Assistant / Assistante administration & finances du Directeur régional du Cirad

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Assistant / Assistante administration & finances du Directeur régional du

Overview

La direction régionale du CIRAD, qui couvre onze pays d’Afrique de l’Est, a pour rôle de promouvoir en partenariat les activités scientifiques de l’institution, et d’assurer à ses agents les bonnes conditions pour les conduire. L’assistant appuie le directeur régional sur ces aspects de gestion administrative et de comptabilité, en lien avec les services centraux du Cirad basés en France.

Summary of responsibilities

Gestion administrative

• Administrer et superviser les besoins du bureau régional en matière de voyages, de finances, d’achats (fournitures), d’opérations, de classement et d’archivage ;
• Envoyer et recevoir des courriers et des courriels, examiner les correspondances, joindre des informations générales et les archiver ;
• Aider à la planification, à l’organisation et à la coordination des réunions internes et externes
• Assister le personnel du CIRAD dans leur installation à Nairobi (paiement du loyer, assurance,
• Assister les agents du CIRAD en mission, et le personnel de l’INRAe et d’Agreenium si demandé, dans leur mission au Kenya et en Afrique de l’Est (logement, banque et autres besoins).
• Organiser et prendre en charge les voyages du personnel, les transferts depuis et vers les aéroports, les billets et les réservations d’hôtel.
• Assurer et mettre à jour la base de données d’informations sur la sécurité qui est partagée par le directeur régional avec tous les chercheurs du Cirad vivant dans ou visitant la région orientale (Djibouti, Tanzanie, Kenya, Rwanda, Érythrée, Ouganda, Soudan et Soudan du Sud, Éthiopie, Burundi, Somalie) ;
• Mettre à jour les missions du Cirad et les autres mouvements d’agents dans la région ;
• En partenariat avec le directeur régional, suivre les activités des projets notamment à travers l’information et la communication sur le site Cirad-Afora
• Gérer et organiser l’agenda du directeur régional en ce qui concerne les réunions de conférences internationales, rédiger les comptes rendus en français et en anglais et compiler les rapports

Gestion de Projets (dans l’hypothèse de projets directement gérés par la direction régionale)

• Contrôler l’avancement des projets et assurer le suivi des plans de travail des équipes de projet en veillant à ce qu’ils soient mis à jour et liés aux feuilles de temps, y compris l’utilisation du carnet de vote.
• Élaborer et traiter les contrats de consultance et de partenariat conformément aux termes de référence et aux calendriers.
• Examiner les résultats réels par rapport au budget afin d’assurer une utilisation maximale des montants budgétisés et de formuler des recommandations de réalignement, le cas échéant.
• Suivre, collecter et examiner les rapports financiers et les demandes de fonds des donateurs, tenir à jour les dossiers et rendre compte de l’ensemble de la situation financière. Examiner les rapports financiers pour s’assurer qu’ils sont corrects, complets, opportuns et conformes

Gestion budgétaire et financière – Aptitude à gérer les fonctions de comptabilité générale telles que les rapprochements bancaires, la gestion de la caisse en espèces, la préparation du budget, la gestion des comptes créditeurs et débiteurs et les rapprochements bancaires.

• Administrer et superviser les journaux financiers et envoyer des rapports financiers mensuels (journal de banque et journal de caisse) au siège du CIRAD en France.
• Approuver toutes les transactions par chèque en recevant les appels de la banque pour tous les chèques à débiter, et s’assurer que les informations sont correctes (c’est-à-dire les dates et les montants).
• Créer et fournir une liste des fonds nécessaires mensuellement et gérer l'”appel de fonds” au Cirad en France, en s’assurant que les fonds sont conformes au budget et les présenter pour approbation, y compris la vérification croisée avec les lignes budgétaires et informer si une ligne budgétaire a été dépassée.
• Gérer le compte bancaire régional en ligne de l’Afrique de l’Est, les comptes de réconciliation de la petite caisse et assurer la bonne garde de tous les documents comptables, chéquiers et autres actifs de l’organisation.
• Gérer les taux de change pour tous les fonds entrant dans le compte bancaire régional du CIRAD en négociant des taux de change pratiqués et compétitifs au profit du CIRAD, pour tous les fonds reçus.
• Contrôler les paiements, vérifier les factures et les demandes et suivre l’état des paiements et des remboursements.
• Tenir des registres et suivre les rapports d’avancement des projets à l’aide d’un carnet de notes / d’un fichier informatique et communiquer à la personne concernée le pourcentage des fonds destinés au remboursement.
• En collaboration avec le directeur régional, soutenir et contrôler les allocations budgétaires, proposer des mesures correctives et les ajustements nécessaires à chaque clôture de la période comptable.
• Créer des dossiers et établir des factures pour les dépenses régionales conformément à la demande mensuelle, y compris des factures basées sur des projets pour les chercheurs.
• Assurer la coordination du paiement trimestriel des loyers pour tous les chercheurs et fournir un soutien lorsque l’accord est résilié en veillant à ce que tous les processus papier soient correctement traités ainsi que les paiements en suspens.
• Veiller à l’examen approprié de tous les paiements proposés afin de s’assurer qu’ils sont tous étayés par des pièces justificatives dûment autorisées et qu’ils sont conformes au budget du Cirad.
• Identifier et atténuer les risques liés aux dépenses de tous les projets et à la petite caisse.

Requirements

• Compétence bilingue (français et anglais)
• Gestion administrative
• Gestion de projets
• Soutien à la direction
• Gestion budgétaire et financière

Personal attributes and competencies:

• Compétences analytiques
• Souci du detail
• Compétences en matière de technologies de l’information et de la communication

Conditions générales d’emploi

• Poste recruté localement. Le CIFOR-ICRAF offre une rémunération compétitive en monnaie locale en fonction des compétences et de l’expérience.
• Le lieu d’affectation sera à Nairobi, au Kenya, dans les bureaux du CIFOR-ICRAF.