Asociado/a Administrativo/a de Proyectos

Oficina/Unidad/Descripción del Proyecto

El Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo. En Colombia, trabaja en 28 departamentos y 319 municipios.

El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia aportando al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible.  El Documento Programa País del PNUD 2021-2024 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición de país de renta media-alta; con tres prioridades de trabajo: 1) Estabilización: “Paz con Legalidad”; 2) Migración como factor de desarrollo; y 3) Asistencia técnica como acelerador de la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible catalizadores.

A nivel programático PNUD Colombia está organizado en 2 Clústeres y 5 Portafolios: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo que agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática, Construcción de Paz y, Respuesta a Crisis y Estado de Derecho.

El Plan Nacional de Desarrollo 2022-2026 establece para el Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC) metas como la actualización catastral del 70% del área geográfica del país y del 91,36% de los PDET, al tiempo que busca formar o actualizar catastros multipropósito casi 600 municipios del país. De otro lado, como parte del Acuerdo Final para la Paz, se destaca la formación y actualización del catastro e impuesto predial rural para promover el uso sostenible de la tierra, crear un sistema de información agraria integral, aumentar el recaudo municipal y regularizar la propiedad de la tierra. Por ello, el uso del catastro multipropósito se destaca como una herramienta clave para resolver problemas en la gestión de la tierra en Colombia, mejorando la seguridad jurídica, la planificación territorial y reduciendo conflictos por el uso del suelo. Para operativizar esto, se propuso un Sistema General de Información Catastral, integral y multipropósito para facilitar la toma de decisiones y fomentar la equidad en la tenencia de la tierra. Ello implica trabajar en las capacidades institucionales de los actores estratégicos nacionales y territoriales que implementarán este sistema. Es por ello, que este proyecto tendrá como objeto la “cooperación técnica para el fortalecimiento de las capacidades institucionales y de la gestión territorial que contribuyan a la implementación de la Política Pública de Catastro Multipropósito para el Sistema de Administración del Territorio”. En esta suma de esfuerzos, el PNUD, junto con el IGAC se proponen como objetivos específicos: i) fortalecer las capacidades de las comunidades étnicas, campesinas y otros actores clave en la gestión geográfica del país, con el propósito de empoderarlas como socios estratégicos en la toma de decisiones vinculadas a su territorio mediante la promoción de la autonomía, la sostenibilidad y la participación activa en la construcción de un desarrollo territorial inclusivo; ii) contribuir en la optimización de los procesos para generar información, productos y servicios geodésicos, geográficos, agrológicos y cartográficos de 693 centros poblados en 63 municipios, con los requisitos técnicos necesarios en la toma de decisiones estratégicas y sostenibles para la planificación territorial y el desarrollo sostenible; iii) apoyar la implementación de la gestión catastral como herramienta para fortalecer el sistema de administración del territorio y mejorar la eficiencia, transparencia y accesibilidad en la información geoespacial que permita desarrollar un marco sólido para impulsar la toma de decisiones informadas, facilite la planificación territorial y contribuya al desarrollo sostenible, asegurando la integridad y sostenibilidad de la información.

Alcance del Trabajo

Bajo la guía y supervisión directa de la Analista Jefe Nacional de Proyectos en Transformación de Conflictos y Participación Ciudadana, el/la Asociado/a Administrativo/a del Proyecto garantizará la ejecución efectiva de los servicios y procesos administrativos, de adquisiciones y de apoyo financiero en el Proyecto y la asistencia para la utilización transparente de sus recursos financieros y físicos. El/la Asociado/a Administrativo/a del Proyecto promueve un enfoque orientado al cliente consistente con las reglas y regulaciones del PNUD. El individuo trabajará con el equipo del proyecto para garantizar que haya un informe adecuado de la gestión administrativa general según el Documento del Proyecto, en trabajo articulado con el Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC y el PNUD sobre la necesidad de apoyar logística y operativamente el desarrollo de actividades y brindar insumos en la revisión del presupuesto y/o actividades fuera de curso, y acompañar los ejercicios de análisis financieros en  espacios de reunión como Comités Directivos, Técnicos y seguimiento técnico y administrativo. El Asociado Administrativo del Proyecto trabaja en estrecha colaboración con el equipo del Proyecto y demás Áreas Estratégicas de la Organización, para resolver problemas administrativos e intercambiar información.

Las funciones clave incluirán lo siguiente:

• Administración e implementación de acciones para la gestión administrativa de proyecto.
• Apoyo administrativo y financiero para la gestión de Acuerdos de Partes Responsables y Subvenciones de Bajo Valor.
• Adquisición de servicios y productos requeridos para el proyecto.
• Organización de los procesos de adquisición del proyecto.
• Implementación de estrategia de abastecimiento y herramientas de e-procurement.
• Control de los activos del proyecto.
• Facilitación de la construcción y el intercambio de conocimientos.

Administración e implementación de acciones para la gestión administrativa de proyecto.

