Introducción

Como miembro del equipo, el/la titular del puesto proporcionará apoyo de nivel superior en materia de finanzas y tendrá la responsabilidad de ejecutar, completar y/o controlar la prestación de servicios de apoyo especializados en el ámbito de la gestión financiera de manera eficiente, eficaz y orientada al cliente. El/la titular del puesto realizará una serie de acciones administrativas relacionadas con las operaciones financieras de la Oficina. Su trabajo incluirá la utilización del sistema de planificación de los recursos institucionales. El/la titular del puesto se asegurará de la correcta aplicación, interpretación y adaptación de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices establecidos relacionados con las finanzas. También evaluará y aportará ideas para mejorar el diseño de los servicios financieros y de los procesos correspondientes.

El/la titular del puesto trabajará bajo la supervisión de la Oficial de Finanzas. Esta supervisión se centrará en facilitar la prestación de los servicios, asegurándose de que se obtienen los resultados acordados y de que la labor se efectúa de manera coordinada e integrada con los servicios conexos en los plazos establecidos. Las tareas asignadas se llevarán a cabo por lo general con una supervisión mínima y el/la titular del puesto desempeñará su función con un alto nivel de autonomía. El trabajo se examinará para comprobar la viabilidad de las recomendaciones y la exactitud de los resultados finales. También se examinará todo trabajo que requiera atender cuestiones financieras complejas y delicadas, inclusive cuestiones que afectan a otras actividades conexas de la unidad de trabajo.

Descripción de las tareas

El/la Asistente estará en contacto con el personal y los responsables concernidos de las oficinas exteriores, de los lugares donde se realizan los proyectos
y de la sede a fin de proporcionar orientaciones y apoyo de tipo financiero para solucionar cuestiones complejas de conformidad con la normativa aplicable. Los contactos también permitirán coordinar actividades con otras unidades para la prestación de servicios interdependientes. El/la titular del puesto mantendrá contactos regulares con la unidad regional de finanzas y recibirá orientaciones de ella.A nivel externo, el/la titular estará en contacto principalmente con los proveedores de servicios, con bancos, entidades tributarias, RREE, y con sus homólogos en los organismos de las Naciones Unidas y otras organizaciones internacionales para asegurar la coordinación y el seguimiento de las cuestiones pendientes. El/la titular del puesto compartirá información y contribuirá a resolver cuestiones complejas relacionadas con la prestación de apoyo en el ámbito financiero.

El/la Asistente superior desarrollará las siguientes funciones:

1. Emprender y completar la prestación de diversas funciones y servicios de apoyo especializados en el ámbito de las finanzas. Iniciar, procesar, examinar y dar seguimiento a las acciones administrativas, lo cual incluye comprobar que la información y la documentación se ajustan a las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y normas aplicables en el ámbito de las finanzas.
2. Realizar exámenes analíticos sobre cuestiones muy concretas y análisis de tendencias de tipos específicos de actividades, con inclusión de proyectos financiados con recursos extrapresupuestarios, asegurándose de obtener las debidas autorizaciones y de completar toda la documentación justificativa necesaria, y verificar si hay documentos y transacciones fraudulentos. Contribuir a la preparación de informes financieros analíticos.
3. Actuar como interventor/a de gastos para la Oficina, cuando proceda.
4. Efectuar las conciliaciones bancarias mensuales y hacer un seguimiento de las cuestiones pendientes, incluso contactando a los bancos para aclarar cuestiones relacionadas con los estados de cuentas.
5. Examinar, corregir y mantener diversos registros y documentos financieros, presupuestarios y contables para asegurarse de que las transacciones coinciden y han sido completadas. Mantener, controlar y conciliar los datos presupuestarios, inclusive para el pago de las horas extraordinarias, las deducciones salariales y otros pagos. Preparar estimaciones detalladas de los costos y participar en análisis y proyecciones presupuestarios según se requiera. Preparar el cierre anual de las cuentas de conformidad con la normativa y los procedimientos aplicables.
6. Verificar, controlar y analizar las transacciones financieras realizadas por la(s) oficina(s) concernida(s), mediante un sistema de muestreo, y asegurarse de su conformidad general con la normativa aplicable. Mantener informada a la dirección sobre el proceso de control interno de las actividades financieras y administrativas y proponer soluciones según sea necesario.

