Asistente superior de comunicación y gestión de la información

Marco orgánico

El puesto está adscrito a la Unidad de Comunicación e Información Pública de la Oficina Regional de la OIT para América Latina y el Caribe, ubicada en Lima (Perú). La Oficina Regional asume las responsabilidades políticas y de gestión generales para la promoción de los principios, políticas y prioridades en materia de trabajo decente de la OIT en la región y proporciona apoyo y orientaciones estratégicas a todos los equipos de apoyo técnico a las oficinas en la región.

La Unidad de Comunicación e Información Pública trabaja en las principales áreas de especialización de la comunicación, produciendo y promocionando contenidos, gestionando la divulgación externa e interna, el desarrollo y supervisión del branding de la OIT, y proporcionando apoyo, orientación y asesoramiento.

El papel de la comunicación de la OIT es fortalecer la reputación de la OIT como líder del conocimiento en el mundo del trabajo y promover la investigación, las recomendaciones y los resultados de la OIT para fortalecer el impacto de su defensa colectiva de la justicia social.

Objetivo principal

Como miembro del equipo, el/la titular del puesto proporcionará apoyo de nivel superior en materia de comunicación y gestión de la información y tendrá la responsabilidad de ejecutar, completar y/o controlar la prestación de servicios de apoyo especializados. Trabajará de manera eficiente, eficaz y orientada al cliente para apoyar las actividades de promoción, sensibilización, relaciones con los medios de comunicación, gestión de eventos, investigación, publicación, documentación y gestión de la información, de conformidad con las estrategias de comunicación de la OIT a nivel nacional y/o regional y mundial. El/la titular del puesto se asegurará de la correcta aplicación de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices en materia de comunicación y gestión de la información. También evaluará y aportará ideas para mejorar el diseño de los servicios de comunicación y gestión de la información y de los procesos correspondientes.

El/la titular del puesto trabajará bajo la supervisión del/a Responsable Regional de Comunicación e Información Pública.  Esta supervisión se centrará en facilitar la prestación de los servicios, asegurándose de que se obtienen los resultados acordados y de que la labor se efectúa de manera coordinada e integrada con los servicios conexos. Las tareas asignadas se llevarán a cabo por lo general con una supervisión mínima y el/la titular del puesto desempeñará su función con un alto nivel de autonomía, en particular las tareas de orden operativo. El trabajo se examinará para comprobar la viabilidad de las recomendaciones y la exactitud de los resultados finales.

Relaciones de trabajo

A nivel interno, el/la titular estará en contacto con el personal y los responsables concernidos de la Oficina Regional, de las oficinas exteriores en la región de América Latina y el Caribe, de los lugares donde se realizan los proyectos y de la sede a fin de colaborar en las tareas asignadas y proporcionar orientaciones y apoyo para solucionar cuestiones complejas de conformidad con la normativa aplicable. Los contactos también permitirán coordinar actividades con otras unidades para la prestación de servicios interdependientes. El/la titular del puesto mantendrá contactos regulares con los servicios de gestión de la información de la sede, con objeto de solicitar y recibir orientaciones.

A nivel externo, el/la titular estará en contacto principalmente con los medios de comunicación, el público en general, las instituciones académicas, los proveedores de servicios y sus homólogos en los organismos de las Naciones Unidas y otras organizaciones internacionales para compartir información sobre las actividades de la OIT, asegurar la coordinación y el seguimiento de las cuestiones pendientes y de la elaboración de productos de comunicación e información, y contribuir a la resolución de cuestiones complejas en materia de comunicación. 

