Assistant (e) Administratif(ve)

Le PAM recherche des candidats intègres et professionnelles partageant nos principes humanitaires.
La sélection du personnel se fait sur une base concurrentielle et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l’équilibre entre les sexes.

Conformément aux politiques en vigueur au sein des Nations Unies, les candidatures féminines sont vivement encouragées

Titre du Poste : Assistant (e) Administratif(ve) Finances

Type de Contrat : Fixed term

Lieu d’affection : Cap-Haitien

Niveau du Poste : G5

Durée : 12 mois

Nombre de position: 1

Unité : Administration

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LE CONTEXTE ET L’OBJECTIF DU POSTE:

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM oeuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

LE CONTEXTE ET L’OBJECTIF DU POSTE:

Le titulaire du poste est censé assurer la responsabilité de la réalisation d’un ensemble de processus et d’activités liées à l’Administration et aux Finances nécessitant une interprétation des directives et pratiques standard. Le titulaire doit être en mesure d’agir, d’effectuer, de recommander et d’attribuer des tâches à d’autres membres du personnel d’appui suivant le plan d’action établi.

RESPONSABILITÉS/OBLIGATIONS :

Sous la supervision directe du chef de sous bureau et la supervision technique de l’unité des Finances et de

l’Administration du PAM, l’Assistante Administrative et Finance effectuera, entre autres, les tâches suivantes

: (à savoir que ces taches ne sont que génériques et ne seront pas exhaustives) :

• Maintenir et veiller à ce que les biens alloués au sous bureau soient bien gérés et gardés en inventaire ;
• Veiller à l’application du système de la digitalisation des demandes services (Requête de véhicule en ligne, WeTravel et d’autre fonctionnalité dans le booking Hub) ;
• Assurer l’approvisionnement/reportage de la disponibilité et de l’utilisation du carburant, des

fournitures et d’autres consommables du sous bureau ;

• Aider à la préparation des rapports administratifs, selon son niveau, prendre note au cours des réunions, si le cas, et faire les corrections des textes ou des données enregistrées, quand demandé
• Assurer le classement et l’archivage des documents ou dossiers traités et clôturés au niveau de

l’administration et finances du sous bureau ;

• Assurer la supervision de la flotte des véhicules légers et leur bon fonctionnement sur la base des directives et normes du PAM ;
• Superviser le personnel de soutien et de veiller à la propreté de l’espace du sous bureau ;
• Accueillir et orienter les visiteurs au sous bureau ;
• Enregistrer les documents et correspondance au sous bureau et les acheminer aux unités concernées dans le délai ; et mettre en place un système de classement et d’archivage des dossiers
• Assister toutes les autres unités du sous bureau dans leurs demandes administratives auprès

l’Administration ;

• Quand demandé, veiller et assister à la préparation des documents de voyage et ce en conformité aux règles et procédures du PAM ;
• Maintenir la liaison avec les responsables logistiques à Port-au-Prince pour faire le suivi de l’entretien régulier des véhicules, du maintien de la documentation légale à jour (assurance et carte d’enregistrement), du suivi des réparations à Port-au-Prince.
• S’assurer que les chauffeurs vérifient régulièrement les véhicules, les maintiennent propres et signalent toute anomalie constatée ;
• Participer activement à la réalisation de l’inventaire physique annuel des biens au sous bureau et à la préparation aux urgences ;
• Préparer le rapport mensuel requis par la Section des Finances y compris la réconciliation et le renflouement de la petite caisse, auprès son utilisation correcte
• Participer à la compilation d’informations provenant de diverses sources afin de que le responsable peut préparer des rapports sur les budgets, la comptabilité, les finances et les statistiques ;
• S’acquitter de toute autre tâche relative au poste, si nécessaire.
• QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES :
• Formation :
• Achèvement des études secondaires. Un certificat d’études post-secondaires dans le domaine fonctionnel considéré est souhaitable.
• Expérience :
• .Deux ans d’expériences professionnelle
• Langues : Maîtrise parfaite du français, connaissance de l’anglais un atout.
• NB: Les coordonnées des personnes / institution citées en référence dans le CV devront contenir une adresse électronique, et numéro de téléphone valide.
• Les candidats doivent être de nationalité Haitienne
• Date limite de soumission de candidature : 14 fevrier 2024