• Ayudar al proyecto con la planificación, formulación y seguimiento del presupuesto del proyecto;
• Garantizar el pleno cumplimiento del proyecto con las normas y reglamentos del PNUD sobre procesos logísticos, administrativos y de apoyos a la gestión financiera, informes y auditoría, así como marcos de controles internos y efectivos;
• Realizar un seguimiento de la entrega del proyecto a través de QUANTUM y otras herramientas;
• Mantener una tabla de procesos basada en las actividades administrativas desarrolladas para monitorear los gastos en tiempo real; asegurar que estén en línea con el Plan Anual de Trabajo aprobado;
• Llevar a cabo un análisis, según sea necesario, sobre el avance administrativo en línea con lo previsto en el AWP y mantener informados a los Socios tanto del IGAC y el PNUD sobre posibles alertas en la ejecución;
• Proporcionar insumos para la generación de informes a los Socios y al PNUD; sobre el avance en aspectos administrativos y su incidencia frente a la situación financiera/contable del proyecto y proponer soluciones para mejorar la situación;
• Supervisar que los insumos o la información que se registre en el sistema QUANTUM, sean confiables y tomar acciones correctivas oportunas sobre posibles datos erróneos;
• Apoyo en la verificación y conciliación de informes de gastos de la(s) parte(s) responsable(s);
• Elaboración de solicitudes de pago y tramitación de comprobantes en QUANTUM.

Brindar apoyo administrativo de Proyecto

• Mantener la documentación en formato electrónico y/o impreso, de las acciones administrativas adelantadas en el marco del proyecto, de acuerdo con las políticas y directrices del PNUD;
• Mantiene y actualiza periódicamente la base de datos de contactos de las contrapartes del proyecto;
• Revisar y compilar la documentación necesaria durante el proceso de adquisición, en apoyo del equipo del Centro de Servicios y las unidades de adquisiciones y compras.
• Revisar y verificar facturas y gastos de servicios comunes con cargo al presupuesto de proyecto (arrendamientos, servicios públicos, teléfono, varios);
• Organizar reuniones relacionadas con el proyecto.
• Brindar soporte de comunicación (correspondencia electrónica e impresa, etc.) de acuerdo con las necesidades de proyecto.
• Facilitar el apoyo logístico.

Adquisición de Servicios y productos requeridos para el proyecto

• Servir de enlace para garantizar la adquisición oportuna de los servicios y productos necesarios para la entrega del proyecto, de acuerdo con el Plan de Adquisiciones y el Plan de Trabajo Anual;
• Proporcionar información al Project Manager (PM) para el desarrollo de los TOR y tomar la iniciativa en la selección de servicios y productos;
• Llevar a cabo la gestión de contratos en estrecha colaboración con el equipo de proyecto y las áreas vinculadas con la gestión de contratos.
• Garantizar que los pagos y las entregas se realicen a tiempo a proveedores, clientes y socios;
• Garantizar el cumplimiento de las actividades de adquisiciones con las normas, reglamentos, políticas y estrategias de las Naciones Unidas y el PNUD; implementación del control interno efectivo, buen funcionamiento de un sistema de gestión de adquisiciones orientado al cliente.

Organización de los procesos de adquisición del proyecto.

• Revisión y actualización del plan de adquisiciones, según sea necesario, para el proyecto y su implementación y seguimiento;
• Organización de procesos de adquisiciones, incluida la preparación y realización de invitaciones a cotizar y recepción de las mismas, ofertas o propuestas, su evaluación, negociación de ciertas condiciones de contratos en pleno cumplimiento de las normas y reglamentos del PNUD;
• Elaboración de Órdenes de Compra o microcompras para contratación de servicios, seguimiento en la creación de perfiles o Suppliers QUANTUM;
• Revisión de los procesos de adquisiciones realizados por el proyecto; y apoyo en la preparación de insumos a presentar al Comité de Contratos, Bienes y Adquisiciones (CAP) y al Comité Asesor de Adquisiciones (ACP);
• Asegurar un sistema de control interno a las Órdenes de Compra para su preparación y envío; y así llevar a cabo acciones correctivas oportunas en las mismas, evitando errores en la verificación de presupuesto y otros problemas.

Asegura la implementación de la estrategia de abastecimiento enfocándose en el logro del siguiente resultado

• Elaborar y actualizar las parrillas de proveedores, implementar la selección y evaluación de proveedores.

Asegura el debido control de los activos adquiridos en el proyecto enfocándose en el logro del siguiente resultado:

• Elaboración de informes de inventario;
• Implementación de Inventario y control de verificación física en el proyecto.

Asegura la organización de los servicios logísticos enfocándose en el logro de los siguientes resultados:

• Brindar apoyo en la gestión de viajes, incluida la compra de boletos, cálculo de DSA, preparación de órdenes de compra; organización de envíos
• Hacer seguimiento a los procesos de legalización de viajes o Travel Claim, a fin de evitar retrasos en la gestión de pagos de facturas a la Agencia de Viajes o afectaciones al presupuesto de proyecto.

