaluación de proyectos, incluida la participación en visitas de campo;
• Apoyar en la organización y preparación de actas de las reuniones del CNS y otros eventos del SGP;
• Mantener contactos y relaciones profesionales de trabajo con ONG, instituciones gubernamentales, donantes y otros actores del SGP;
• Asistir al CN en la presentación regular de informes al Equipo de Gestión Central del Programa (CPMT), UNOPS y la Oficina del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (UNDP CO), y ayudar al CN en la preparación oportuna de encuestas de monitoreo anual y otros informes y encuestas del CPMT/UNOPS según sea necesario;
• Redactar memorandos y otros documentos operativos en nombre del CN, y responder a consultas sobre asuntos del programa SGP;
• Actualizar y mantener regularmente la base de datos de proyectos del SGP y la base de datos de partes interesadas;

Gestión Financiera

• Proporcionar orientación, revisar y controlar la precisión de la documentación de respaldo de los informes financieros provisionales y finales de los proyectos, como facturas, y asesorar al CN según sea necesario;
• Procesar las solicitudes de pago de beneficiarios y proveedores obteniendo las autorizaciones y aprobaciones necesarias y asegurando que los pagos se efectúen puntualmente y de acuerdo con los Procedimientos Operativos Estándar del SGP;
• Mantener contacto cercano con el Punto Focal Regional respectivo de UNOPS y buscar su apoyo, consejo y orientación sobre cómo operar mejor OneUNOPS de acuerdo con los SOP del SGP, si es necesario;
• En colaboración con el CN, mantener la integridad financiera del programa, implementar y monitorear el sistema contable y las bases de datos del presupuesto operativo del país del SGP;
• Preparar y mantener la tabla de desembolsos de subvenciones y el calendario, así como realizar un seguimiento del Presupuesto Operativo del País para garantizar el cumplimiento con el presupuesto anual aprobado;
• Redactar propuestas presupuestarias administrativas y de proyectos anuales para la oficina del país del SGP;
• Gestionar la cuenta de Caja Menor con la debida documentación y registros adecuados y rastreables;
• Ingresar, extraer y transferir datos de OneUNOPS y la base de datos del SGP y producir informes según sea necesario;
• Seguir los arreglos de viaje y los pagos de DSA para los miembros del CN y CNS;
• Proporcionar otros informes financieros según sea necesario.

Funciones Administrativas

• Adquirir suministros de oficina, equipos y muebles cumpliendo con las reglas y regulaciones de adquisiciones del SOP del SGP;
• Administrar y organizar el trabajo de oficina diario;
• Establecer un sistema de archivo adecuado, mantener los archivos administrativos, financieros y de gestión de la oficina del país del SGP y actualizarlos con la documentación original o copia de la documentación original según sea necesario. Enfoque especial en:
• Establecer y mantener una carpeta separada con todas las actas firmadas de las reuniones del CNS que aprueban nuevos proyectos concedidos por el SGP;
• Establecer y mantener un sistema de archivo de proyectos que contenga MOAs originales y enmiendas, informes provisionales y finales con todos los documentos de respaldo, y informes de misiones o documentos de evaluación.
• Establecer y mantener una carpeta financiera para todas las transacciones financieras de la oficina del país del SGP;
• Mantener archivos de personal, informes de evaluación de desempeño, registros de licencia y otros registros pertinentes de personal/consultores;
• Redactar correspondencia y comunicaciones de rutina y establecer un sistema de archivo para registrar las comunicaciones con partes interesadas locales;
• Preparar información de antecedentes y documentación, actualizar datos relevantes para las áreas del programa y compilar material de referencia para el CN y CNS;
• Asegurar el flujo de información y la difusión de materiales con todas las partes interesadas pertinentes;
• Mantener un inventario actualizado de todos los activos físicos y registrar todo el inventario en la hoja de inventario de activos;
• Brindar apoyo logístico y administrativo a misiones de visita, arreglos de viaje y reuniones para el CN, CNS, siguiendo las reglas y regulaciones de adquisiciones del SOP del SGP;

Gestión del Conocimiento y Comunicación

• Apoyar activamente a la oficina del país del SGP en los esfuerzos de gestión del conocimiento, redes de conocimiento y visibilidad del SGP;
• De acuerdo con las directrices de marca del SGP, apoyar al CN y al CNS en los esfuerzos para el reconocimiento adecuado del SGP en cualquier material de gestión del conocimiento y comunicación producido por beneficiarios o partes interesadas del SGP;
• Facilitar la organización de eventos de promoción del SGP, talleres, diálogos con partes interesadas y mesas redondas;
• Ayudar en la redacción de artículos y publicaciones con el reconocimiento adecuado del SGP;
• Participar en eventos para la divulgación de información del SGP;
• Mantener, actualizar o proporcionar información válida del SGP para el sitio web del SGP, la base de datos global del SGP y el sitio web de UNDP CO.

Monitoreo y Controles de Progreso

• Informe de Evaluación de Desempeño

*UNOPS ANIMA A LOS/AS CANDIDATOS/AS CUALIFICADOS/AS SIN EXPERIENCIA EN LAS NACIONES UNIDAS O EN UNOPS A POSTULARES*