Asociado gestión y administración de proyecto

1.  Ejecutar las actividades administrativas y apoyar en la gestión estratégica del proyecto desde enfoque orientado a resultados, rendición de cuentas y transparencia 

a. Registrar y dar seguimiento a la incorporación de nuevas colaboraciones en el marco del proyecto, considerando la sistematización de acuerdos de colaboración y sus correspondientes revisiones sustantivas y presupuestales.

b. Acompañar el seguimiento del Plan de Trabajo del proyecto, asegurando un ritmo de gasto acorde a los tiempos de implementación y asegurando la ejecución del recurso comprometido (delivery) de manera trimestral y anual. 

c. Proveer información oportuna y estratégica dentro de los procesos de auditoría y ejecutará cualquier acción correctiva que resulte de estos ejercicios, procurando mantener un margen de error mínimo en la implementación normativa del PNUD. 

d. Apoyar la elaboración de informes trimestrales, de avance y finales con base en la normatividad del PNUD, así como apoyar en el cumplimento de todas las normas y lineamientos marcados por el PNUD en términos administrativos. 

2. Apoyar con información para la definición de objetivos y en la valoración de las necesidades para la implementación del proyecto.

a. Asistir a la coordinación, especialistas y personal programático para el desarrollo estratégico del proyecto. 

b. Proporcionar apoyo técnico sustantivo para la elaboración de propuestas cuando le sea solicitado.

c. Asistir a la coordinación, especialistas y personal programático para garantizar el conocimiento y aplicación correcta de la normativa del PNUD.

3. Ejecutar los procesos adquisiciones, licitaciones y de recursos humanos del proyecto, los cuales deberán conducirse de forma transparente, imparcial y oportuna, y acorde a los principios establecidos por el PNUD.

a. Monitorear el cumplimiento del plan general de adquisiciones y contrataciones de los proyectos, informando de forma oportuna de situaciones que obstaculicen la correcta gestión administrativa. 

b. Revisar la pertinencia de los Términos de Referencia, asegurando su alineación a las necesidades y actividades del proyecto, garantizando que los procesos cuenten con disponibilidad financiera y pertinencia en el gasto. 

c. Elaborar las solicitudes de contrato, enmiendas o finiquitos del personal del proyecto, así como de las y los consultores y empresas que participan en el mismo.

d. Asegurar que el equipo del proyecto cuente, con estudios médicos, credencial, cuenta de correo electrónico y cursos de seguridad acreditados.

e. Liderar los procesos de compras y adquisiciones del proyecto, acorde a las indicaciones programáticas. Al respecto deberá llevar el control del inventario físico, vigilar el uso, funcionamiento y conservación del mobiliario y equipo bajo su responsabilidad, asegurando que los registros estén actualizados y se hayan realizados los resguardos correspondientes.

f. Llevar el control de viajes y talleres (tanto en términos de organización, como, y de ser el caso, en caso de existir procesos de anticipo y comprobación).

4. Bajo la guía de la gerencia de la Unidad de Desarrollo Social y Económico y de la coordinación del proyecto, llevar el control financiero de los recursos de operación.

a. Elaborar reportes de seguimiento para monitorear la situación financiera y el ritmo del gasto del proyecto.

b. Monitorear los pagos ejecutados, tomando responsabilidad del proceso, para asegurar la liquidez de los recursos del proyecto. 

c. Registrar y dar seguimiento a los recursos de cada donante, considerando la fuente de los fondos y el GMS, y dar seguimiento a las ministraciones. 

d. Emitir recomendaciones oportunas relacionadas al manejo presupuestal, proponiendo alternativas que permitan el uso eficaz y eficiente de recursos.

e. Realizar revisiones presupuestales de acuerdo con las necesidades del proyecto. 

f. Organizar y mantener archivos físicos y electrónicos completos y ordenados de la documentación administrativa y entregables del proyecto, así como de otros documentos requeridos por PNUD.

g. Asistir y aprobar las capacitaciones necesarias para garantizar el conocimiento y aplicación correcta de la normativa del PNUD.

