Titre du poste : Assistant/Assistante aux achats G5 (831213)
Grade : G5
Lieu d’affectation : Ouagadougou
CONTEXTE ADMINISTRATIF:
Les opérations du PAM au Burkina Faso comprennent l’assistance alimentaire d’urgence, l’alimentation scolaire, le traitement et la prévention de la malnutrition, les activités de renforcement de la résilience par le biais d’une assistance alimentaire pour la création d’actifs (FFA), l’appui aux organisations des petits producteurs agricoles pour l’accès aux marchés (SAMS) et les programmes de micro-macro-assurance (R4), les programmes nationaux le renforcement des capacités, la logistique et les services communs, et le Service Aérien Humanitaire des Nations Unies (UNHAS). Le PAM est présent au Burkina Faso depuis 1967.
OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE :
Exécuter et appliquer des processus, des procédures et des politiques appropriés qui facilitent la fourniture de services d’achat efficients et efficaces.
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive) :
Effectuer des activités administratives d’achat en temps voulu et de manière efficiente afin d’aider les administrateurs à acquérir les biens et services dont ils auront besoin pour mener les opérations sur le terrain avec efficacité.
Regrouper les données et établir et distribuer les documents y afférents, afin de contribuer à la réussite des programmes d’achat et des activités opérationnelles (émission des appels d’offres, évaluations des offres et négociation/attribution des contrats, par exemple) en veillant au respect des procédures standard.
Examiner, enregistrer et classer par ordre de priorité les demandes d’achat, en s’assurant que toutes les pièces justificatives ont été communiquées et que les fonds sont disponibles, afin de permettre l’acquisition des biens et des services.
Coordonner et superviser la livraison des produits achetés, en vérifiant leur réception et leur inspection et en mettant en œuvre des mesures de suivi pour s’assurer que les produits parviennent jusqu’au Siège et jusqu’aux opérations sur le terrain.
Effectuer des recherches et regrouper et présenter les informations dans des formats normalisés, afin de permettre une prise de décisions en connaissance de cause et de communiquer des informations aux parties prenantes de manière harmonisée.
Actualiser, gérer et alimenter les bases de données et les fichiers appropriés, afin de s’assurer que les informations sont exactes, structurées et accessibles, et facilitent le respect des exigences en matière d’établissement des rapports.
Assurer la liaison avec les collègues pour faire en sorte que les activités d’achat s’inscrivent bien dans les programmes plus vastes et adopter une démarche concertée pour satisfaire les besoins d’assistance.
Apporter un soutien technique et/ou affecter des travaux à d’autres membres du personnel d’appui, afin de les aider à mener à bien des tâches courantes dans le respect des normes et des délais convenus.
Appliquer les pratiques standard de préparation aux situations d’urgence pour aider le PAM à intervenir rapidement, à acheminer les produits alimentaires et à déployer les ressources nécessaires dans les zones touchées dès le début des crises.
EXPÉRIENCE SOUHAITÉE :
Au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle
Au moins 2 ans d’expérience dans le domaine des achats est un atout
A montré qu’il ou elle connaissait bien les marchandises/biens/services achetés (transferts de type monétaire, dons en nature, etc.).
A une expérience de la recherche de fournisseurs et de la coordination avec les commerçants de détail, les grossistes et les négociants.
A montré qu’il ou elle connaissait les procédures d’achat et les liens avec d’autres opérations (avec les opérations logistiques, par exemple).
NIVEAU D’ÉTUDES MINIMAL REQUIS :
Formation :
Avoir achever les études secondaires. Obtention d’un diplôme universitaire dans le domaine fonctionnel considéré est un atout.
Connaissanceslinguistiques :
Maîtrise (niveau C) du français. La connaissance de l’anglais serait un avantage.
Date limite : 29 janvier 2024
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