1. Office/Unit/Project Description

Le Programme d’Urgence de Développement Communautaire (PUDC) est une initiative gouvernementale mise en place dans plusieurs pays. Son objectif principal est de dynamiser le développement économique et social des zones rurales en améliorant les infrastructures de base et en offrant des opportunités économiques aux populations locales. Le PUDC vise à réduire la pauvreté, à promouvoir l’inclusion sociale et à renforcer la résilience des communautés rurales en investissant dans des secteurs clés tels que l’agriculture, la santé, l’éducation, les infrastructures routières et énergétiques, ainsi que l’accès à l’eau potable et à l’assainissement. Cette initiative est mise en œuvre avec le soutien du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) afin de maximiser son impact et d’assurer sa durabilité à long terme.

Dans le cadre de sa tournée nationale, son Excellence le Président de la République a séjourné dans la province de l’Ogooué-Ivindo du jeudi 21 au dimanche 24 mars 2024. Pour répondre aux différentes doléances des populations de la province, le Chef de l’Etat a annoncé une enveloppe de 7 milliards de FCFA (11.5 millions USD). Des comités départementaux et sous-comités communaux ont été mis en place. Ils ont identifié et pré-évalué des portefeuilles de projets devant répondre aux besoins prioritaires des villages et communes.

L’approche stratégique du PUDC repose sur l’implémentation initiale d’un segment pilote dans la province de l’Ogooué-Ivindo, dans le cadre d’un PUDC national en cours de développement. Ce segment pilote permet de démarrer à petite échelle, tout en posant les bases pour une mise à l’échelle progressive et ambitieuse.

Le PNUD recrute un  commis à l’administration et à la logistique pour appuyer la qualité des services administratifs et logistique dans le cadre de la mise en œuvre de ce Plan d’Initiation de Projet axé sur l’Ogooué Ivindo et l’Ogooué Lolo

     2. Objectif du poste 

Sous la supervision directe de l’Ingénieur, Génie Civil Chef d’antenne dans la province et la coordination générale de l’ Assistant  à l’Administration et aux Finances basé à Libreville, le commis à l’administration et à la logistique travaillera en étroite collaboration avec les équipes techniques basées sur le terrain et les équipes opérationnelles et programmatiques afin d’appuyer la mise en œuvre du projet sur les volets administratifs et logistiques dans la province d’affectation. Il/elle aura à assumer spécifiquement les tâches suivantes :

Fournir un appui administratif et logistique dans le cadre particulier de l’atteinte des résultats suivants :

• Arrangements relatifs aux voyages, réservations d’hôtel et autorisations de voyage ;
• Envoi et réception des colis
• Préparation de toute la documentation utile au suivi des expéditions ;
• Appui administratif et logistique  pour l’organisation des ateliers, retraites et comités de pilotage dans la province ;
• Collecte des informations relatives aux DSA et autre enquête administrative ;
• Préparation des correspondances de routine, memoranda et rapports ;
• Reprographie et digitalisation des documents de différentes sources ;
• Archivage des documents du projet en version papier et électroniquement (sharepoint) ;
• Appui à la gestion de la llotte de véhicules

Appuyer l’entretien du bureau et la gestion des inventaires, et plus particulièrement:

• Collecter d’information sur la gestion des biens et tenue des registres et de l’archivage pour la gestion des biens ;
• Gestion de l’archivage et des dossiers relatives à l’entretien du bureau.

Assurer la gestion administrative des dossiers de transports, avec pour objectif d’arriver au résultat suivant:

• Etablir le car log history des véhicules;
• Etablir le rapport consolidé de l’utilisation des véhicules;
• Assurer la gestion du dossier des assurances automobiles et des sinistres ;
• Contrôler les documents requis des chauffeurs et autre personne autorisée à conduire;
• Etablir le tableau mensuel sur la situation des véhicules de l’antenne locale
• Préparer les bons d’entretien des véhicules et certifier les factures des garages ;
• Préparer les bons de carburant des véhicules;
• Produire les rapports périodiques de consommation de carburant;
• Etablir et mettre à jour le calendrier de congé des chauffeurs;
• Veiller au respect, par les sociétés de nettoyage, des cahiers de charge quant aux conditions sanitaires et hygiéniques dans les installations ;
• Veiller au respect, par les sociétés de gardiennage, des cahiers de charge sur la sécurité des installations et biens du PNUD commis à leur garde ;

La gestion des actifs du bureau, avec pour objectif d’arriver au résultat suivant:

• Tenir à jour les fiches de stock, enregistrer tous les mouvements de fournitures, approvisionnements et équipements achetés ou entreposés et, produire les rapports des stocks mensuels et les rapports d’inventaire à soumettre au coordonnateur provincial du programme ;
• Préparer l’état de besoins en fournitures de bureau et produits d’entretien et assurer leur approvisionnement conformément aux règles et procédures du PNUD ;
• Planifier et organiser le stockage pour faciliter les opérations de réception et de distribution des fournitures et consommables ;
• Préparer et soumettre les rapports périodiques sur les inventaires des immobilisations et stock de fourniture de tous les projets du bureau;
• Assurer un suivi et une maîtrise totale de tous les assets du programme
• Gérer quotidiennement les biens et immobilisations sous contrôle du PNUD et s’assurer que tous les assets sont enregistrés et inventoriés dans un fichier excel mis à jour et correctement renseigné.

