Assistant.e à l’Administration (FT-G5) – Services Communs | N’Djamena – Tchad

Les personnes en situation d’handicap physique et les femmes qualifiées sont fortement encouragées à postuler.

Le PAM célèbre et embrasse la diversité.

Attachés au principe de l’égalité des chances pour tous ses employés, nous encourageons les candidats qualifiés à postuler indépendamment de la race, de la couleur, de la nationalité, de l’origine ethnique ou sociale, de l’information génétique, du sexe, de l’identité de genre et/ou de l’expression de genre, orientation sexuelle, religion ou croyance, séropositivité, handicap.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire au monde luttant contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif « Faim Zéro » qui vise à éradiquer la faim, assurer la sécurité alimentaire, améliorer la nutrition et promouvoir une agriculture durable ;

Chaque jour, le PAM s’efforce de veiller à ce qu’aucun enfant ne se couche le ventre creux et que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, aient accès à l’alimentation de qualité dont ils ont besoin.

Au Tchad, le PAM et ses partenaires fournissent une assistance alimentaire en fournissant des aliments nutritifs aux personnes qui en ont désespérément besoin en s’appuyant sur les ressources humaines du pays et en renforçant leur capacité d’accès à la nourriture. D’autres programmes complémentaires s’attaquent aux causes profondes de la faim et renforcent la résilience des communautés.

LA DESCRIPTION DU POSTE

L’Assistant Administratif est chargé du suivi et de la coordination de l’ensemble des contrats de sous location et de partages des locaux du Programme Alimentaire Mondial au Tchad tant à N’Djamena que dans les sous bureaux. Il/Elle veille au renouvellement des contrats des baux et des contrats de sous location d’une partie des locaux du PAM aux agences sœurs des Nations Unies dans les délais. Il/Elle s’assure de l’application des procédures adéquates en matière de location de nouveaux bureaux et de l’utilisation appropriée des formulaires modèles existants validés par le siège. Il/Elle a la charge de la préfacturation des services et biens fournis par le PAM aux tiers et la réconciliation trimestrielle des services réellement rendus. Il/Elle fait le recouvrement auprès des tiers des factures émises et envoie régulièrement l’état des factures émises et des factures recouvrées à l’Unité Finance. Il/Elle joue le rôle de point focal Common Premises pour le PAM au Tchad.

LES PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS :

Sous la supervision directe du/de la Chargé(e) de Management Services et en coordination avec l’ensemble du personnel de l’Unité Administration, le titulaire s’acquittera des tâches suivantes :

1. Contribuer au plan pays du PAM, y compris les processus administratifs alignés avec les stratégies et politiques nationales plus élargies du PAM pour faciliter des services administratifs efficaces et efficients.

2. Soutenir l’élaboration des plans annuels et la mise en œuvre des politiques, des systèmes et des procédures pour soutenir les objectifs stratégiques du PAM et faire des rapports trimestriels sur la gestion des baux et des MoU inter-agences en lien avec la sous location.

3. Rassembler les données et préparer l’analyse des données pour fournir au Management du PAM et aux clients des informations et des rapports fiables pour une planification et une prise de décision efficaces (gestion des baux, données statistiques sur les charges de fonctionnement, données sur les factures émises et paiements reçus dans le cadre des MoU inter-agences, etc.)

4. Soutenir le/la chargé(e) de l’Administration dans la gestion des ressources existantes dans le domaine de sa responsabilité (Recherche de nouveaux baux, optimisation des espaces alloués aux agences UN, etc.) et aider à l’identification de nouvelles exigences visant l’efficacité, la rentabilité et la gestion en temps des opérations et des services.

5. Créer une base de données physique et électronique sur le patrimoine immobilier du bureau pays sur l’ensemble du territoire tchadien (contrats des baux, certificats de donation de terrain, accord de rétrocession d’espaces, titres fonciers, etc.) et entamer/poursuivre les processus de formalisation des donations de parcelles et/ou des locaux faites au PAM.

6. Piloter le processus de recherche de nouveaux locaux tant au niveau du siège de la Représentation que dans les sous bureaux en lien avec les autres unités du PAM et s’assurer que les règles et procédures du PAM en la matière sont suivies de bout en bout et les intérêts du PAM préservés.

