Assistant.e de projets administration et finance (H/F)

Le Département Géographique d’Expertise France aura pour mission de suivre un portefeuille de plus d’une soixantaine de projets mise en oeuvre dans 6 géographies (Comores, Côte d’Ivoire, Guinée, Haïti, Niger, RDC, Tunisie/Libye) où sont déployées des Directions Pays. Le Département aura en gestion des projets sur l’ensemble des secteurs d’intervention d’Expertise France.

• gouvernance démocratique, économique et financière ;
• paix, stabilité et sécurité ;
• climat, agriculture et développement durable ;
• santé et développement humain

Missions:

Gestion administrative :

• Appuie la préparation et le suivi de contrats (experts, prestataires, etc.) ;
• S’assure de la collecte, du classement et de l’archivage (papier et électronique) de pièces administratives ;
• Mise en page de documents produits par les projets ;
• Rédige les comptes rendus de réunions.

 Gestion logistique :

• Appuie l’organisation logistique du départ et retour des experts long-terme et des missions court terme ;
• Appuie l’organisation logistique d’événements (comités de pilotages, séminaires, missions siège, voyages d’études …) ;
• Veille à l’application des instructions du département sureté (OM, plan sûreté, etc.).

Gestion budgétaire, financière et comptable :

• Contribue aux clôtures annuelles et aux autres exercices budgétaires ;
• Appuie les CAM (Cellules d’appui mutualisées) sur les audits annuels et finaux des projets ;
• Appuie les CAM pour le suivi budgétaire (réaffectation analytique, dépenses sièges, répartition des coûts) ;
• Appuie les CAM dans la vérification des bons à payer (BAP) ou des engagements de dépenses (contrats, subventions, etc.) ;
• Appuie la CAF (coordinatrice administrative et financière) pour la remontée de la masse salariale refacturable et les coûts environnés ;
• Appuie la CAF dans la mise à jour des tableaux de bord et le système d’information.