sección optativa

7. Efectuar exámenes de las cuentas y analizar informaciones procedentes de múltiples fuentes para las evaluaciones de la situación financiera, los informes de ejecución y seguimiento, y las actividades y proyectos. Hacer un seguimiento de las solicitudes de devolución del IVA y de las solicitudes de anticipos pendientes, y del cierre de las cuentas transitorias. Llevar un control y proporcionar información sobre la utilización de los recursos a efectos de preparar informes para los donantes y otras partes financiadoras.
8. Ayudar en el seguimiento de las recomendaciones de auditoría interna y redactar respuestas a las consultas y observaciones de auditoría externa para su examen por el/la supervisor/a.
9. Mantenerse al día sobre la evolución de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y otras novedades del ámbito financiero, y proporcionar orientaciones e impartir formación al personal para desarrollar sus conocimientos. Controlar y orientar la labor del personal de apoyo que realiza tareas relacionadas con las finanzas, según proceda.
10. Evaluar los métodos y procesos de trabajo y proponer mejoras para asegurar la máxima eficiencia y eficacia. Trabajar en estrecha colaboración con otras áreas administrativas para garantizar que los servicios están diseñados y se ejecutan de manera eficaz y fluida, y hacer recomendaciones para mejorar los procesos conexos.
11. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

Calificaciones requeridas

Educación

REQUISITO:
Contar con estudios secundarios completos (educación escolar secundaria completa) y con formación en contabilidad o finanzas.

VALORABLE:
Título universitario, estudios de postgrado o maestría en el área de Finanzas y/o Contabilidad.

Experiencia

REQUISITO
Mínimo seis (06) años de experiencia laboral en tareas operacionales o administrativas de apoyo, y haber dedicado la mayor parte de ese período a la prestación de servicios de apoyo a operaciones financieras.

Experiencia de trabajo con un sistema de planificación de los recursos institucionales, en particular con módulos de finanzas.

VALORABLE
Experiencia profesional en Finanzas y/o Contabilidad en empresas multinacionales de primera línea, entidades bancarias o financieras, grandes estudios contables o de auditoría.

Idiomas

REQUISITO
Excelente dominio español.

VALORABLE
Contar con nivel avanzado de inglés, que permita la lectura, comprensión auditiva, redacción, mantener conversaciones y realizar presentaciones.

Competencias

Básicas

Los/as candidatos/as interesados/as en el puesto deben considerar que las nueve competencias fundamentales de la OIT, listadas a continuación, podrán ser evaluadas durante el proceso de selección: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración. De entre estas nueve competencias, las siguientes son de particular importancia para este puesto: Orientación al Cliente, Comunicaciones, Colaboración

Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT, se requieren las siguientes:

• Capacidad para interpretar las reglas, reglamentos, políticas y procedimientos financieros aplicables y trabajar en el respeto de los mismos.
• Capacidad para adaptarse con rapidez a los nuevos programas y sistemas informáticos.
• Capacidad para trabajar con precisión y prestar atención a los detalles.
• Sentido de la responsabilidad para mantener la integridad de los datos.
• Capacidad para coordinar el trabajo del personal de apoyo.
• Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.

Conocimientos y competencias (técnicas y personales)

• Buen conocimiento de la gestión financiera, las técnicas contables, el sistema fiscal y los procedimientos bancarios locales.
• Buen conocimiento de normas internacionales de contabilidad, como las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP), u otras normas de contabilidad internacionales o nacionales.
• Conocimiento de los métodos y las técnicas necesarios para evaluar la calidad y la eficiencia en la ejecución de los procesos.
• Conocimiento del carácter sustantivo de los programas y las actividades de la OIT.
• Conocimiento de las políticas del sistema común de las Naciones Unidas en el ámbito financiero.
• Buen conocimiento de programas informáticos (en particular, de procesamiento de textos, hojas de cálculo y creación de presentaciones), por ejemplo, los de Microsoft Office.

..

En adición se valorará

• Conocimientos de Contrataciones y Adquisiciones de bienes y servicios,
• Conocimientos de auditoría y orientación a los controles internos,
• Conocimientos de evaluación, administración y mitigación de los riesgos.
• Conocimientos de transacciones bancarias, actualización de paneles de firmantes, e-banking, fondeo de cuentas, conciliaciones en moneda local y extranjera, administración y rendición de cajas chicas y/o adelantos, etc.
• Conocimientos de nómina.
• Conocimientos de IPSAS (International Public Sector Accounting Standards)
• Conocimiento de presupuestos, cierres contables, libro mayor, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, provisiones de gastos (devengado/ percibido), cuentas de resultados, preparación de estados financieros,
• Experiencia en preparación de reportes de gestión,

..

• Comprensión de textos e interpretación de normativa técnica contable-financiera para la aplicación en tareas diarias, con adherencia a la gobernanza interna.
• Alto servicio al cliente interno y externo.
• Se valorará que el/la candidato/a sea ordenado/a, con alta capacidad de organización y planificación, dando adecuado seguimiento a las tareas hasta asegurar su terminación en el plazo establecido, honrando los vencimientos.
• Se valorará la proactividad para proponer mejoras, haciendo más eficientes los procesos, conforme normativas vigentes,
• Capacidad de trabajo en equipo,
• Se valorará la rápida adaptación a los cambios y eventuales picos de trabajo.