CONTEXTO ORGANIZATIVO:

El Programa Mundial de Alimentos (WFP) de las Naciones Unidas es el mayor organismo humanitario de lucha contra el hambre del mundo. En Colombia, el apoyo que WFP brinda al gobierno nacional responde a los Objetivos de Desarrollo Sostenibles (ODS) 2 y 17 haciendo uso de herramientas innovadoras tales como transferencias en dinero y compra local de alimentos a través de asociaciones de agricultores. Las actividades del WFP en Colombia se concentran en las poblaciones más vulnerables, que incluye víctimas de la violencia, comunidades marginadas y grupos étnicos. El objetivo es reconstruir y fortalecer sus fuentes de subsistencia, asegurando que tengan adecuado acceso en todo momento a dietas nutritivas y diversas e incrementando su capacidad para recuperarse y adaptarse a los cambios climáticos. Esto se hace de manera progresiva a través del desarrollo de las capacidades de autoridades locales para implementar programas responsables que contribuyan a reducir la inseguridad alimentaria y la malnutrición.

Bajo la supervisión del Jefe de la Unidad Cadena de Suministro de la Oficina Central, el Asociado de Cadena de Suministro será responsable de prestar apoyo especializado a las operaciones y actividades de logística bajo “Service Provision”, aplicando la normas y procesos estándar de WFP y contribuyendo, directa o indirectamente, al suministro eficiente y eficaz de asistencia alimentaria a los beneficiarios. Dará muestras de responsabilidad y espíritu de iniciativa para responder autónomamente a consultas y problemas disponiendo solo de orientaciones de orden general. Se requiere que hagan uso de buen criterio frente a los problemas imprevistos que puedan surgir a diario.

La citada posición surge del proyecto ECHO-HIP, que tiene un espíritu de coordinación en la asistencia humanitaria, que consiste en la implementación de una plataforma logística en el pacífico colombiano, para proveer transporte fluvial de carga humanitaria principalmente con un componente de almacenamiento y transporte terrestre urbano, de beneficio común para las diferentes organizaciones humanitarias sin costo hasta disponibilidad de recursos o hasta diciembre 31 de 2024.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):

Coordinación

1. Conocer la dinámica de asistencia humanitaria del gobierno y organizaciones humanitarias de la costa pacífica colombiana interactuando en los diferentes espacios de coordinación, como Equipos Locales de Coordinación (ELC) y Comités Interinstitucionales Humanitarios (EIH) etc. con el fin de identificar las necesidades logísticas de la comunidad humanitaria de la costa.
2. Alentar a las diferentes organizaciones humanitarias a la utilización de los servicios almacenamiento y transporte fluvial, buscando potenciar la atención de éstos en lugares de acceso fluvial, promoviendo la coordinación de las operaciones logísticas de carga humanitaria entre éstas, con el fin de hacer uso eficiente de los citados servicios, buscando coincidencias en tiempo y lugar en atención a los diferentes proyectos que se vayan a ejecutar.
3. Contribuir con acuerdos de servicios de las organizaciones humanitarias, definiendo parámetros de uso, condiciones, responsabilidades y deberes, buscando fluidez, eficiencia y articulación en las operaciones logísticas.

Gestión de mercados/proveedores

4. Conocer el mercado local y regional de almacenamiento y manejo de mercancías, transporte terrestre urbano y transporte fluvial, en relación con la oferta de proveedores, modelos de negociación y alcance de los servicios.
5. Detectar prácticas comerciales particulares de los servicios prestados en la región que contravengan los procesos estándares del WFP, reportarlos a oficina central con el fin de tomar acciones que mitiguen los riesgos y que puedan alinearse con los procesos corporativos.
6. Presentar a potenciales proveedores el objeto misional del WFP, socializar las necesidades de servicios, los procesos operativos y administrativos, con el fin de determinar el grado de cumplimiento de éstos a los requerimientos de la organización.
7. Contribuir con la compilación de datos y documentos para fundamentar la selección de proveedores, velando por el cumplimiento de los procesos corporativos.

Operación

8. Recibir y consolidar las solicitudes de servicios, asegurando que las especificaciones de estén claras, completas y que se ajusten a los parámetros de servicios acordados con las organizaciones, y que éstas vengan acompañadas de la documentación soporte de la carga, tales como, listas de empaque, facturas, remisiones, manejo etc.
9. Emitir las recomendaciones de manejo, de acuerdo con el tipo de carga a manejar; embalaje, identificación, rótulos, que aseguren una adecuada conservación en los trayectos a que se vea sometida las mercancías.
10. Coordinar con las organizaciones, la recepción de la carga en la bodega de consolidación, comparando lo recibido vs lo indicado en la remisión, contabilizando el número de bultos recibidos, alertando a la organización propietaria cualquier novedad e incorporando la información al sistema de información de inventarios.
11. Diseñar las rutas de transporte fluvial requeridas, de acuerdo con las fechas y puntos de entrega de carga a movilizar de las organizaciones, calculando el número de embarcaciones de acuerdo a su capacidad y los días de navegación.
12. Solicitar con base en los contratos con los proveedores, los vehículos de transporte urbano para movilizar la carga a los muelles, las embarcaciones necesarias para el transporte fluvial y coordinar fecha, hora y recursos necesarios para llevar a cabo la operación.
13. Emitir toda la documentación que soporta la movilización de la carga, como control de despacho, la planilla consolidada de carga en los diferentes medios de transporte y las cartas de porte de la mercancía de las diferentes organizaciones.
14. Realizar el despacho de las mercancías de la bodega de consolidación, presenciar las operaciones de cargue y descargue en cada uno de los medios de transporte para asegurar la adecuada manipulación, correcto apilamiento, identificación y ordenamiento de la carga para facilitar las entregas en destino.
15. Entregar a los transportadores la documentación que certifica el contenido de la carga y las cartas de porte que deben ser entregadas en cada destino para el cumplido del servicio.
16. Verificar el estado de las entregas, haciendo seguimiento con los proveedores validando los pasos de control, inconvenientes, atrasos etc. y cualquier novedad que se presenta para mantener informado a las organizaciones usuarias del servicio. Al finalizar los servicios, debe hacer las evaluaciones de desempeño para llevar un récord de cumplimiento.

Presupuesto y facturación

17. Elaborar de acuerdo con los servicios que se contraten para la prestación de los servicios, un presupuesto para cuantificar el monto y solicitar la creación de las órdenes de compra respectivas, las cuales deberá estar liberada previamente a la solicitud del servicio.
18. Calcular con base en los recursos utilizados en la prestación del servicio para los casos que aplique, un prorrateo de acuerdo con la utilización de los recursos por organización para llevar un récord de gasto por cada una de ellas.
19. Certificar los servicios realizados por los proveedores contratados la prestación del servicio y dar aprobación las facturas emitidas, verificando que las tarifas aplicadas concuerden con los contratos o acuerdos previamente realizados.

MARCO DE LIDERAZGO DEL PMA: NORMAS COMUNES DE COMPORTAMIENTO