Le titulaire exécute d’autres tâches jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l’Organisation

     3. Arrangement institutionnel

Sous la supervision directe de l’Ingénieur, Génie Civil Chef d’antenne dans la province et la coordination générale de l’ Assistant  à l’Administration et aux Finances basé à Libreville, le commis à l’administration et à la logistique travaillera en étroite collaboration avec les équipes techniques basées sur le terrain et les équipes opérationnelles et programmatiques afin d’appuyer la mise en œuvre du projet sur les volets administratifs et logistiques dans la province d’affectation.

 

     4. Compétences

Core
Obtenir des résultats :	NIVEAU 2 : Développer les solutions et simplifier les processus, équilibrer la vitesse et la précision dans l’exécution du travail
Penser de manière innovante :	NIVEAU 2 : Proposer de nouvelles idées/s’ouvrir à de nouvelles approches, faire preuve d’une pensée systémique/intégrée
Apprenez en continu :	NIVEAU 2 : Sortez de votre zone de confort, apprenez des autres et soutenez leur apprentissage
Adaptez-vous avec agilité :	NIVEAU 2 : Adapter les processus/approches à de nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement
Agir avec détermination :	NIVEAU 2 : Capable de persévérer et de faire face à plusieurs sources de pression simultanément
Engagement et partenariat :	NIVEAU 2 : Est facilitateur/intégrateur, rassemble les gens, construit/maintient des coalitions/partenariats
Favoriser la diversité et l’inclusion :	NIVEAU 2 : Animer des conversations pour combler les différences et tenir compte de la prise de décisions
Les compétences en gestion des personnes du PNUD sont disponibles sur le site dédié.
Compétences transversales et techniques Advertisement Domaines thématiques Nom Définition Administration et opérations Gestion d’actifs Connaissance des politiques et procédures relatives aux PP&E ; capacité à préparer des états financiers sur les PP&E ; tenir à jour le module de gestion des actifs dans Quantum, le tableau de bord des actifs ; développer des outils de soutien pour la certification des actifs et d’autres améliorations pour le module de fabrication additive ; concevoir et animer des programmes de formation, etc., sur la gestion et l’enregistrement des actifs ; exécuter l’interface AP-AM ; effectuer la réconciliation AP-AM-GL ; effectuer un examen analytique des rapports de gestion des actifs et des informations sur les actifs pour s’assurer de l’exhaustivité et de l’exactitude des informations sur les actifs Administration & Operations Documents and records management Gestion globale des documents (matériels ou électroniques) ; Politique de registre et de rétention, y compris le stockage et l’archivage Administration & Operations Inventory management Chaque bureau doit s’assurer qu’il y a suffisamment d’articles en stock et qu’il doit produire des rapports pour les articles qui dépassent le seuil ministériel de 5 000 $ et plus Administration & Operations Véhicule management Connaissance des politiques et des procédures de gestion de flotte Gestion des affaires Satisfaction client/Gestion des clients Capacité de répondre à temps avec le sens de l’urgence. Fournir des solutions cohérentes, et fournir des résultats et/ou des solutions de qualité en temps opportun et comprendre les besoins réels des clients. Recherche des voies pour apporter une valeur ajoutée et aller au-delà des besoins immédiats Capacité d’anticiper les besoins et les préoccupations à venir du client. Direction et stratégie de l’entreprise Pensée systémique Capacité d’utiliser l’analyse objective des problèmes et le jugement pour comprendre comment des éléments interdépendants coexistent au sein d’un processus ou d’un système global, et d’examiner comment la modification d’un élément peut avoir un impact sur d’autres parties du système. Gestion d’entreprise Gestion de portefeuille Aptitude à sélectionner, hiérarchiser et contrôler les programmes et projets de l’organisation, conformément à ses objectifs stratégiques et à ses capacités ; capacité à équilibrer la mise en œuvre d’initiatives de changement et le maintien du statu quo, tout en optimisant le rendement du capital investi

 

 

 

 

 

 

 

5. Qualifications minimales

Exigences minimales en matière d’éducation	L’enseignement secondaire est requis Un diplôme universitaire en administration des affaires, en administration publique ou dans un domaine connexe sera dûment pris en considération, mais ce n’est pas une exigence.
Minimum d’années d’expérience professionnelle pertinente	Un minimum de 5 ans (avec une formation secondaire) ou 2 an (avec un bachelor) d’expérience dans l’administration, la gestion des opérations ou dans des domaines similaires est requis
Compétences requises	Expérience et bonne connaissance dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de Bureau (MS Word, Excel, etc…), et des systèmes de gestion sur internet. Être détenteur d’un permis de conduire en cours de validité
Aptitudes souhaitées en plus des compétences abordées dans la section Compétences	Une expérience antérieure aux Nations Unies ou dans une organisation internationale est un atout Une connaissance des zones d’intervention du projet est un atout
Langue(s) requise(s)	Maîtrise du français parlé et écrit est requis Bonne connaissance de langues locales (fang, kota et/ou kwele) est un atout

NB : Les candidatures féminines et les personnes qualifiées vivant avec un handicap sont fortement encouragées à candidater.