Background
Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et/ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et/ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidat(e)s sélectionné(e)s devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents
Job Purpose and Organizational Context
Le bureau de pays du PNUD en RDC est une des agences d’exécution à la demande du Gouvernement pour la mise en œuvre du programme PDL – 145T, qui couvre l’ensemble des territoires du pays, dans le cadre de la modalité d’exécution directe.
L’objectif global visé par le PDL-145T est de corriger les disparités de développement humain durable entre les milieux urbain et rural et de transformer les conditions de vie des populations en améliorant significativement l’offre de services socio-économiques de base dans l’ensemble des territoires ruraux de la RDC.
Au vu du nombre et du volume des actifs et des espaces à gérer aussi bien à Kinshasa qu’à l’intérieur du pays, à travers la mise en place de neuf bureaux de terrain, le PNUD cherche à recruter un Associé administratif (gestion des actifs) pour gérer tous les actifs du programme.
L’Associé en Gestion d’Actifs travaille en étroite collaboration avec les équipes de programme et d’opérations dans le Bureau pays Office (CO), le personnel de projet et d’autres membres du personnel des agences des Nations Unies pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente.
Duties and Responsibilities
Sous la direction et la supervision du Spécialiste en Administration, l’associé(e) à l’administration chargé de la gestion des actifs appuie la gestion et le contrôle globaux des actifs consomptibles et non consomptibles du PDL/PNUD, administre l’aliénation des actifs et le renouvellement ultérieur des données d’inventaire ; administre et exécute les processus et les transactions assurant la haute qualité et l’exactitude du travail. L’Associé en gestion d’actifs favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.
Objectifs spécifiques
- Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Conformité totale de la gestion administrative et de l’inventaire, en veillant à ce que la gestion appropriée des biens soit effectuée conformément aux règles, règlements, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD et que les procédures d’inventaire soient respectées dans toutes les unités du PDL/PNUD.
- Fourniture d’intrants pour la cartographie des processus opérationnels administratifs du Bureau Pays et la mise en œuvre des procédures opérationnelles normalisées (SOP) internes.
- Aider l’Analyste Administratif / Conseiller aux Operations à la mise en place de procédures de gestion des actifs dans le projet.
- Réception, inspection et vérification de tous les équipements, meubles et fournitures entrants et livraisons aux utilisateurs.
- Étiqueter tous les meubles / équipements à la réception du fournisseur. Mettre à jour le registre d’inventaire des biens non consomptibles et suivre le mouvement des meubles.
- Saisie dans ATLAS de toutes les informations requises sur la gestion des actifs
- « Capitalisation » des éléments appropriés conformément aux politiques du PNUD régissant les catégories d’actifs, les durées de vie utile estimées et les éléments de coût ; et les profils BSB « CAP » et « NONCAP » pertinents.
- Utilisation du module de gestion ATLAS, conformément aux profils CAP et NONCAP, pour capitaliser les actifs de gestion dans le bilan du PNUD afin de déclencher l’amortissement ; et au poste « dépenses », conformément aux politiques et procédures du PNUD et conformément aux normes IPSAS.
- Soutien à la gestion sur la cession des actifs physiques. Examen des actifs et recommandation d’actifs physiques pour l’aliénation. Préparation de la documentation en vue de sa soumission au CAP ; assurer le suivi sur demande et assurer la liaison avec l’unité requérante et l’entretien pour les mesures d’élimination et l’inscription dans l’Atlas de tous les détails requis pour l’enregistrement des éliminations. Surveillance de l’élimination des articles et exactitude des données d’inventaire.
- Aider à la reconstitution de l’exercice annuel de vérification de l’inventaire physique pour assurer l’exactitude des dossiers et l’emplacement des biens. Assurez-vous que les gestionnaires approuvent le nombre physique et l’exactitude de la base de données du système d’inventaire.
- Préparation, certification et soumission en temps opportun des rapports d’inventaire
- Identification des zones problématiques dans le système d’inventaire, saisie et conversion des données saisies dans le système et maintenance du système et mesures correctives prises pour assurer la fiabilité de l’information extraite du système.
- Préparation et soumission des transferts de propriété des actifs, au besoin
- Assistance (fourniture d’intrants) dans la préparation du budget du projet
- Tenue à jour des dossiers de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses.
- Examen, vérification et rapprochement d’une variété de données et de rapports afin d’en assurer l’exactitude et la conformité aux règles et règlements administratifs
- Consolidation et préparation des états de synthèse en vue de leur inclusion dans les états financiers.
- Prends toutes les dispositions nécessaires pour s’assurer que les espaces dédiées aux bureaux sont gérés selon les règles et règlements du PNUD en matière des services communs.
- Gérer des bâtiments : suivi des entretiens et maintenance des bâtiments occupés par le projet
2. Administrer les actifs en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Aider l’Analyste Administratif / Conseiller aux Operations à la mise en place de procédures de gestion des actifs dans le projet.
- Réception, inspection et vérification de tous les équipements, meubles et fournitures entrants et livraisons aux utilisateurs.
- Étiqueter tous les meubles / équipements à la réception du fournisseur. Mettre à jour le registre d’inventaire des biens non consomptibles et suivre le mouvement des meubles.
- Saisie dans ATLAS de toutes les informations requises sur la gestion des actifs
- « Capitalisation » des éléments appropriés conformément aux politiques du PNUD régissant les catégories d’actifs, les durées de vie utile estimées et les éléments de coût ; et les profils BSB « CAP » et « NONCAP » pertinents.
