ASSISTANT.E DIRECTION LOGISTIQUE ET SYSTÈME D’INFORMATION (H/F) (1704728167)

Date de prise de fonction souhaitée : 22/01/2024

Durée : Stage de 6 mois

Localisation : Siège de Solidarités International à Clichy, avec possibilité de télétravail de 4 à 12 jours par mois.

QUE FAISONS NOUS …

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) est une association d’aide humanitaire internationale qui, depuis plus de 40 ans, porte secours aux populations victimes de conflits armés et de catastrophes naturelles en répondant aux besoins vitaux, boire, manger, s’abriter. Particulièrement engagée dans le combat contre les maladies liées à l’eau insalubre, première cause de mortalité au monde, SI met en œuvre par ses interventions une expertise dans le domaine de l’accès à l’eau potable, l’assainissement et la promotion de l’hygiène mais également dans celui, essentiel, de la sécurité alimentaire et moyen d’existence. Présentes dans une vingtaine de pays environ, les équipes de SI – 2000 personnes au total composées d’expatriés, de staffs nationaux, de permanents au siège, de quelques bénévoles…- interviennent avec professionnalisme et engagement dans le respect des cultures.

DESCRIPTIF DU POSTE

PRINCIPALES MISSIONS DU STAGE :

Assister le Directeur Logistique et Système d’Information et les autres services du département logistique (achats et approvisionnement et logistique opérationnelle) dans les activités quotidiennes du siège de l’association.

PRINCIPAUX OBJECTIFS DU STAGE :

• Connaître les différents champs d’intervention de la logistique humanitaire
• Apporter un appui pour assurer le bon fonctionnement du service logistique d’une ONG humanitaire
• Connaissance des procédures de Solidarités International et des principaux bailleurs de fonds
• Découverte du fonctionnement et des métiers d’une ONG ainsi que les relations entre le siège et le terrain
• Comprendre les enjeux de la gestion stratégique de l’information au sein d’une ONG humanitaire
• Développer des compétences en informatique décisionnelle et en stratégie opérationnelle
• Participer au maintien d’un environnement de travail de qualité pour les collaborateurs de l’association

PRINCIPALES TÂCHES :

Coordination

• Accompagner les responsables de services et chefs de projet sur la coordination des projets et le suivi des réunions (convocation, prise de notes, …)
• Participer à l’organisation et la coordination des évènements logistiques internes et externes
• Contribuer à la réalisation des achats pour la Direction Logistique et Systèmes d’Informations et assurer le suivi administratif
• Participer aux réunions du département logistique et en assurer la prise de note
• Coordonner la mise en place d’outils et de procédures administratives communes au sein de l’équipe
• Aider à la coordination avec les autres départements sur les sujets transverses

Organisation

• Gestion de l’agenda : aide à l’organisation de l’agenda du directeur et du département, planifier les réunions et les rendez-vous
• S’occuper de l’assistanat de gérance : courriers, convocation, réservation de salle.
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du Directeur et des Responsables de services (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
• Organiser l’ordre du jour et préparer les présentations PowerPoint nécessaires aux réunions de département et aux réunions spécifiques / projets
• Participer à l’organisation pratique et documentaire des sessions de formation logistique et systèmes d’information

Soutien Opérationnel

• Assurer un support au directeur et aux responsables du département logistique dans le suivi du portefeuille de projets, les plans d’action et la mise à jour des tableaux de bord
• Assurer la compilation des indicateurs logistiques et préparer les éléments d’analyse et d’aide à la décision
• Assurer l’organisation du planning d’astreinte du téléphone d’urgence
• Préparer des documents de synthèse à destination du terrain en français et en anglais (Tutoriels, Mémos, Mises à jour)
• Ponctuellement, assurer un support aux autres services du départements (supply chain, logistique opérationnelle, systèmes d’information, services généraux)

VOTRE PROFIL

• Formation niveau bac +2 à 5, en assistanat de Direction.
• Informatique : Bonne maitrise des outils du Pack Office indispensable (en particulier Excel)
• La connaissance de Power BI, Power Query et Power Platform serait un plus
• Expérience de travail à l’international appréciée
• Compétences rédactionnelles
• Réel intérêt et motivation pour l’associatif et l’humanitaire – Volonté de partir sur le terrain
• Esprit critique et d’analyse
• Adaptabilité, autonomie, rigueur, réactivité, organisation, efficacité, capacité de travail importante
• Anglais courant
• Bonne endurance dans l’application quotidienne de procédures administratives.

CONTEXTE

Les tâches à effectuer lors de ce stage sont transversales et très diverses. Il sera donc essentiel d’être autonome, rigoureux et polyvalent. Les différentes missions qui vous seront confiées évolueront selon les chantiers et les besoins du terrain et du siège. Ce stage vous permettra d’intégrer une ONG qui agit dans 24 pays il est donc nécessaire d’avoir un intérêt et des connaissances du milieu humanitaire et de ses contraintes.

Solidarités International s’engage à offrir au stagiaire une variété de tâches ainsi qu’une formation interne de préparation au départ lui permettant de renforcer sa formation, son expérience et ses connaissances en vue d’un engagement humanitaire futur. Ce stage constitue une opportunité de comprendre en profondeur le fonctionnement d’une ONG humanitaire, ses contraintes et les différentes approches.

COMPÉTENCES

• Disponibilité
• Capacité d’adaptation
• Sens de la communication
• Autonomie
• Force de proposition
• Esprit d’équipe

SI VOUS OFFRIRA LES CONDITIONS SUIVANTES

• Stage basé au sein du siège de SOLIDARITES INTERNATIONAL à Clichy (92), métro Mairie de Clichy
• Stagiaire avec convention de stage obligatoire.
• Gratification : 4,90 euros/ heure
• La gratification est calculée au prorata des heures de présence réelles sur le mois. (En moyenne 1 mois = 154h, soit 22 jours de 7h/jour)
• Transport en commun pris en charge à 50% par SOLIDARITES INTERNATIONAL
• Tickets restaurant à 8,90 € / jour effectif de stage, avec participation de SOLIDARITES INTERNATIONAL à 60%

Solidarités International (SI) is determined to prevent and fight all type of abuse – all act of exploitation, abuse and/or sexual harassment (SEAH) against members of beneficiary communities or collaborators, fraud, corruption, violation of persons and/or property, funding of activities harmful to human rights – that could be perpetrated in the frame of its interventions. SI implements a zero-tolerance policy regarding acts of abuse, notably acts of SEAH.

Solidarités International is an equitable employer committed to find all forms of discrimination. SI will ever ask for any remuneration to take part in a recruitment process.

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