5. Apoyar en las actividades sustantivas y en la elaboración de los documentos técnicos del proyecto cuando le sea solicitado (presentaciones, comunicaciones, reportes de actividades, síntesis analíticas, traducciones).

a. Elaborar relatorías, minutas y documentos de trabajo a partir de los procesos en los que es responsable. 

b. Apoyar a la Coordinación y especialistas en la elaboración de documentos estratégicos relacionados con las acciones y resultados del proyecto.

c. Apoyar en la planeación, supervisión, seguimiento y sistematización de resultados y acuerdos de las actividades del proyecto.

d. Colaborar efectivamente con la coordinación y el equipo de especialistas, en la identificación de actores y/o aliados para la presentación de resultados y generación de alianzas.

5. Apoyar en la planeación e implementación de las actividades del proyecto cuando le sea solicitado (talleres de capacitación, eventos, misiones del proyecto, entre otros).

a. Apoyar en el monitoreo y realización de tareas operativas y logísticas necesarias para la efectiva implementación del proyecto.

b. Apoyar en la impartición de talleres para el fortalecimiento de capacidades cuando le sea solicitado.

c., Colaborar con las y los especialistas en la planeación y ejecución de seminarios, talleres y actividades (publicaciones, diseño, misiones, etc.) para que sean realizadas en tiempo y forma.

6. Trabajar de manera colaborativa con actores gubernamentales para el desarrollo de colaboraciones institucionales, liderando comunicaciones con aliados estratégicos.

a. Contribuir a generar alianzas estratégicas con actores locales para el fortalecimiento de capacidades

b. Apoyar en la gestión administrativa de los acuerdos de colaboración de acuerdo con las necesidades de acompañamiento de cada contraparte 

c. Diseñar estrategias de trabajo conjunto con actores locales del desarrollo como son: gobiernos locales, sociedad civil, academia, etc. 

d. Mantener comunicación institucional con las contrapartes para el cumplimiento de los objetivos de cada colaboración. 

8. Difundir las acciones y estrategias del proyecto entre los diferentes sectores de la sociedad mexicana para lograr concretar colaboraciones y alianzas estratégicas

a. Diseñar e implementar estrategias de difusión 

b. Diseñar e implementar estrategias para acercar y difundir los temas del proyecto entre los gobiernos municipales y estatales, entre otros actores locales del desarrollo en México 

Habilidad para desarrollar estrategias efectivas y pirorizar planes en línea con los objetivos del PNUD, con base en un análisis sistémico de retos, riesgos potenciales y oportunidades, vinculando la realidad y expreciencia en el terreno con la generación de soluciones tangibles. 

Capacidad para aprovechar el aprendizaje de una variedad de fuentes para anticipar y responder a tendencias futuras; Demostrar previsión para modelar cómo serán los desarrollos futuros y los posibles caminos a seguir para el PNUD.

Educación Secundaria (Certificado de preparatoria) es requerida.

Estudios universitarios (Título de licenciatura) en áreas de administración, negocios, relaciones internacionales, ciencias políticas y administración pública, o áreas afines de las ciencias sociales será considerado favorablemente, pero no es un requisito.

Mínimo 7 años (con Educación Secundaria) o 4 años (con Título de licenciatura) de experiencia en: 

• Gestión y administración de proyectos relacionados.

• Actividades de planificación y organización de eventos.

• Capacidad para trabajar simultáneamente en diversos temas, interpretación de datos y manejo de información.

• Excelente expresión verbal y escrita, tanto en español como en inglés, en temas complejos de manera clara y estructurada.

• Excelente dominio de herramientas de Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

• Experiencia previa en el Sistema de Naciones Unidas será considerado una ventaja.

• Amplio criterio sobre información crucial para la toma de decisiones.

• Capacidad de trabajar de forma eficaz y eficiente con base en resultados y con tiempos cortos de implementación.

Fluidez en Español es requerida.

Conocimiento del idioma inglés a nivel intemedio es requerido.