Asociado de proyectos

El/la Asociado/a de Proyectos trabajará de forma directa bajo la supervisión del Coordinador de Proyecto “Nuevos Actores Económicos” quien a su vez responde al Oficial de Programa que coordina el área GyT. Será parte de un equipo de 6 personas, compuesto por un coordinador de Proyecto, dos analistas de programa, un asociado de proyecto para el área de finanzas y 2 asociados de proyecto para adquisiciones y logística. Además, trabajará estrechamente con otros oficiales de programa de Gobernabilidad y Transformación Productiva y con el Analista de Programa para temas de financiación al desarrollo. Asimismo, trabajará en coordinación con la Coordinación de Programa y articulará acciones con el equipo de oficiales de programa y proyectos.

Las funciones del Asociado de Proyectos, dando estricto cumplimiento a las normas y procedimientos del PNUD y en estrecha vinclulacion con el/la Oficial para Proyectos de TP son:
1. Proporciona apoyo administrativo eficaz a la gestión del programa a nivel nacional y niveles territoriales

• Asiste al Coordinador/a del proyecto en el desarrollo de las actividades administrativas relativas a sus responsabilidades, garantizando la gestión y ejecución eficiente y efectiva del Programa. Esto incluye organización de misiones, Secretarías Técnicas, Comité Nacional de Coordinación, eventos y reuniones, manejo de agendas de trabajo, elaboración de documentos y presentaciones, entre otros, según sea requerido.
• Apoya la redacción de comunicaciones, cartas, minutas de encuentros, relatoría de talleres, entre otras relacionadas con la gestión del proyecto.
• Creación de Vendors, perfiles de viajeros, reserva de pasajes, salones, compra de insumos y materiales y todos los detalles logísticos que demande una actividad determinada en el marco del programa.
• Gestiona la autorización de misiones oficiales, y vela por el cumplimiento de los requisitos establecidos en el proceso hasta el reembolso de viáticos.
• Realiza seguimiento administrativo y financiero (vigencia y pagos) a los contratos, órdenes de servicio y/o compra, Acuerdos, reembolso de viáticos, etc. que se implementan a nivel nacional y en los territorios, y efectúa las alertas y gestiones necesarias para que las actividades no se vean afectadas.
• Seguimiento y apoyo con énfasis en los procesos de contrataciones de servicios de consultorías.
• Apoyo en las coordinaciones logísticas del Plan de Trabajo Anual (POA) en diálogo con la institución nacional que lidera el programa.
• Apoya en el registro documental de las acciones que se realizan en el marco del programa, archivo, mantenimiento de registros, datos, correspondencia, agendas de trabajo, imágenes, entre otros.
• Realizará procesamiento de pagos y contribuirá a la generación de reportes financieros.

2. Apoyo administrativo a la operación y funcionamiento del Programa

• Prepara el presupuesto anual de funcionamiento del programa.
• Elabora el plan de adquisiciones de los insumos requeridos para el buen funcionamiento la Oficina, y maneja los procesos de compras y adquisiciones necesarios en este sentido.
• Asegura la correcta utilización de equipos de oficina, de comunicaciones y de vehículo, entre otros, implementando los mecanismos de control (formatos de préstamo de equipos, Actas de entrega de inventario) necesarios para la custodia de los bienes asignados (computadoras,muebles, datashow, vehículo, cámara fotográfica, entre otros).
• Apoya la reserva de salones, pedidos de almacén, compras en plazas, entre otras.
• Garantiza la correcta programación y ejecución de los recursos destinados a gastos operativos / por concepto de utilización del espacio y de los servicios e insumos utilizados.
• Mantiene al día y en orden el archivo de la Oficina, conforme con las normas y procedimientos del PNUD. Asimismo mantiene el stock de materiales impresos para visibilidad del programa e insumos para funcionamiento del equipo.

3. Apoyar las coordinaciones logísticas y a los procesos de gestión de la información relacionados con los proyectos

• Proporcionar apoyo integral en todos los aspectos de la implementación del proyecto de acuerdo con los documentos del proyecto, planes de trabajo anuales y otros acuerdos entre el PNUD y los socios responsables.
• Apoyar la organización de misiones, eventos, reuniones, etc en corresponencia con las normas y procedimientos del PNUD y los donantes.
• Contribuir a mantener actualizados los registros y archivos del proyecto.
• Ofrecer apoyo a procesos de gestion de información y conocimientos relevantes para los proyectos.

4. Otras funciones requeridas para la adecuada implementación de los objetivos y resultados del Programa y la gestión operativa de la Oficina, dando cumplimiento a las normas PNUD.