- Utilisation du module de gestion ATLAS, conformément aux profils CAP et NONCAP, pour capitaliser les actifs de gestion dans le bilan du PNUD afin de déclencher l’amortissement ; et au poste « dépenses », conformément aux politiques et procédures du PNUD et conformément aux normes IPSAS.
- Soutien à la gestion sur la cession des actifs physiques. Examen des actifs et recommandation d’actifs physiques pour l’aliénation. Préparation de la documentation en vue de sa soumission au CAP ; assurer le suivi sur demande et assurer la liaison avec l’unité requérante et l’entretien pour les mesures d’élimination et l’inscription dans l’Atlas de tous les détails requis pour l’enregistrement des éliminations. Surveillance de l’élimination des articles et exactitude des données d’inventaire.
- Aider à la reconstitution de l’exercice annuel de vérification de l’inventaire physique pour assurer l’exactitude des dossiers et l’emplacement des biens. Assurez-vous que les gestionnaires approuvent le nombre physique et l’exactitude de la base de données du système d’inventaire.
- Préparation, certification et soumission en temps opportun des rapports d’inventaire
- Identification des zones problématiques dans le système d’inventaire, saisie et conversion des données saisies dans le système et maintenance du système et mesures correctives prises pour assurer la fiabilité de l’information extraite du système.
- Préparation et soumission des transferts de propriété des actifs, au besoin
3. Fournit un soutien pour un contrôle administratif et financier efficace au bureau, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Assistance (fourniture d’intrants) dans la préparation du budget du projet
- Tenue à jour des dossiers de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses.
- Examen, vérification et rapprochement d’une variété de données et de rapports afin d’en assurer l’exactitude et la conformité aux règles et règlements administratifs
- Consolidation et préparation des états de synthèse en vue de leur inclusion dans les états financiers.
4. Assurer des services communs adéquats à Kinshasa et aux bureaux de terrain, axés sur l’atteinte des résultats suivants :
- Prends toutes les dispositions nécessaires pour s’assurer que les espaces dédiées aux bureaux sont gérés selon les règles et règlements du PNUD en matière des services communs.
- Gérer des bâtiments : suivi des entretiens et maintenance des bâtiments occupés par le projet
5. Soutient l’acquisition et le partage des connaissances dans le bureau pays, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Formation du personnel de bureau ou de projet participant à la réalisation de l’inventaire physique.
- Briefing des membres du personnel sur les questions relatives au domaine de travail
- Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
Impact des résultats :
Les principaux résultats ont un impact sur l’efficacité de l’unité. L’analyse et la présentation précises de l’information renforcent la capacité et la responsabilisation du bureau en matière de gestion des actifs. L’initiative du titulaire est déterminante dans les résultats des travaux et la finalisation en temps opportun.
Institutional Arrangement
IL/Elle est placé/e sous la supervision du Spécialiste en administration
Competencies
| Core |
| Achieve Results: | LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline |
| Think Innovatively: | LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements |
| Learn Continuously: | LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback |
| Adapt with Agility: | LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible |
| Act with Determination: | LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident |
| Engage and Partner: | LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships |
| Enable Diversity and Inclusion: | LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination |
Cross-Functional & Technical competencies | Thematic Area | Name | Definition | | Administration & Operations | Assets management | Knowledge of policy & procedures on PP&E; ability to prepare financial statements on PP&E; maintain 16 UNDP tendersglobal.net People for 2030 – Competency Framework – Technical Competencies Asset Management Module in ATLAS, Asset Dashboard; develop supporting tools for assets certification and further enhancements for AM module; design and run training programs, etc. on assets management and assets recording; run APAM interface; perform AP-AM-GL reconciliation; perform analytical review of AM reports and asset information to ensure completeness and accuracy of asset information | | Administration & Operations | Inventory management | Each office to ensure sufficient inventory items are available for use as well as reporting for items which are beyond the corporate threshold of $5K and above | | Business Management | Customer Satisfaction/Client Management | - Ability to respond timely and appropriately with a sense of urgency, provide consistent solutions, and deliver timely and quality results and/or solutions to fulfil and understand the real customers’ needs.
- Provide inputs to the development of customer service strategy.
- Look for ways to add value beyond clients’ immediate requests.
Ability to anticipate client’s upcoming needs and concerns. | |
Required Skills and Experience
| Min. Education requirements | - L’obtention d’un diplôme d’études secondaire est requise, OU
- Un diplôme universitaire en Administration, gestion des programmes ou domaine équivalent sera dument pris en considération mais pas un requis
- Une certification spécialisée en comptabilité et finance est un avantage
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| Min. years of relevant work experience | - Minimum 7 ans (avec le diplôme d’études secondaires) ou 4 ans (avec le diplôme de Licence) d’expérience pertinente dans l’administration ou le service d’appui aux programmes.
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| Required skills | - Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.).
- Solides capacités/expérience d’expression écrite et orale et réelles aptitudes à formuler de façon claire et concise ses idées ;
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| Desired Skills | - Expérience dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le Web et de finances ERP, de préférence Oracle est un atout
- Expérience/Aptitude à travailler sous pression et sous la contrainte des délais et des résultats en faisant preuve d’initiative, de dynamisme et de proactivité ;
- Aptitude, expérience et intérêt à travailler en équipe dans un environnement multiculturel ;
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| Required Language(s) | • Parfaite maîtrise du Français écrit et parlé est exigée Une maitrise de la langue locale est requise • Une bonne connaissance de l’anglais est souhaitée. |
| Professional Certificates | |
Disclaimer
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD
Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance. Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.
Diversité de la main-d’œuvre
Le PNUD s’engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.
Scam warning
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