Asistente(a) de impresión y distribución

Introducción

Este puesto está ubicado en el Servicio de Gestión de la Producción (PMSERV). Forma parte de la Unidad de Producción y Gestión de Publicaciones (PRODOC), que depende del Departamento de Servicios Internos y Administración (INTSERV).  INTSERV es responsable de la gestión de edificios, los bienes y las existencias, la seguridad, la producción, la gestión de la distribución de publicaciones y los privilegios diplomáticos, los viajes y el transporte, el uso de los espacios públicos y los servicios internos generales.  PRODOC es responsable de todos los aspectos de la producción y gestión de publicaciones, incluido el acceso abierto, los derechos de autor, el diseño, la edición, la corrección de pruebas y el control de calidad, la producción digital y la impresión interna y externa. La unidad produce y distribuye documentos oficiales de la OIT y la mayoría de las publicaciones producidas en la sede de la OIT.   

PMSERV es responsable de las plataformas de publicación, la producción digital, la impresión, la gestión del almacenamiento, la encuadernación, la distribución y la venta de una amplia variedad de documentos, publicaciones y material promocional. 

El titular realizará tareas relacionadas con la producción física, el acabado de documentos y las actividades de distribución, incluida la gestión de existencias. En caso necesario, el titular deberá trabajar fuera del horario laboral normal.
 

Funciones específicas

1.    Asistir al supervisor en la realización de los trabajos de impresión y acabado de acuerdo con el plan de trabajo establecido.
2.    Proporcionar información y asistencia a los clientes, tanto verbalmente como a través de canales de comunicación digitales.
3.    Comprobar y preparar los archivos de impresión entrantes para la impresión, incluida la cantidad, calidad y precisión de los productos entregados de acuerdo con los procedimientos de producción y distribución.
4.    Montar, maquetar, imponer y comprobar archivos PDF para impresión. 5. Programar y producir en impresoras digitales.  6. Realizar operaciones de encuadernación y acabado. Prestar asistencia al personal interno y temporal en función de las necesidades operativas.
5.    Asistir al supervisor en el mantenimiento de todas las máquinas de impresión, acabado y expedición. Proporcionar asesoramiento técnico en la actualización y renovación de todos los equipos.
6.    Preparar y redactar la correspondencia general y administrativa.  Contribuir a la preparación de los mandatos técnicos.
7.    Controlar e informar sobre el estado de los consumibles de impresión y distribución. Gestionar los pedidos y controlar las entregas.

8.    Registrar las solicitudes de trabajo individuales y cargar los archivos de producción finales en el Sistema de Gestión de Publicaciones, garantizando la exactitud de los metadatos de impresión y acabado.
9.    Preparar los envíos en coordinación con los servicios de correo y expedición de la OIT.
10.    Realizar tareas relacionadas con la distribución de documentos en reuniones oficiales.
11.    Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.
 

Calificaciones requeridas

Educación

Estudios secundarios completos.

Experiencia

Un mínimo de cinco años de experiencia pertinente.
 

Idiomas

Excelente dominio de un idioma de trabajo de la Organización (español, francés o inglés) y conocimiento práctico de un segundo idioma de trabajo.
 

Competencias

Conocimientos y competencias (técnicas/personales)

•    Conocimiento y comprensión profundos de las tareas y los requisitos del puesto y capacidad para organizar el trabajo.  
•    Capacidad para llevar a cabo una tarea con instrucciones mínimas sobre las técnicas que deben aplicarse.
•    Capacidad para llevar registros e inventarios. 
•    Capacidad para utilizar ordenadores en general y el paquete Office en particular. 
•    Buen conocimiento de las plataformas digitales para gestionar las solicitudes de los clientes, procesar los trabajos y almacenar los archivos digitales. 
•    Capacidad demostrada para utilizar programas informáticos de edición. 
•    Competencia en gestión y distribución de existencias.
•    Buen conocimiento de la cadena gráfica.
•    Conocimiento de los procedimientos editoriales.
•    Capacidad de organización y orientación del personal de apoyo.
•    Capacidad de iniciativa y de mantenerse al corriente de las nuevas técnicas de trabajo.
•    Capacidad para mantener buenas relaciones y contactos con colegas y proveedores de servicios.
•    Capacidad para trabajar eficazmente en un entorno multicultural, con una actitud y un comportamiento modélicos, sensibles a las cuestiones de género, inclusivos y no discriminatorios.