Assistant Administratif & Logistique – UNOCHA

INFORMATION GENERALES

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) est un département du Secrétariat des Nations Unies. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner l’action humanitaire de façon efficace en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, de façon à atténuer la souffrance humaine, faire un plaidoyer pour les droits des populations dans le besoin, promouvoir la préparation et la prévention des catastrophes et faciliter la mise en place de solutions durables.

OCHA a egalement pour mandat, la coordination de l’assistance humanitaire dans des contextes d’urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies, la dissémination de l’information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources.

Dans sa structure opérationnelle, le bureau de OCHA comprend des sous-bureaux de terrain ainsi que le bureau national à Bamako où le présent poste est attaché pour des bésoins opérationels.

A ce titre, l’équipe OCHA Mali veut renforcer sa capacité dans la gestion de l’administration et de la logistique par le recrutement d’un Assistant(e) Administratif(ve) et Logistique de nationalité malienne.

RESPONSABILITES/RESULTATS CLES ATTENDUS

Sous la supervision directe du Responsable de l’administration et de la logistique et en collaboration avec les autres membres de l’unité, l’Assistant(e) Administratif(ve) et Logistique accomplira les tâches suivantes :

• Appuyer le bureau dans la préparation des conférences, séminaires, retraites, réunions, etc. interne et externes : identifier les besoins afférents à l’évènement, proposer un budget prévisionnel, lancer le processus compétitif afin d’identifier le lieu, faire les réservations après validation, veiller à la conformité de la proposition de l’hôtel retenu, donner toutes les informations utiles aux participants, enregistrer les participants, fournir une assistance logistique lors de l’évènement ;
• Appuyer le bureau dans la réservation du salon d’honneur de l’aéroport pour les missionnaires autorisés à leur arrivée et départ ;
• Appuyer le bureau dans l’organisation des missions et déploiement ;
• Rechercher les meilleurs routings, préparer et soumettre à la signature les ordres de mission, assister à l’élaboration des dossiers de demande de visa, etc. ;
• Préparer et soumettre à UNHAS, après validation, les réservations de vol et de cargo ;
• Coordonner le service transport, faire le suivi et l’entretien régulier des véhicules et du groupe électrogène; gérer les fiches de kilométrage des véhicules, les cartes de carburant ainsi que toutes dispositions utiles au parc automobile (rapports d’accidents, suivi des carnets de bord, de la consommation en carburant, immatriculation et suivi des demandes d’admission temporaire, assurance, etc.) ;
• Effectuer l’inventaire théorique et physique du matériel et équipement du bureau ;
• S’assure que la liste des entrepreneurs/fournisseurs sélectionnés est envoyée en vue de leur enregistrement ;
• Effectuer toute autre tâche qui lui sera confiée par la hiérarchie.

VALEURS ET INTÉGRITÉ 

Le poste requiert une adhésion aux valeurs des Nations-Unies qui sont l’impartialité, l’équité, l’honnêteté et la bonne foi, notamment dans l’activité et le comportement quotidiens.

COMPETENCES

Professionnalisme :

• Les activités du Bureau OCHA-Mali portent sur les affaires humanitaires dans des circonstances critiques. Une attitude fortement professionnelle est exigée à tout moment, de même qu’une capacité à travailler sous pression et une volonté à voyager, même dans des zones parfois difficiles d’accès.

Planification et organisation :

• Le travail d’organisation et de planification est privilégié, ainsi que la possibilité de fixer des priorités et à planifier, coordonner et suivre le plan de travail ;

Communication :

• L’une des exigences de ce poste est de disposer de réelles aptitudes d’expression et de communication afin d’obtenir des résultats même dans des circonstances difficiles.

Esprit d’équipe :

• Le poste requiert une collaboration avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs fixés et être à l’aise dans un environnement multiculturel.

QUALIFICATIONS

Formation :

• Être titulaire d’un diplôme d’étude secondaire ou équivalent (Baccalaureat) ou un diplôme universitaire (Licence) en Gestion, Administration, Finances ou logistique, ou tout autre domaine apparenté est une exigence ; La possession d’un diplôme de niveau universitaire supérieur est un atout.

Expérience professionnelle :

• Avoir Six (06) ans d’expériences (avec diplôme secondaire – Baccalauréat) ou trois (03) ans d’expériences (avec diplôme universitaire – Licence)  dans la gestion, l’administration, les finances ou la logistique est une exigence ;
• La connaissance de l’outil informatique et une bonne maîtrise de Word et Excel est une exigence
• Une expérience à un poste similaire au sein des Nations Unies ou d’autres organisations internationales ou multinationales est un atout ;
• Une expérience en rédaction et édition dans un service administratif serait un atout
• Expérience pratique en système ERP (Umoja ou équivalent) serait un atout

Langues requises:

• La maîtrise écrite et parlée du français est une exigence ;
• La connaissance de l’anglais serait un atout.

Informations pour les candidats concernant le « Roster » UNOCHA

UNOCHA se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance. Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein de UNOCHA, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Non-discrimination

UNOCHA ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectectionnés/ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.

UNOCHA s’engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler.

Scam warning

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d’être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.