Asociado/a de Finanzas

Bajo la supervisión directa de la Oficial Senior de Finanzas, quien depende de la Jefa de los Servicios de Apoyo, el/la Asociado/a Financiero/a prestará apoyo financiero y administrativo para la tramitación, el registro, la supervisión y el mantenimiento oportunos de las transacciones financieras y las cuentas relativas a pagos e ingresos de conformidad con las normas, reglamentos, políticas y procesos financieros de UNOPS.

Resumen de funciones clave:

1. Soporte en la implementación de estrategias y procedimientos operativos

2. Control de cuentas y pagos  

3. Reportes financieros

4. Creación e intercambio de conocimientos

1. Soporte en la implementación de estrategias y procedimientos operativos

Garantiza la administración de los presupuestos y el funcionamiento del sistema óptimo de recuperación de costes, centrándose en la consecución de los siguientes resultados:

• Soporte para garantizar el cumplimiento total de las normas, reglamentos y políticas de las actividades financieras de la ONU / UNOPS, el sistema de registro / presentación de informes financieros y el seguimiento de las recomendaciones de auditoría; implementación de controles internos efectivos, funcionamiento adecuado de un sistema de gestión de recursos financieros orientado al cliente.

• Soporte en la implementación de acuerdos de costos compartidos y fondos fiduciarios, elaboración de condiciones de contribuciones dentro de los esfuerzos de movilización de recursos de la oficina.

• Soporte en la implementación de estrategias de ahorro y reducción de costos en consultas con gerencia de oficina.

1. Control de cuentas y pagos 

• Análisis y elaboración de propuestas para el sistema de control de gastos interno que asegura que los comprobantes procesados se cotejan y completan, las transacciones se registran y contabilizan correctamente en ERP; las nóminas estén debidamente preparadas; Las reclamaciones de viaje y otros derechos se tramitan debidamente;

• Control de calidad de la cuenta mediante la realización de revisión, análisis y conciliación continuos de cuentas. Investigación de discrepancias e inicio de acciones correctivas oportunas en los comprobantes no contabilizados, incluidos los comprobantes con errores de verificación de presupuesto, excepciones de coincidencia, comprobantes no aprobados;

• Soporte al Oficial de Finanzas para dar respuesta oportuna a las solicitudes de la sede para resolver problemas de datos financieros;

• Control de las cuentas por cobrar de los proyectos de UNOPS y seguimiento con los socios de las contribuciones, mantenimiento del libro mayor.

• Asegurar el mantenimiento adecuado de las cuentas financieras sobre el terreno; preparación de registros financieros, declaraciones e informes según sea necesario; coordinación de las respuestas sobre el terreno a consultas de auditoría interna y externa;

• Asegurar la recepción, gestión, salvaguarda y desembolso adecuados de los pagos manejados por el campo; revisión, modificación, iniciación e implementación de procedimientos de control interno;

• Control adecuado de los documentos justificativos de los pagos; preparación de todo tipo de vales; 

• Ciclo de pago y ejecución de pagos;

• Preparación de informes financieros oportunos para su presentación a la agencia de financiamiento de acuerdo con las reglas de UNOPS y de acuerdo con los procedimientos establecidos;

• Monitoreo de informes de excepción financiera para actividades inusuales, transacciones e investigación de anomalías o transacciones inusuales;

• Velar por el adecuado mantenimiento de las Cuentas por Cobrar de los proyectos de UNOPS y el seguimiento con los socios de las contribuciones, la creación de depósitos en ERP y su aplicación a las partidas pendientes de AR.

1. Reportes financieros

• Se comunica con colegas del proyecto y oficinas regionales para verificar, corregir, agregar y mejorar la calidad de las actividades financieras para un proyecto determinado, incluidos los informes financieros.

• Contacto frecuente con la Oficial de Finanzas y otro personal de finanzas dentro de la organización para preparar pagos, conciliación de datos, informes de clientes o actividades de auditoría.

• Preparación de estados financieros para clientes.

1. Creación e intercambio de conocimientos

• Soporte en la organización y facilitación de iniciativas de formación y aprendizaje para el personal sobre temas relacionados con las finanzas.

• Aportar contribuciones sólidas a las redes de conocimiento y comunidades de práctica mediante la síntesis de las lecciones aprendidas y la difusión de las mejores prácticas en materia de recursos humanos.

• Aportar comentarios, ideas y conocimientos internos sobre procesos y mejores prácticas y utilizarlos de forma productiva. 

• Como usuario/a clave, prestar apoyo a la gestión financiera en el módulo de gestión financiera del sistema Enterprise a los/as clientes internos/as.

a. Educación 

• Se requiere haber finalizado los estudios secundarios. 

• El título universitario (nivel licenciatura o tecnicatura) en Administración de Empresas, Administración Pública o disciplinas equivalentes es deseable y puede reemplazar años de experiencia relevante.

• Es deseable contar con certificación pertinente en gestión financiera o contabilidad. 

b. Experiencia laboral 

• Se requiere un mínimo de 6 años (dependiendo acreditaciones académicas) de experiencia laboral pertinente en las áreas de finanzas, contabilidad, administración de empresas o campos relacionados.

• Es altamente deseable el conocimiento de las normas y reglamentos financieros de UNOPS y el conocimiento práctico de ERP.

• Es deseable la experiencia con MS Office (Google Suite tools) y en la gestión financiera, utilizando sistemas electrónicos.

• Se valorará la experiencia en organizaciones del sistema de las Naciones Unidas.

c. Idiomas

• Se requiere fluidez en español.

• Se valorará el conocimiento intermedio del idioma inglés y/o portugués