Asegura la facilitación de la construcción de conocimientos y el intercambio de conocimientos en el país, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

• Sintetizar las lecciones aprendidas y mejores prácticas en Compras;
• Realizar contribuciones sustanciales a las redes de conocimiento y comunidades de práctica.
• Asesorar al personal del Proyecto sobre cuestiones administrativas, logísticas u operativas;
• Informar a la Entidad Socia sobre los procesos relacionados con la gestión administrativa y financiera de proyecto cuando sea el caso;
• Sintetizar las lecciones aprendidas y las mejores prácticas en la gestión administrativa de Proyecto;
• Brindar soporte a las organizaciones socias con las que se desarrollan procesos de Subvenciones de Bajo Valor y Acuerdos de Partes Responsables.

El titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.

Organización Institucional

El/la Asociado/a Administrativo/a del Proyecto reportará a la Analista Jefe Nacional de Proyectos en Transformación de Conflictos y Participación Ciudadana. El/la Asociado/a Administrativo/a del Proyecto trabajará en estrecha colaboración con el equipo de proyecto, Áreas del PNUD, Entidades y organizaciones Socias en la implementación.

Competencias

Núcleo
NIVEL 1: Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad antes de la fecha límite
NIVEL 1: Abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es un solucionador de problemas pragmático, hace mejoras
NIVEL 1: De mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación
NIVEL 1: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambigüedad/incertidumbre, es flexible
NIVEL 1: Muestra impulso y motivación, capaz de actuar y entregar con calma frente a la adversidad, confiado
NIVEL 1: Demuestra compasión/comprensión hacia los demás, establece relaciones positivas
NIVEL 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios inconscientes, confronta la discriminación

Competencias transversales y técnicas

Área Temática Nombre Definición Dirección de Negocios y Estrategia Toma de decisiones efectiva Capacidad para tomar decisiones de manera oportuna y eficiente de acuerdo con la autoridad, el área de especialización y los recursos propios Administración de Empresas Gestión de proyectos Habilidad para planificar, organizar, priorizar y controlar recursos, procedimientos y protocolos para lograr objetivos específicos Desarrollo de negocios Generación de conocimiento Habilidad para investigar y convertir la información en conocimiento útil, relevante para el contexto o que responda a una necesidad declarada Operaciones: Administración, Finanzas, Recursos Humanos, Compras, TI y Seguridad (Finanzas) Contabilidad (General) Conocimiento de los conceptos, principios, marcos, normas, reglamentos, políticas y tendencias contables, y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas y/o prácticas. Operaciones: Administración, Finanzas, Recursos Humanos, Compras, TI y Seguridad (Finanzas) Administración de Presupuesto Capacidad para apoyar los aspectos presupuestarios del proceso de planificación del trabajo, elaboración y gestión de los presupuestos del equipo. Operaciones: Administración, Finanzas, Recursos Humanos, Compras, TI y Seguridad (compras) Administración de Contratos Conocimiento de los conceptos, principios y métodos de gestión de contratos, y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas y/o prácticas. Gestión Empresarial Monitoreo Capacidad para proporcionar a los gerentes y partes interesadas clave, retroalimentación regular sobre la consistencia o discrepancia entre las actividades planificadas y las realizadas, el desempeño y los resultados del programa

Calificaciones Mínimas del NPSA exitoso

Requerimientos Educativos Básicos	Título de Bachiller (Educación Secundaria) es requerido. Título Profesional universitario (nivel Licenciatura) en Administración de Empresas, Administración Pública, Contaduría Pública o Finanzas será considerado favorablemente, pero no es requisito..
Mínima cantidad de años de experiencia laboral relevante	Mínimo 7 años (educación secundaria) o 4 años (título universitario) de experiencia relevante demostrable en administración y finanzas, en Proyectos desarrollados por Organizaciones Internacionales o Entidades de Gobierno.
Habilidades y Competencias requeridas	Experiencia demostrada en el trabajo y el mantenimiento de buenas relaciones con las contrapartes gubernamentales y los beneficiarios de programas o proyectos (por ejemplo: Representantes del gobierno, socios para el desarrollo, organizaciones de la sociedad civil y del sector privado). Experiencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (Office, MS Word, Excel, Power Point, etc.) y conocimiento avanzado en paquetes de base de datos, así como en el manejo de los sistemas administrativos en Internet.
Habilidades y Competencias deseadas  adicionales	Título de Maestría en Áreas Administrativas. Experiencia en el manejo de sistemas de seguimiento ATLAS o QUANTUM. Habilidades en comunicación asertiva, con Donantes o Contrapartes. Dominio en la elaboración y presentación de informes administrativos y financieros a contrapartes, sería una ventaja.
Idioma(s) requerido(s)	Fluidez en Español es requisito.
Certificados Profesionales	N/A

Viajes

Se espera que viaje según las necesidades del proyecto.

Los siguientes documentos serán requeridos a los solicitantes:

a) CV personal o P11, indicando todos los cargos anteriores ocupados y sus principales funciones subyacentes, su duración (mes/año), las calificaciones, así como los datos de contacto (correo electrónico y número de teléfono) del Candidato, y al menos tres ( 3) las referencias profesionales más recientes de supervisores anteriores. Las referencias también pueden incluir compañeros.

b) Una carta de presentación (extensión máxima: 1 página) que indique por qué el candidato se considera apto para el puesto.

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the NPSA categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Non-discrimination

UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.
UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.