7. Aider le /la chargé(e) de l’administration à faire grandir le partenariat avec les agences sœurs des Nations Unies dans la vision du Secrétaire Général et Soutenir l’atteinte des objectifs inter-agence dans la cadre du BOS (Business Operation Strategy) pour les Common Premises.

8. Veiller à ce que toutes les requêtes des agences sœurs des Nations Unies relatives à de nouvelles sous locations soient traitées de façon diligente et les MoU déjà existants soient renouvelés avant leur expiration.

9. Travailler en étroite collaboration avec l’Unité Finance pour la réconciliation des factures émises et des paiements reçus et tenir des statistiques sur les ressources générées par le PAM Tchad localement du fait de la sous location de ses locaux.

10. Assurer les fonctions de Point Focal Facilities pour le bureau pays et de Point Focal ARCHIBUS et fournir les informations sur les Common Premises lorsque requis pour l’exercice de révision des données inter-agences sur la plateforme UNInfo.

11. S’acquitter de toutes autres tâches demandées par le superviseur direct ou de la hiérarchie

LA COMPETENCE RECHERCHEE

Collaboration :

Travaillera au sein de l’Unité Administration et coopérera avec tous les autres employés de l’unité ainsi que ceux des autres départements de l’organisation.

Critère de Performance :

• Veiller à ce que toute l’information sur les contrats de baux et les contrats de sous location soit disponible et à jour et classés tant électroniquement que physiquement au niveau de l’Unité Administration.
• S’assurer que toutes les Agences sœurs des Nations Unies occupant les locaux du PAM reçoivent régulièrement leurs factures et s’acquittent du paiement de ces factures.
• S’assurer que toute l’information financière utile est communiquée mensuellement à temps à l’Unité Finance pour leur permettre de faire les réconciliations nécessaires.
• S’assurer que les demandes de services émanant des clients sont adaptées aux ressources disponibles.

LES QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES:

NOS VALEURS AU PAM

• Intégrité
• Collaboration
• Engagement
• Humanité
• Inclusion

Modalités et Conditions d’emploi:

• Salaire net de base : 615,890 Francs CFA par mois.
• Autres avantages : couverture médicale pour l’employé et ses dépendants reconnus, pension retraite …

Comment Postuler:

• Les candidats intéressés doivent compléter leurs applications en ligne sur le site Web du PAM : http://www.wfp.org/careers en cliquant sur “View Job Opportunities and jobs of interest”. Les candidats devront s’inscrire et créer des CV en ligne pour pouvoir postuler. Le CV peut être rédigé en français
• Des copies papier des CV ou des applications par courrier électronique ne seront pas acceptées. Assurez- vous que votre demande contient des informations précises et complètes.
• LE PAM NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.
• LES CANDIDATURES FEMININES SONT PARTICULIEREMENT ENCOURAGEES

DATE LIMITE DE DEPOT DES CANDIDATURES

18 juin 2024

Ref.: 833180

Veuillez noter que les seuls documents que vous devez soumettre en ce moment sont votre CV et votre lettre de motivation. Des documents supplémentaires tels que des passeports, des lettres de recommandation, des certificats universitaires, etc. peuvent potentiellement être demandés à l’avenir.

Pour les candidats qui éprouvent des difficultés à accéder à la plateforme de recrutement électronique du PAM et qui nécessite un soutien pour postuler, veuillez nous contacter à l’adresse e-mail suivante : [email protected] en indiquant le numéro de l’avis de vacance en objet.

Toutes les décisions en matière d’emploi sont prises en fonction des besoins organisationnels, des exigences du poste, du mérite et des qualifications individuelles. Le PAM s’engage à offrir un environnement de travail inclusif exempt d’exploitation et d’abus sexuels, de toute forme de discrimination, de tout type de harcèlement, de harcèlement sexuel et d’abus de pouvoir. Par conséquent, tous les candidats sélectionnés feront l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents.

Aucune nomination en vertu d’un contrat quelconque ne sera offerte aux membres du Comité consultatif des Nations Unies sur les questions administratives et budgétaires (ACABQ), de la Commission internationale de la fonction publique (ICSC), du Comité des finances de la FAO, de l’auditeur externe du PAM, du Comité de vérification du PAM, de l’Unité conjointe d’inspection (JIU) et d’autres organismes similaires au sein du système des Nations Unies ayant des responsabilités de supervision du PAM, tant pendant leur service qu’au cours des trois années suivant sa cessation.