Assistant aux Ressources Humaines

Organizational Context

La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR ou « la Fédération ») est le plus grand réseau humanitaire de volontaires au monde. La Fédération est une organisation composée de membres des Sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge membres. Avec les Sociétés nationales et le Comité international de la Croix-Rouge (CICR), la Fédération fait partie du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. L’objectif général de la FICR est « d’inspirer, d’encourager, de faciliter et de promouvoir en tout temps toutes les formes d’activités humanitaires menées par les Sociétés nationales en vue de prévenir et d’alléger les souffrances humaines et de contribuer ainsi au maintien et à la promotion de la dignité humaine et de la paix dans le monde ». Elle s’efforce de répondre aux besoins et d’améliorer la vie des personnes vulnérables avant, pendant et après les catastrophes, les urgences sanitaires et autres crises.

La Fédération est servie par un secrétariat basé à Genève, avec des bureaux régionaux et nationaux dans le monde entier. Le Secrétariat est dirigé par le Secrétaire général de la FICR et assure la capacité centrale de la Fédération internationale à servir, connecter et représenter les Sociétés nationales. L’objectif du Secrétariat est notamment de fournir un soutien aux mécanismes de gouvernance de la FICR ; établir des normes et des standards ; fournir des conseils ; assurer la cohérence ; la coordination et la reddition de comptes en matière de rendement ; le partage des connaissances ; promouvoir la collaboration et le respect au sein du Mouvement de la CRCR ; et l’élargissement de l’engagement avec les partenaires. Le siège du Secrétariat est organisé en trois grands groupes d’activités : (i) Partenariats, y compris le Mouvement et l’Adhésion ; (ii) Programmes et opérations ; et (iii) la gestion. Le Secrétariat compte cinq bureaux régionaux, répartis comme suit : Amériques (Panama City) ; Afrique (Nairobi) ; Asie/Pacifique (Kuala Lumpur) ; Europe (Budapest) ; Moyen-Orient et Afrique du Nord (Beyrouth).

La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant- Rouge (FICR) Cluster Pays Centrafrique et Tchad recherche, pour les besoins de mise en œuvre de ses activités en RCA et TCHAD, un (01) Assistant aux Ressources Humaines dont le contrat proposé sera à durée déterminée (CDD) de six(6) mois avec une période probatoire conformément à la catégorie socio-professionnelle, qui doit être validée. Ce contrat aura la possibilité de reconduction.

Job Purpose

Fournir un soutien administratif et opérationnel opportun, efficace et proactif au service des Ressources Humaines.

Assurer la saisie et la consolidation des données au sein du département des Ressources Humaines

Soutenir l’équipe du Cluster pays République Centrafricaine et du Tchad dans toutes les tâches administratives liées au personnel national et international.

Job Duties and Responsibilities

Sous la supervision du Responsable Ressources Humaines, l’Assistant(e) aux Ressources Humaines a pour responsabilité de :

Rédiger et réviser la correspondance courante et les autres documents émis par le service des ressources humaines afin d’assurer un maximum de clarté, de concision et de qualité.

Organiser un soutien logistique et administratif pour les réunions/ateliers externes ou internes, tels que le séminaire Ressources Humaines, les réunions internes Ressources Humaines, les briefings.

Enregistrer les informations sur les cas liés au Code de conduite, en fonction des informations reçues.

Aider au processus d’acquisition des connaissances, de partage des connaissances et de performance.

Tenir à jour les archives Ressources Humaines et les dossiers Ressources Humaines du bureau du bureau cluster Centrafrique et Tchad, y compris la documentation.

Assurer la liaison avec les employés et les gestionnaires pour s’assurer que toute l’information requise est reçue en temps opportun.

Soutenir la mise en œuvre et l’application de la politique Ressources Humaines dans toutes les bases et fournir des conseils et un soutien à l’ensemble du personnel.

Participer à l’élaboration de projets liés au fonctionnement Ressources Humaine national.

Fournir des suggestions sur la façon d’améliorer le fonctionnement des Ressources Humaines dans les bureaux.

Aider à la diffusion des communications du département des ressources humaines.

Gestion des volontaires dans les différentes bureau.

Organiser des programmes d’information et de debriefing à l’intention des nouveaux employés et des membres du personnel qui partent.

Faciliter le processus d’entrevue en recueillant des renseignements généraux pour les soumissions aux comités de sélection.

Tenir des registres du programme de stage.

Aider les collègues des Ressources Humaines à présélectionner les candidatures reçues, conformément aux directives.

Planifier les entrevues, les tests et le soutien logistique le jour des entrevues

Vérifiez les références par courriel et par téléphone, en vous assurant qu’elles répondent aux exigences stipulées.

Job Duties and Responsibilities (continued)

Assister les collègues des Ressources Humaines dans la collecte et le classement des documents afin de créer des dossiers de recrutement complets pour tous les postes du bureau régional

Rassemblez et soumettez les documents nécessaires à l’adhésion et à la mise à jour de l’assurance et assurez-vous que le personnel a des cartes d’assurance à jour.

Assurer un traitement rapide et précis des tâches récurrentes de saisie et de consolidation des données dans les systèmes Ressources Humaines.

Soutenir la production de rapports réguliers à partir des différents systèmes utilisés en Ressources Humaines (Revue de performance, Plateforme d’apprentissage, outil de recrutement en ligne, etc.)

Préparation et mise à jour des dossiers du personnel et d’autres documents liés aux Ressources Humaines

Administration et suivi des registres de congés, tenue à jour et vérification mensuelle

Préparer tous les nouveaux dossiers du personnel et tenir à jour les dossiers du personnel existant. S’assure que tous les documents sont bien remplis, tant sur papier qu’électroniquement.

Tenir à jour une base de données de toutes les informations sur le personnel, les documents, les dates d’expiration, etc. et faire un suivi auprès des personnes appropriées pour obtenir tout document ou information manquant et informer en temps opportun le Responsable des Ressources Humaines de toute information sensible.

Education

Licence en Gestion des Ressources Humaines, en administration des affaires, sciences sociales ou dans une autre discipline similaire

Experience

2 ans d’expériences en Gestion des Ressources Humaines ou en Administration

Expérience de travail dans le domaine des Ressources Humaines

Expérience et compréhension des systèmes de fédération serait un atout

Bonne connaissance des systèmes de gestion Ressources Humaines.

Knowledge, Skills and Languages

Excellentes compétences organisationnelles et bonne compréhension de la nécessité de disposer de systèmes administratifs ressources humaines efficaces

Excellentes compétences en informatique (MS Office, Outlook)

Excellente mentalité de service à la clientèle

Bonnes compétences en communication

Capacité à agir efficacement dans un environnement très complexe et à établir des priorités.

Competencies, Values and Comments

Français parlé et écrit couramment

Bonne maîtrise d’une autre langue officielle de la FICR (Anglais, espagnol ou arabe) serait un atout

Travail d’Équipe.