Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et/ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et/ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidat(e)s sélectionné(e)s devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents 

Le bureau de pays du PNUD en RDC est une des agences d’exécution à la   demande du Gouvernement pour la mise en œuvre du programme PDL – 145T, qui couvre l’ensemble des territoires du pays, dans le cadre de la modalité d’exécution directe.

L’objectif global visé par le PDL-145T est de corriger les disparités de développement humain durable entre les milieux urbain et rural et de transformer les conditions de vie des populations en améliorant significativement l’offre de services socio-économiques de base dans l’ensemble des territoires ruraux de la RDC.

Au vu du nombre et du volume des actifs et des espaces à gérer aussi bien à Kinshasa qu’à l’intérieur du pays, à travers la mise en place de neuf bureaux de terrain, le PNUD cherche à recruter un Associé administratif (gestion des actifs) pour gérer tous les actifs du programme.

L’Associé en Gestion d’Actifs travaille en étroite collaboration avec les équipes de programme et d’opérations dans le Bureau pays Office (CO), le personnel de projet et d’autres membres du personnel des agences des Nations Unies pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente.

Objectifs spécifiques

1. Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Conformité totale de la gestion administrative et de l’inventaire, en veillant à ce que la gestion appropriée des biens soit effectuée conformément aux règles, règlements, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD et que les procédures d’inventaire soient respectées dans toutes les unités du PDL/PNUD.
• Fourniture d’intrants pour la cartographie des processus opérationnels administratifs du Bureau Pays et la mise en œuvre des procédures opérationnelles normalisées (SOP) internes.
• Aider l’Analyste Administratif / Conseiller aux Operations à la mise en place de procédures de gestion des actifs dans le projet.
• Réception, inspection et vérification de tous les équipements, meubles et fournitures entrants et livraisons aux utilisateurs.
• Étiqueter tous les meubles / équipements à la réception du fournisseur.  Mettre à jour le registre d’inventaire des biens non consomptibles et suivre le mouvement des meubles.
• Saisie dans ATLAS de toutes les informations requises sur la gestion des actifs
• « Capitalisation » des éléments appropriés conformément aux politiques du PNUD régissant les catégories d’actifs, les durées de vie utile estimées et les éléments de coût ; et les profils BSB « CAP » et « NONCAP » pertinents.
• Utilisation du module de gestion ATLAS, conformément aux profils CAP et NONCAP, pour capitaliser les actifs de gestion dans le bilan du PNUD afin de déclencher l’amortissement ; et au poste « dépenses », conformément aux politiques et procédures du PNUD et conformément aux normes IPSAS.
• Soutien à la gestion sur la cession des actifs physiques. Examen des actifs et recommandation d’actifs physiques pour l’aliénation.  Préparation de la documentation en vue de sa soumission au CAP ; assurer le suivi sur demande et assurer la liaison avec l’unité requérante et l’entretien pour les mesures d’élimination et l’inscription dans l’Atlas de tous les détails requis pour l’enregistrement des éliminations. Surveillance de l’élimination des articles et exactitude des données d’inventaire.
• Aider à la reconstitution de l’exercice annuel de vérification de l’inventaire physique pour assurer l’exactitude des dossiers et l’emplacement des biens.  Assurez-vous que les gestionnaires approuvent le nombre physique et l’exactitude de la base de données du système d’inventaire.
• Préparation, certification et soumission en temps opportun des rapports d’inventaire
• Identification des zones problématiques dans le système d’inventaire, saisie et conversion des données saisies dans le système et maintenance du système et mesures correctives prises pour assurer la fiabilité de l’information extraite du système.
• Préparation et soumission des transferts de propriété des actifs, au besoin
• Assistance (fourniture d’intrants) dans la préparation du budget du projet
• Tenue à jour des dossiers de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses.
• Examen, vérification et rapprochement d’une variété de données et de rapports afin d’en assurer l’exactitude et la conformité aux règles et règlements administratifs
• Consolidation et préparation des états de synthèse en vue de leur inclusion dans les états financiers.
• Prends toutes les dispositions nécessaires pour s’assurer que les espaces dédiées aux bureaux sont gérés selon les règles et règlements du PNUD en matière des services communs.
• Gérer des bâtiments : suivi des entretiens et maintenance des bâtiments occupés par le projet

