Assistant.e de direction auprès de la Direction générale et du Président

À PROPOS DE BSF :

Créée en 2007 par l’historien Patrick Weil, l’association Bibliothèques Sans Frontières (BSF) renforce le pouvoir d’agir des populations vulnérables en facilitant l’accès à l’information, à l’éducation et à la culture. En France et dans 25 pays, BSF permet aux personnes frappées par les crises et la précarité de s’instruire, se divertir et (re)construire leur avenir. Son outil phare est l’Ideas Box, une médiathèque mobile et innovante qui permet de créer, dans les contextes les plus difficiles, un centre éducatif et culturel complet. Les 170 Ideas Box de BSF reçoivent plus d’un million de visites par an. L’association emploie aujourd’hui une centaine de personnes au siège, à Montreuil (93), et une cinquantaine sur ses différents terrains d’intervention à travers le monde.

Chez BSF, les décisions de recrutement sont prises sur la base des compétences et qualités des candidat.es au regard des besoins de l’association, dans le cadre d’un processus respectueux et inclusif. BSF recrute et emploie des personnes quels que soient leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur religion, leur origine culturelle ou ethnique ou leur handicap.

CONTEXTE :

Le poste d’attaché.e de direction auprès de la Direction générale et du Président occupe une position centrale et stratégique dans l’organisation. Il/elle agit comme un véritable pont entre la Direction générale, le Président, les organes de gouvernance et les directions de l’association, facilitant les échanges d’informations, la coordination des projets et la mise en œuvre des décisions stratégiques.

Le poste exige efficacité, rigueur, empathie ainsi que la capacité à gérer des tâches variées, allant de la gestion administrative et documentaire à l’organisation d’événements. Il offre une vision panoramique sur l’ensemble des activités de l’association.

POSITIONNEMENT DANS L’ORGANIGRAMME :

L’attaché.e de direction auprès de la Direction générale et du Président est rattaché.e à la Direction générale de BSF. Il/elle et est placé.e sous la tutelle du Directeur général et du Directeur général délégué et est amené.e à interagir avec un très grand nombre de parties prenantes internes et externes de l’organisation.

MISSIONS :

I. Soutien au Président, au Conseil d’administration et à la vie associative

• Gestion de la boite mail et suivi du courrier du Président (réception, tri, redirection, réponses et remerciements), rédaction de courriers en français et en anglais ;
• Suivi de de l’agenda du Président ;
• Support au Président dans l’ensemble de ses mandats au sein des associations du réseau BSF (LWB US, BSF Belgique, BSF Suisse, BSF Italie) ;
• Appui au Président pour le suivi personnalisé des membres du CA, des personnes importantes, des grands partenaires et grands donateurs de l’association, en lien avec les équipes dédiées au sein de BSF ;
• Gestion des signatures physiques et électroniques et suivi des délégations de signatures en interne ;
• Convocation, organisation et secrétariat des CA, des Assemblées générales ordinaires et extraordinaires et des comités thématiques, appui au Président dans l’organisation des organes de gouvernance de l’ensemble du réseau BSF ;
• Relecture, mise en forme et transmission aux organes de gouvernance des éléments produits en interne à leur attention ;
• Suivi de l’exécution des décisions prises par les organes de gouvernance de l’association grâce à la mise en place d’outils et de procédures de suivi ;
• Suivi des mandats des membres des différents organes de gouvernance du réseau BSF.

 II. Assistance auprès de la Direction générale (DG et DGD)

• Assistance globale dans l’ensemble des missions ;
• Gestion des agendas (prise de rendez-vous, préparation des rendez-vous) ;
• Suivi du courrier de la Direction générale et rédaction de courriers en français et en anglais ;
• Gestion des signatures physiques et électroniques ;
• Préparation des missions sur le terrain : réservation du transport, de l’hôtel, préparation du budget de mission, demande de visa, préparation des documents de communication, prise de rendez-vous, coordination avec les équipes et partenaires locaux ;
• Rédaction des comptes rendus des instances de gouvernance opérationnelle de BSF (dont Comité exécutif, Comité de pilotage, International Management Committee)
• Aide au suivi de la mise en œuvre des programmations annuelles des directions ;
• Support ponctuel aux organisations de l’écosystème BSF (associations nationales du réseau BSF, Kajou, Solibri) et à la direction générale dans l’exercice de ses fonctions et mandats au sein de ces organisations ;
• Soutien à la mise en œuvre de grands chantiers internes transverses à l’organisation.

III. Soutien administratif et juridique

• Contribution à la veille quant au respect des statuts, du règlement intérieur et des différentes normes internes ;
• Archivage et classement des documents liés à la gouvernance ;
• Soutien à la rédaction des dossiers administratifs, en particulier pour les demandes de financement effectuées par les Opérations ;
• Soutien administratif et juridique à la création de nouvelles associations au sein du réseau BSF (réalisation en particulier des modalités d’enregistrement) ;
• Gestion des relations avec les conseils juridiques de l’organisation ;
• Contribution à la veille juridique sur les thématiques liées aux domaines d’action de BSF ;
• Gestion du dépôt, de l’enregistrement et du suivi des marques de l’association en lien avec les cabinets d’avocats du réseau international.

IV. Communication et coordination internes

• Organisation d’événements internes (en particulier les journées de cohésion d’été et d’hiver) et soutien à l’organisation d’événements externes en lien avec les équipes Partenariats et Communication ;
• Organisation des réunions hebdomadaires internes à destination du réseau BSF et rédaction du « Journal de la semaine » ;
• Dissémination au sein de l’organisation des règles et des procédures liées à la gouvernance ;
• Organisation des réunions de coordination entre la direction générale et les différentes directions, rédaction de comptes-rendus et suivi de la mise en œuvre des actions décidées ;
• Soutien aux Services généraux dans la mise en place des projets internes à l’organisation.

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