Assistant.e de Projets H/F

Expertise France est une agence public de mise en œuvre de projets de coopération internationale. Nous sommes placés sous la tutelle des ministères chargés des affaires étrangères et de l’économie et des finances, avec lesquels nous avons un contrat d’objectifs et de moyens.

Agence interministérielle de coopération technique internationale, nous sommes l’opérateur de tous les ministères. En 2021, l’agence intègre le groupe AFD (Agence Française de Développement) qui nous apporte des solutions financières et opérationnelles.

L’objectif d’Expertise France est de lutter contre les inégalités mondiales : nos projets sont principalement orientés vers la protection des biens publics mondiaux et la réponse aux défis mondiaux auxquels toutes les sociétés du Nord comme du Sud doivent faire face.

Situation/position : Direction des Opérations – Département Santé – Pôle Initiative

– Relation hiérarchique : responsable d’unité géographique ou thématique, directeur technique, directeur de département.

– Relations fonctionnelles : chargé.e.s de projets, chargé.es de projets administratif et financier, chargé.es de projets suivi-évaluation.

Au sein d’une équipe thématique de la direction des opérations, sous la supervision d’un directeur technique, de responsables géographiques ou thématiques qui définissent, orientent et encadrent son rôle au sein des équipes, l’Assistant.e de Projets vient en appui à la gestion des tâches administratives, financières et logistiques. Des appuis sur le volet programmatique, à différentes étapes des missions d’assistance technique ou des projets, sont éventuellement donnés en fonction des besoins identifiés.

Vos principales missions ? 

En appui des chargé.e.s de projets, les principales missions sont les suivantes :

Gestion administrative :
•    Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des modalités de L’Initiative : enregistrement / archivage des documents, préparation des dossiers pour le pilotage du programme… ;
•    Prépare les contrats de prestation de service et de subvention ;
•    Appuie la préparation des appels d’offre et des marchés publics/subventions ;
•    Saisit et met à jour les données sur les applications de suivi de l’agence ;
•    Procède à l’indexation, au classement et à l’archivage de documents ;
•    Gère les tâches administratives de secrétariat.

Gestion budgétaire et financière :
•    Assure la tenue et la mise à jour des fiches de suivi financier des activités liées aux modalités de L’Initiative ;
•    Vérifie la conformité des pièces justificatives des dépenses des prestataires, des factures et des remboursements liés aux missions d’expertise, suit les avances et leurs soldes ;
•    Participe à la vérification des rapports financiers des partenaires et des demandes de préfinancements en collaboration avec les chargé.es de projet et les chargé.es de projets administratifs et financiers ;
•    Prépare les bons-à-payer – BAP dans les délais et selon les procédures ;
•    Participe aux prévisions budgétaires et aux clôtures annuelles ;
•    Appuie à la préparation des audits des projets.

Gestion logistique :
•    Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions siège, …) : déplacements (réservation de billets d’avion, établissement de per diem), préparation des dossiers des participants, gestion des relations avec les prestataires ;
•    Élaboration des ordres de mission pour les experts et salariés.

Appui transversal : 
•    Participe à l’organisation de la vie du pôle (organisation réunions de pôle, prise de comptes rendus, etc.).
•    Appuie les activités de communication (mise à jour du site, préparation de documents de communication, …) et de suivi évaluation et capitalisation ;

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