Funciones y responsabilidades fundamentales

1. Emprender y completar la prestación de servicios de apoyo especializados en diversos ámbitos de la comunicación y la gestión de la información que abarcan las actividades de promoción, sensibilización, relaciones con los medios de comunicación, gestión de eventos, investigación, publicación, documentación y gestión de la información. Ayudar al personal directivo superior con las comunicaciones internas de la Oficina.
2. Mantenerse al día de los temas y novedades de la OIT relacionados con el mundo del trabajo y de las prioridades nacionales y regionales a ese respecto.
3. Determinar las necesidades en materia de comunicación y gestión de la información, y debatir con el personal y los responsables concernidos los requisitos necesarios para llevar a cabo tareas específicas. Proporcionar apoyo en el diseño y la elaboración de productos de comunicación e información para transmitir del mejor modo posible los mensajes clave y llegar a distintos tipos de público. 
4. Preparar y/o revisar productos de comunicación e información, compilando información de diversas fuentes, comprobando la exactitud de la información y velando por que el diseño y la maquetación sean correctos y se ajusten a la normativa aplicable.
5. Realizar reseñas de prensa y búsquedas de información y noticias sobre ámbitos de competencia de la OIT; y difundir dicha información entre los miembros de las Oficinas, la Oficina Regional, la sede y otras partes interesadas, si procede. 
6. Proporcionar servicios de documentación y asegurar el mantenimiento y la actualización de las páginas web, las bases de datos y los sistemas de gestión de contenidos para Internet, clasificando la información y velando por su coherencia y por el cumplimiento de las normas aplicables. Elaborar y actualizar una lista de distribución/contactos de medios de comunicación.
7. Compilar estadísticas y analizar los datos y la información de las páginas web y las redes sociales, así como de otros servicios y aplicaciones relacionados con la comunicación y la gestión de la información. 

sección opcional (solo si necesario)

8. Buscar oportunidades para promover mensajes clave entre distintos públicos, incluidos los medios de comunicación, y ayudar en la planificación y la organización de reuniones, campañas y otros eventos. 

9. Mantenerse al día sobre la evolución de las técnicas, herramientas, normas, directrices y buenas prácticas relacionadas con la comunicación y la gestión de la información, y proporcionar orientaciones e impartir formación al personal para desarrollar sus conocimientos. Controlar y orientar la labor del personal de apoyo que realiza tareas relacionadas con la comunicación y la gestión de la información, cuando proceda.

10.Evaluar los métodos y procesos de trabajo y proponer mejoras. Evaluar las repercusiones de los cambios y formular recomendaciones relativas a las medidas de seguimiento. Trabajar en estrecha colaboración con otras áreas administrativas para garantizar que los servicios están diseñados y se ejecutan de manera eficiente y fluida, y hacer recomendaciones para mejorar los procesos conexos.
11. Responder a peticiones de información. Mantener el centro de documentación de la Oficina y asegurarse de archivar, extraer y organizar de manera eficiente los contenidos, cuando sea necesario.
12. Participar en comisiones y grupos de trabajo internos y/o de las Naciones Unidas.
13. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

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Requisitos mínimos

Formación

Estudios secundarios completos. Formación en un ámbito relacionado con la comunicación o la gestión de la información.

Experiencia

Un mínimo de seis años de experiencia laboral en tareas de apoyo de oficina, y haber dedicado la mayor parte de ese período a la prestación de servicios de apoyo a la comunicación o la gestión de la información.

Idiomas

Excelente dominio del idioma español. Conocimiento práctico del idioma Inglés.

Conocimientos y competencias (técnicas/personales)

Buen conocimiento de técnicas de comunicación y/o gestión de la información.
Buen conocimiento de técnicas y plataformas multimedia.
Buenos conocimientos sobre la elaboración y la utilización de productos multimedia.
Buen conocimiento de programas informáticos (en particular, de procesamiento de textos, hojas de cálculo y creación de presentaciones), por ejemplo, los de Microsoft Office.
Conocimientos sobre planificación y organización de eventos.
Conocimiento y entendimiento del carácter sustantivo de los programas y las actividades de la OIT.
Conocimiento de los métodos y las técnicas necesarios para evaluar la calidad y la eficiencia en la ejecución de los procesos.

Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT [integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientación al cliente, comunicación, orientación al cambio, asumir la responsabilidad respecto del desempeño, orientación a la calidad, colaboración], para este puesto se exigen las competencias siguientes:

Capacidad para interpretar las reglas, reglamentos, políticas y procedimientos aplicables y trabajar en el respeto de los mismos.
Capacidad para adaptarse con rapidez a los nuevos programas y sistemas informáticos, en particular para la actualización de páginas web, la edición electrónica y el diseño gráfico. 
Capacidad para codificar y clasificar información de conformidad con los criterios establecidos. 
Capacidad para adaptar las comunicaciones a públicos específicos.
Capacidad para obtener información de fuentes múltiples y analizarla.  
Aptitudes para comunicarse por escrito y para la redacción y edición de páginas web.
Capacidad para trabajar con precisión y prestar atención a los detalles, y aptitudes en materia de diseño, maquetación y formateo de documentos.
Capacidad para coordinar el trabajo del personal de apoyo.
Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.