Assistant.e à l’Administration-Gestionnaire de la Flotte/Conakry (Fixed Term-G5)

Les personnes en situation d’handicap et les femmes qualifiées sont fortement encouragées à postuler.

Le PAM célèbre et embrasse la diversité.

Attachés au principe de l’égalité des chances pour tous ses employés, nous encourageons les candidats qualifiés à postuler indépendamment de la race, de la couleur, de la nationalité, de l’origine ethnique ou sociale, de l’information génétique, du sexe, de l’identité de genre et/ou de l’expression de genre, orientation sexuelle, religion ou croyance, séropositivité, handicap.

 

 

TITRE DU POSTE: Assistant.e à l’Administration-Gestionnaire de la Flotte TYPE DE CONTRAT: Contrat à Durée Déterminée (Fixed Term) GRADE: G5 LIEU D’AFFECTATION (Ville, Pays): Conakry DUREE: 12 Mois (Avec possibilités de renouvellement)

 

A PROPOS DU PAM:

 

 

Le Programme alimentaire mondial des Nations unies (PAM) est une organisation humanitaire très prestigieuse, dont la réputation n’est plus à démontrer. C’est la plus grande agence humanitaire au monde, opérant dans plus de 120 pays et territoires. Il apporte une aide vitale dans les situations d’urgence, œuvre à la culture de la paix, à la stabilité et à la prospérité pour les personnes qui se remettent d’un conflit, d’une catastrophe ou de l’impact du changement climatique, et soutient des moyens de subsistance durables et résilients pour un monde où la faim n’existe plus.

 

Au PAM, les personnes sont au cœur de tout ce que nous faisons, et la vision du futur personnel du PAM est celle d’équipes diversifiées, engagées, qualifiées et très performantes, sélectionnées sur la base du mérite, opérant dans un environnement de travail sain et inclusif, vivant les valeurs du PAM (intégrité, collaboration, engagement, humanité et inclusion) et travaillant avec des partenaires pour sauver et changer la vie de ceux que le PAM sert.

 

Dans le cadre des activités relatives aux achats et la mise en place de contrats de longue durée, le PAM Guinée recherche un/e Adjoint(e) aux Achats, qui s’assurera de la bonne exécution des services liés aux achats de biens et services en garantissant leur efficacité, la transparence et l’intégrité. Il/Elle promeut une approche axée sur le client, la qualité et les résultats au sein de l’unité.

 

Pour en savoir plus sur le PAM, visitez notre site web : Programme Alimentaire Mondial (PAM) des Nations Unies et suivez-nous sur les médias sociaux pour vous tenir au courant de nos dernières nouvelles : You Tube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter.

 

Cadre Organisationnel :

Ce poste est basé au bureau pays de Guinée, à Conakry et le/la titulaire relève du ou de la Chargé(e) de l’administration.

 

Objectif Recherché :
Excellente connaissance technique du type de véhicules employés par les bureaux du PAM. Assurer la coordination et la fourniture des services administratifs de haute qualité, axés sur le client et sur l’optimisation des ressources.

Description des Taches :

Sous la supervision du/de la Chargé(e) de l’administration, le/la titulaire du poste exécutera les tâches suivantes :

 

1. Fournir une assistance technique dans le cadre de la gestion du parc automobile du PAM, notamment dans les assurances et l’exploitation de la base de données relative aux véhicules.

 

2. Veiller à ce que l’entretien des véhicules du PAM soit effectué en temps utile et avec efficacité et s’assurer que toutes les questions techniques concernant le fonctionnement des véhicules sont réglées, notamment pour ce qui a trait aux assurances et aux conducteurs.

 

3. Établir et exploiter des systèmes de contrôle et de suivi pour toutes les pièces détachées, les lubrifiants, les articles consomptibles et les pneumatiques, et veiller à leur bonne utilisation.

 

4. S’assurer que des listes exhaustives des pièces détachées à acheter sont dressées en temps et heure et que des inventaires détaillés de tous les articles utilisés sont tenus en permanence.

 

5. Consigner tous les travaux effectués sur des véhicules du PAM.

 

6. Établir les crédits budgétaires à allouer à la gestion du parc automobile du PAM et en contrôler l’utilisation.

 

7. Se tenir en contact avec les unités du PAM et les prestataires de services et fournisseurs concernés pour tout ce qui a trait aux achats, aux livraisons, aux ,questions financières et aux assurances.

8. Vérifier toutes les factures et s’assurer qu’elles sont complètes, et les approuver en vue de leur traitement et de leur paiement.

9. Vérifier que les données financières sont recueillies, analysées et saisies rapidement et correctement dans le ou les systèmes du PAM; analyser les anomalies et irrégularités et y remédier, et porter les questions complexes à l’attention du supérieur hiérarchique.

10. Analyser toutes les dépenses et faire des recommandations concernant les domaines dans lesquels des économies pourraient être réalisées et certains coûts recouvrés, le cas échéant.

11. Établir des rapports mensuels, trimestriels et annuels, comme requis.

12. Veiller au bon entretien des ateliers et au bon usage des véhicules du PAM et des équipements connexes.

13. Assurer la supervision globale, la formation et l’orientation du personnel, comme requis. Veiller à ce que les politiques et procédures du PAM soient suivies.

 

14. S’acquitter de toute autre tâche connexe qui pourrait lui être confiée.

 

AUTRES APTITUDES REQUISES POUR LE POSTE (à définir par le ou la gestionnaire du poste) :

La présente rubrique, permet de décrire les autres responsabilités et connaissances associées au poste considéré.

 

CADRE DE LEADERSHIP DU PAM: NORMES COMMUNES DE COMPORTEMENT

Qualifications :

Diplôme de fin d’études secondaires, et formation professionnelle sur les techniques d’entretien automobile ou formations mécaniques/techniques adéquates. Permis de conduire valide pour véhicules utilitaires et pour véhicules légers, et bons antécédents de conduite.

Expérience Souhaitée :

• Au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés en matière d’aide à la gestion d’un parc de véhicules utilitaires et de véhicules légers, ou en tant que mécanicien principal d’atelier. Au moins un (1) an d’expérience à l’échelon G5 ou équivalent.

• A fait la preuve de son aptitude à effectuer au quotidien toutes les tâches courantes conformément aux normes de fonctionnement du PAM.
• A aidé à communiquer des consignes adaptées aux circonstances aux nouveaux membres du personnel.

Connaissances et Compétences :

 

• Connaissance des règles et règlements administratifs et des politiques et procédures du PAM et/ou des Nations Unies.
• Maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, Internet),
• Aptitude à gérer un gros volume de travail avec rapidité et précision en tenant compte des contraintes de temps.
• Aptitude à travailler efficacement avec des personnes de nationalités et de cultures différentes.

Langues : Maitrise du français aussi bien parlé qu’écrit, la connaissance de l’anglais sera un atout.

 

Date Limite de Candidature: 25/04/2024

 

Le PAM applique une politique de tolérance zéro à l’égard de comportements tels que la fraude, l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus de pouvoir et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront respecter les normes de conduite du PAM et feront donc l’objet d’une vérification rigoureuse de leurs antécédents en interne ou par l’intermédiaire de tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des informations supplémentaires dans le cadre de l’exercice de vérification. Toute fausse déclaration concernant les informations fournies au cours du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement du candidat.

Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade de la procédure de recrutement, y compris au stade de l’offre. Toute demande de paiement doit être refusée et signalée aux autorités locales chargées de l’application de la loi pour qu’elles prennent les mesures qui s’imposent.