Assistant.e Service Bailleurs – Sénégal – H/F

Les programmes d’ALIMA sont financés dans leur
grande majorité par des bailleurs de fonds : bailleurs institutionnels, agences
des nations unies, coopérations, fondations privées… Nos principaux bailleurs
de fonds sont ECHO, BHA, le CDCS, l’AFD et autres. ALIMA mène également des projets
en consortium avec des ONG internationales et d’autres partenaires ou instituts
de recherche. Un grand nombre de nos bailleurs et partenaires ont des
représentants sur le terrain, la relation avec eux se construit donc
directement depuis les bureaux pays d’ALIMA. Le financement des projets, et
donc la recherche de fonds, relève de la responsabilité de la mission, avec
l’appui des équipes des opérations et des équipes support de Dakar. Un.e
Responsable Relations Bailleurs est présent dans chaque pays. Au siège, un
service dédié appuie les équipes opérationnelles pour la relation avec les
bailleurs de fonds, notamment pour la veille des appels à proposition, le suivi
contractuel, et la communication officielle avec les différents bailleurs. Ce
service fait partie de la Direction des Opérations et est composé d’une
Responsable du Service Relations Bailleurs, une Référente Bailleurs Recherche,
un.e Grants Officer, et d’un.e Référent.e Bailleurs par desk géographique.
ALIMA dispose également d’un Département du Développement, basé à Paris, Dakar
et New York, chargé notamment de la recherche de fonds auprès de donateurs
privés et des fondations.

LIEU DE MISSION :Dakar, Sénégal

Niveau 1 : Le titulaire du poste n’aura pas de contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables ni accès à des données à caractère personnel les concernant dans le cadre de son travail ; par conséquent, la vérification du casier judiciaire ne sera pas obligatoire pour ce poste, à moins que le contenu du poste ne change, auquel cas le niveau de protection des populations vulnérables devra être revu.

Rattaché.e hiérarchiquement à la Responsable du Service
Relations Bailleurs, vous apporterez un support à l’ensemble de l’équipe
bailleurs du siège. 

1.
Contribuer à la bonne gestion contractuelle et au respect des procédures des
bailleurs de fonds :

·Appuyer
le respect des procédures contractuelles des bailleurs de fonds et soumettre
les documents (propositions, rapports) aux formats spécifiques requis par les
bailleurs, ainsi que sur les plateformes de mise en ligne.

·Assurer
la mise à jour régulière des outils de gestion des contrats, vérifier la
complétude des informations et envoyer des rappels afin que les délais soient
respectés.

·Assurer
le suivi de la complétude de l’archivage des documents contractuels.

·Appuyer
les procédures de due diligence.

·Fournir
un soutien administratif au département financier en cas d’audit et lors de la
clôture annuelle.

2.
Contribuer à la recherche de financements :

·Assurer
une veille constante des appels à projets et appuyer la recherche de nouvelles
opportunités de financement.

·Établir
des résumés des appels à projets et contribuer à la collecte et à la
centralisation des informations sur les nouvelles possibilités de financement,
les appels à propositions et les lignes directrices des bailleurs.

·Planifier,
organiser et assurer le suivi des réunions d’arbitrage pour les appels à
projets, ainsi que la rédaction et diffusion des comptes-rendus de ces
réunions.

3.
Soutenir les différents membres de l’équipe dans le reporting et la relation
bailleurs :

·Assurer
un appui à la relecture des rapports et des propositions de projet.

·Assister
les référents bailleurs desk dans le développement de notes conceptuelles et de
propositions de projets, en répondant de manière adéquate aux requêtes des
bailleurs de fonds.

·Élaborer
des notes d’information et des présentations pour appuyer la préparation des
rendez-vous avec les bailleurs de fonds.

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• Countries of intervention
• Space donator
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