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La asignación de el/la Asociado/a Senior de Apoyo a la Gestión de Proyectos tiene por propósito apoyar al Gerente de Proyecto en sus funciones de aseguramiento de la correcta gestión técnica y administrativa del proyecto. El/la Asociado/a Senior de Apoyo a la Gestión de Proyectos reportará a el/la Gerente de Proyecto , interactuando en su trabajo con el personal técnico del proyecto, con el personal de servicios de soporte y con otros/as asociados/as de soporte de la oficina.
El/La Asociado/a Senior de Apoyo a la Gestión de Proyectos apoyará en el aseguramiento de las políticas, procesos y sistemas siguiendo los estándares de la organización.
El/La Asociado/a Senior de Apoyo a la Gestión de Proyectos tendrá las siguientes funciones:
1. Aseguramiento de la calidad
Apoyar en garantizar el cumplimiento de las normas definidas por UNOPS para la gestión de programas/proyectos.
Apoyar en las revisiones de calidad de los documentos y entregables del programa/proyecto.
Apoyar en el control de calidad para los productos de gestión (planes, herramientas, informes, etc.).
Aseguramiento de la calidad de los proyectos de UNOPS (presupuesto, cronogramas, entregables, planificación, servicios de soporte,) en implementación a través de ejercicios de monitoreo periódico y de los nuevos proyectos.
Apoyar en la revisión y generación de insumos para las propuestas de proyectos, asegurando criterios y tolerancias de calidad, alcance de los resultados acordados, incluidos los métodos de calidad y las responsabilidades.
Coordinar los procesos de aseguramiento de la calidad para garantizar el cumplimiento de los estándares, normas y directrices internas y externas (en los acuerdos).
Brindar insumos al Gerente de Proyecto para apoyar en la redacción y/o revisión de las planificaciones y sobre el progreso en la implementación de los proyectos.
Orientar a los miembros de los equipos de proyecto en la gestión documental para asegurar la correcta administración de la información verificando que cumpla con las guías, procedimientos y lineamientos de gestión de proyectos en UNOPS
Apoyar a el/la Gerente de Proyectos en la revisión de las reuniones trimestrales de aseguramiento de la calidad de los proyectos verificando que los indicadores, informes, tablas de control cuenten con datos actualizados y correctos.
Administrar los flujos de información y supervisar documentar los cambios, registros de riesgos y gestión de problemas mediante el establecimiento de procedimientos de control de documentos.
3. Gestión financiera y de adquisiciones
Producir informes de monitoreo financiero bajo los estándares y requerimientos de UNOPS, utilizando OneUNOPS Reports u otras plataformas corporativas.
Alertar de manera oportuna a el/la Gerente de Proyecto sobre déficits y sobrecostos generados en los proyectos.
Contribuir en la revisión presupuestaria de los proyectos y en la implementación de iniciativas correctivas si fuera el caso gestionando los ajustes de presupuesto y solicitudes de aprobación a los organismos de revisión interna de UNOPS .
Realizar el seguimiento a la gestión de contratos, procesos de pagos a proveedores y terceros, gestionando los pasos necesarios en el sistema ERP y coordinando con el área de soporte financiero de la oficina.
4. Monitoreo y reporte de Proyectos
Monitorear el seguimiento de cumplimiento de hitos y compromisos en los cronogramas de trabajo de los proyectos, apoyando en el diseño y la actualización de los mismos.
Realizar la elaboración de los informes técnicos y financieros mensuales y periódicos.
Mantener los siguientes registros: registro de riesgos, lecciones aprendidas, criterios de sostenibilidad y demás registros delegados por el gerente de proyecto.
Realizar la gestión de documentación del proyecto (incluyendo la elaboración supervisada de formatos específicos en caso que sea necesario) siguiendo las normas del manual de archivo. Velar por que la documentación esté siempre al día comunicándose transversalmente con todas las áreas involucradas.
5. Gestión y coordinación de las partes
Preparar la organización y seguimiento a los documentos/comunicaciones, notas conceptuales con y para las contrapartes teniendo en cuenta las normas y directrices de las áreas competentes,así como los lineamientos estratégicos de la oficina multipaís y regional para el desarrollo de nuevas oportunidades.
Participar en cualquier reunión de interés para el programa a petición de la Dirección de País o Gerente de Proyecto para proporcionar seguimiento a los acuerdos, propuestas de proyecto y apoyo de alianzas estratégicas de la oficina.
6. Gestión del conocimiento
Revisión de Procedimientos Operativos Estándar internos para la unidad de soporte de programas para poder alcanzar la implementación de los mismos, contribuyendo a la madurez de la oficina.
Apoyar y monitorear al/la Gerente de Proyecto en la recopilación de lecciones aprendidas y las mejores prácticas del proyecto.
**Para conocer más sobre las responsabilidades del puesto revisar el TDR adjunto en la publicación de esta vacante.**
Calificaciones y experiencia
a. Educación
Diploma de estudios secundarios es requerido.
Diploma de estudios Universitarios de preferencia en Ingeniería, Administración de Empresas o Economía, Infotecnología, Ciencias Sociales, Ciencias exactas o carreras afines, será considerado valorable y podrá sustituir algunos años de experiencia requeridos.
b. Experiencia (por favor describa detalladamente en su aplicación):
Mínimo 7 años de experiencia profesional dependiendo de las credenciales académicas que el/la candidato/a presente, pertinente en el ámbito de la asistencia y monitoreo a la gestión de proyectos, preferiblemente de desarrollo.
Se requiere experiencia y conocimiento de las normas reglamentarias administrativas y/o los procedimientos en materia de gestión de proyectos, adquisiciones, finanzas, y/o gestión de recursos humanos.
Se requiere el conocimiento y manejo de herramientas informáticas a nivel de usuario del MS Office y/o Google Suite.
Se valorará experiencia en: (por favor describa detalladamente en su aplicación)
Participación en uno o más de las siguientes categorías de proyectos: adquisiciones públicas, infraestructuras sociales, infotecnología, salud pública, gestión portuaria, alianzas público-privadas y gestión ambiental.
Planeación, seguimiento, medición y desarrollo de proyectos.
Elaboración de presupuestos y control de provisiones financieras.
Apoyo y ejecución de actividades encaminadas al desarrollo de negocios.
Experiencia en al menos una de las siguientes herramientas informáticas: análisis de datos, reportes, herramientas de gestión de proyectos y sistemas de gestión de la información.
c. Idioma
Dominio del español hablado y escrito.
Se valorará el conocimiento intermedio del idioma inglés
Para más información sobre los Valores de ONU, ver documento adjunto: Marco de Valores y Comportamientos de UN
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