       2. Administrer les actifs en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Aider l’Analyste Administratif / Conseiller aux Operations à la mise en place de procédures de gestion des actifs dans le projet.
• Réception, inspection et vérification de tous les équipements, meubles et fournitures entrants et livraisons aux utilisateurs.
• Étiqueter tous les meubles / équipements à la réception du fournisseur.  Mettre à jour le registre d’inventaire des biens non consomptibles et suivre le mouvement des meubles.
• Saisie dans ATLAS de toutes les informations requises sur la gestion des actifs
• « Capitalisation » des éléments appropriés conformément aux politiques du PNUD régissant les catégories d’actifs, les durées de vie utile estimées et les éléments de coût ; et les profils BSB « CAP » et « NONCAP » pertinents.
• Utilisation du module de gestion ATLAS, conformément aux profils CAP et NONCAP, pour capitaliser les actifs de gestion dans le bilan du PNUD afin de déclencher l’amortissement ; et au poste « dépenses », conformément aux politiques et procédures du PNUD et conformément aux normes IPSAS.
• Soutien à la gestion sur la cession des actifs physiques. Examen des actifs et recommandation d’actifs physiques pour l’aliénation.  Préparation de la documentation en vue de sa soumission au CAP ; assurer le suivi sur demande et assurer la liaison avec l’unité requérante et l’entretien pour les mesures d’élimination et l’inscription dans l’Atlas de tous les détails requis pour l’enregistrement des éliminations. Surveillance de l’élimination des articles et exactitude des données d’inventaire.
• Aider à la reconstitution de l’exercice annuel de vérification de l’inventaire physique pour assurer l’exactitude des dossiers et l’emplacement des biens.  Assurez-vous que les gestionnaires approuvent le nombre physique et l’exactitude de la base de données du système d’inventaire.
• Préparation, certification et soumission en temps opportun des rapports d’inventaire
• Identification des zones problématiques dans le système d’inventaire, saisie et conversion des données saisies dans le système et maintenance du système et mesures correctives prises pour assurer la fiabilité de l’information extraite du système.
• Préparation et soumission des transferts de propriété des actifs, au besoin

       3. Fournit un soutien pour un contrôle administratif et financier efficace au bureau, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Assistance (fourniture d’intrants) dans la préparation du budget du projet
• Tenue à jour des dossiers de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses.
• Examen, vérification et rapprochement d’une variété de données et de rapports afin d’en assurer l’exactitude et la conformité aux règles et règlements administratifs
• Consolidation et préparation des états de synthèse en vue de leur inclusion dans les états financiers.

       4. Assurer des services communs adéquats à Kinshasa et aux bureaux de terrain, axés sur l’atteinte des résultats suivants :

• Prends toutes les dispositions nécessaires pour s’assurer que les espaces dédiées aux bureaux sont gérés selon les règles et règlements du PNUD en matière des services communs.
• Gérer des bâtiments : suivi des entretiens et maintenance des bâtiments occupés par le projet

       5. Soutient l’acquisition et le partage des connaissances dans le bureau pays, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Formation du personnel de bureau ou de projet participant à la réalisation de l’inventaire physique.
• Briefing des membres du personnel sur les questions relatives au domaine de travail
• Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Impact des résultats :

Les principaux résultats ont un impact sur l’efficacité de l’unité.  L’analyse et la présentation précises de l’information renforcent la capacité et la responsabilisation du bureau en matière de gestion des actifs. L’initiative du titulaire est déterminante dans les résultats des travaux et la finalisation en temps opportun.

Institutional Arrangement

IL/Elle est placé/e sous la supervision du Spécialiste en administration

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD

Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance.  Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Diversité de la main-d’œuvre

Le PNUD s’engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.

Scam warning

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d’être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.