Assistant / Assistante administration & finances du Directeur régional du Cirad

Reference number: 2024008
Job status: In-progress
Job category: Local Position
Duty station: Nairobi, Kenya
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CIFOR-ICRAF
The Center for International Forestry Research (CIFOR) and World Agroforestry (ICRAF) envision a more equitable world where trees in all landscapes, from drylands to the humid tropics, enhance the environment and well-being for all. CIFOR and ICRAF are non-profit science institutions that build and apply evidence to today’s most pressing challenges, including energy insecurity and the climate and biodiversity crises. Over a combined total of 65 years, we have built vast knowledge on forests and trees outside of forests in agricultural landscapes (agroforestry). Using a multidisciplinary approach, we seek to improve lives and to protect and restore ecosystems. Our work focuses on innovative research, partnering for impact, and engaging with stakeholders on policies and practices to benefit people and the planet. Founded in 1993 and 1978, CIFOR and ICRAF are members of CGIAR, a global research partnership for a food secure future dedicated to reducing poverty, enhancing food and nutrition security, and improving natural resources.

Overview

La direction régionale du CIRAD, qui couvre onze pays d’Afrique de l’Est, a pour rôle de promouvoir en partenariat les activités scientifiques de l’institution, et d’assurer à ses agents les bonnes conditions pour les conduire. L’assistant appuie le directeur régional sur ces aspects de gestion administrative et de comptabilité, en lien avec les services centraux du Cirad basés en France.

Duties and responsibilities

Gestion administrative

·Administrer et superviser les besoins du
bureau régional en matière de voyages, de finances, d’achats (fournitures),
d’opérations, de classement et d’archivage 

·Envoyer et recevoir des courriers et des
courriels, examiner les correspondances, joindre des informations générales et
les archiver ;

·Aider à la planification, à l’organisation et
à la coordination des réunions internes et externes

·Assister le personnel du CIRAD dans leur
installation à Nairobi (paiement du loyer, assurance,

·Assister les agents du CIRAD en mission, et
le personnel de l’INRAe et d’Agreenium si demandé, dans leur mission au Kenya
et en Afrique de l’Est (logement, banque et autres besoins).

·Organiser et prendre en charge les voyages du
personnel, les transferts depuis et vers les aéroports, les billets et les
réservations d’hôtel.

·Assurer et mettre à jour la base de données
d’informations sur la sécurité qui est partagée par le directeur régional avec
tous les chercheurs du Cirad vivant dans ou visitant la région orientale
(Djibouti, Tanzanie, Kenya, Rwanda, Érythrée, Ouganda, Soudan et Soudan du Sud,
Éthiopie, Burundi, Somalie) ;

·Mettre à jour les missions du Cirad et les
autres mouvements d’agents dans la région ;

·En partenariat avec le directeur régional,
suivre les activités des projets notamment à travers l’information et la
communication sur le site Cirad-Afora

·Gérer et organiser l’agenda du directeur
régional en ce qui concerne les réunions de conférences internationales,
rédiger les comptes rendus en français et en anglais et compiler les rapports

Gestion de Projets (dans
l’hypothèse de projets directement gérés par la direction régionale)

·Contrôler l’avancement des projets et assurer
le suivi des plans de travail des équipes de projet en veillant à ce qu’ils
soient mis à jour et liés aux feuilles de temps, y compris l’utilisation du
carnet de vote.

·Élaborer et traiter les contrats de
consultance et de partenariat conformément aux termes de référence et aux
calendriers.

·Examiner les résultats réels par rapport au
budget afin d’assurer une utilisation maximale des montants budgétisés et de
formuler des recommandations de réalignement, le cas échéant.

·Suivre, collecter et examiner les rapports
financiers et les demandes de fonds des donateurs, tenir à jour les dossiers et
rendre compte de l’ensemble de la situation financière. Examiner les rapports
financiers pour s’assurer qu’ils sont corrects, complets, opportuns et
conformes

Gestion budgétaire et financière – Aptitude à gérer les fonctions de
comptabilité générale telles que les rapprochements bancaires, la gestion de la
caisse en espèces, la préparation du budget, la gestion des comptes créditeurs
et débiteurs et les rapprochements bancaires. 

·Administrer et superviser les journaux
financiers et envoyer des rapports financiers mensuels (journal de banque et
journal de caisse) au siège du CIRAD en France.

·Approuver toutes les transactions par chèque
en recevant les appels de la banque pour tous les chèques à débiter, et
s’assurer que les informations sont correctes (c’est-à-dire les dates et les
montants).

·Créer et fournir une liste des fonds
nécessaires mensuellement et gérer l'”appel de fonds” au Cirad en
France, en s’assurant que les fonds sont conformes au budget et les présenter
pour approbation, y compris la vérification croisée avec les lignes budgétaires
et informer si une ligne budgétaire a été dépassée.

·Gérer le compte bancaire régional en ligne de
l’Afrique de l’Est, les comptes de réconciliation de la petite caisse et
assurer la bonne garde de tous les documents comptables, chéquiers et autres
actifs de l’organisation.

·Gérer les taux de change pour tous les fonds
entrant dans le compte bancaire régional du CIRAD en négociant des taux de
change pratiqués et compétitifs au profit du CIRAD, pour tous les fonds reçus.

·Contrôler les paiements, vérifier les
factures et les demandes et suivre l’état des paiements et des remboursements.

·Tenir des registres et suivre les rapports
d’avancement des projets à l’aide d’un carnet de notes / d’un fichier
informatique et communiquer à la personne concernée le pourcentage des fonds
destinés au remboursement.

·En collaboration avec le directeur régional,
soutenir et contrôler les allocations budgétaires, proposer des mesures
correctives et les ajustements nécessaires à chaque clôture de la période
comptable.

·Créer des dossiers et établir des factures
pour les dépenses régionales conformément à la demande mensuelle, y compris des
factures basées sur des projets pour les chercheurs.

·Assurer la coordination du paiement
trimestriel des loyers pour tous les chercheurs et fournir un soutien lorsque
l’accord est résilié en veillant à ce que tous les processus papier soient
correctement traités ainsi que les paiements en suspens.

·Veiller à l’examen approprié de tous les
paiements proposés afin de s’assurer qu’ils sont tous étayés par des pièces
justificatives dûment autorisées et qu’ils sont conformes au budget du Cirad.

·Identifier et atténuer les risques liés aux
dépenses de tous les projets et à la petite caisse.

Requirements

• Compétence bilingue (français et anglais)
• Gestion
  administrative
• Gestion de projets
• Soutien à la
  direction
• Gestion budgétaire et
  financière
  

Education, knowledge and experience

•Compétence bilingue (français et anglais)
•Gestion administrative
•Gestion de projets
•Soutien à la direction
•Gestion budgétaire et financière

Terms and conditions

•Poste recruté localement. Le CIFOR-ICRAF offre une rémunération compétitive en monnaie locale en fonction des compétences et de l’expérience.

•Le lieu d’affectation sera à Nairobi, au Kenya, dans les bureaux du CIFOR-ICRAF.

Application process

The application deadline is 07 Mar 2024
We will acknowledge all applications, but will contact only short-listed candidates.