El propósito del cargo de Asistente técnica Administrativa es realizar labores de apoyo para la gestión de archivo físico y digital de las unidades de NRC que lo requieran.
Responsabilidades generales:
- Asegurar la adherencia con las políticas, herramientas, manuales y directrices de NRC.
- Apoyar con la implementación del portafolio de la función de soporte de acuerdo al plan de acción.
- Preparar y desarrollar reportes de estado requeridos por el/la líder de equipo y Gerencia de Soporte.
- Asegurar el adecuado diligenciamiento de documentos para gestión de pago, inventarios y formatos a su cargo.
- Promover y compartir ideas para el mejoramiento de las funciones de soporte.
- Realizar la labor de acuerdo con el plan de trabajo y desarrollo.
Responsabilidades específicas
- Dar seguimiento y verificar la prestación de servicios de conectividad (Líneas fijas, líneas móviles y servicio de internet) desde la asignación hasta el pago.
- Realizar el registro de información en las bases de datos dispuestas para el seguimiento y control de los procesos administrativos.
- Gestionar y hacer seguimiento al proceso de reserva, confirmación, facturación y conciliación de los servicios de alojamiento.
- Gestionar y brindar soporte de las plataformas dispuestas para la solicitud de servicios de viajes del personal de NRC y visitantes, de acuerdo con los procedimientos y acuerdos marco vigentes estipulados por la unidad de administración; asegurando la gestión adecuada desde la reserva hasta la facturación y pago.
- Revisar y dar seguimiento a los reportes de facturación emitidos por los proveedores de servicios administrativos garantizando su correcta gestión.
- Solicitar y dar seguimiento a los estados de cartera emitidos por los diferentes proveedores de servicios administrativos.
- Apoyar la elaboración de informes y reportes solicitados por la supervisión
- Recopilar y consolidar el archivo físico a cargo de la unidad de administración en el área para la transferencia primaria de acuerdo con los lineamientos de Gestión Documental.
- Las demás tareas asignadas por el supervisor inmediato en el cumplimiento de los objetivos del cargo.
Educación:
Técnico en gestión documental o estudiante de 5to semestre como mínimo.
Competencias genéricas para este cargo
- Experiencia previa laboral, por pasantía o practica universitaria de al menos 1 año.
- Experiencia de trabajo en funciones de apoyo en contextos de ayuda humanitaria
- Experiencia comprobable relacionada con las responsabilidades del cargo
- Algun conocimiento en el idioma inglés
Competencias destrezas, conocimientos y experiencia específicos
- Experiencia comprobada en el uso de MS Office
- Experiencia previa de software relacionado es bien valorada.
- Se valorará positivamente experiencia en cargos similares con algún organismo internacional, con Agencias de Naciones Unidas y/o contexto humanitario.
- Disposición para aprender y entender el carácter del trabajo que se realiza desde el NRC.
- Sensibilidad e interés por los temas sociales.
Si tienes dudas o inquietudes sobre la convocatoria por favor enviar un correo a co.application.so@nrc.no, no se aceptará postulaciones por correo
The Norwegian Refugee Council (NRC) is an independent humanitarian organisation helping people forced to flee. We work in crises across more than 31 countries, providing emergencies and long-term assistance to millions of people every year. We stand up for people forced to flee, advocating their rights. NORCAP, our global provider of expertise, helps improve international and local ability to prevent, prepare for, respond to and recover from crises. NRC also runs the Internal Displacement Monitoring Centre in Geneva, a global leader in reporting on and advocating for people displaced within their own country.
Employment with NRC may lead to employment in or deployment to Regions, Countries, Areas or Offices that may be host to considerable health, safety and security risks. NRC takes this very seriously and we have procedures in place to reduce known risks, but will never be able to take away all risks.
NRC is an equal opportunities employer and aims to have staffing diversity in terms of age, gender, ethnicity, nationality and physical ability.