Assistant-e Support - Tenders Global

Assistant-e Support

Danish Refugee Council

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Titre de la position Assistant (e) Support
Supervis par Charg Finance CNE et Charg Logistique CNE
Rpondant Chef de zone Centre Nord-Grand Est
Lieu daffectation Ouagadougou
Zone doprations Burkina Faso
Priode considre 12 mois
Type de contrat Contrat national
Salaire et avantages NMI Step 0

RECRUTEMENT INTERNE/EXTERNE

Introduction

Le Conseil danois pour les rfugis (ci-aprs : DRC, pour Danish Refugee Council) a t fond au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employs et 8,000 volontaires. Ayant son sige tabli Copenhague, et prsent dans 40 pays, le DRC est une organisation daide non gouvernementale, but non-lucratif, politiquement neutre et indpendante et non-confessionnelle.

Le Conseil danois pour les rfugis porte assistance aux rfugis et aux personnes dplaces travers le monde: nous fournissons une aide durgence ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforons leurs opportunits pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectes par les conflits, ainsi que le long des routes de dplacements, et au sein des pays dans lesquels les rfugis stablissent. En coopration avec les communauts locales, nous nous efforons datteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intgration russie des communauts vulnrables et, lorsque cela est possible, la ralisation de leur souhait de retour chez eux.

Notre vision est une vie avec dignit pour toutes les personnes dplaces dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale: lhumanit, le respect, lindpendance, la neutralit, la participation, lhonntet et la transparence.

Contexte

DRC est prsent au Burkina Faso depuis 2013 avec 6 bureaux de terrain (Dori, Kaya, Ouahigouya, Djibo, Gorom Gorom et Ddougou) et 01 bureau pays Ouagadougou. Il intervient principalement dans les domaines de la protection, de l`eau hygine et assainissement, de la scurit alimentaire et moyens dexistences. Lorganisation dveloppe une approche communautaire et recherche, par la mise en uvre de projets pluridisciplinaires et transfrontaliers, des solutions durables pour les populations affectes par le conflit refugis, dplacs internes, populations htes, vulnrables.

Avec plus dun million de personnes dplaces l’intrieur du pays, dont environ 30% sont dplaces depuis un an ou plus, la communaut humanitaire doit constamment rflchir aux perspectives mettre en uvre au niveau programmatique court, moyen et long terme. Le programme de DRC au Burkina Faso se concentre sur le rtablissement et le dveloppement des communauts avec une approche multisectorielle.

A propos du poste

Lobjectif du poste est dappuyer prioritairement le Charg Admin-finance CNE dans les tches quotidiennes mais galement dapporter un appui au charg logistique. LAssistant(e) Support consacrera 80% de son temps sur les tches en lien avec la finance et 20% de son temps sur celles en lien avec la logistique. Cette personne sera base Ouagadougou pour le compte de la zone Centre-nord et Grand-Est.

Tches et responsabilits

Finances et Comptabilit:

  • Vrifier que les dossiers dachat sont complets avant de procder au paiement ;
  • Vrifier la disponibilit budgtaire et la concordance entre les dpenses et les lignes budgtaires avant tout paiement ;
  • Alerter en cas de suspicion de dtournement, abus ou corruption ;
  • Saisir journalirement les dpenses dans dynamics ;
  • Aider la clture comptable mensuel (Lettrage des comptes, etc).

Vrification et respect des procdures:

  • Faire la vrification des dossiers dachats et de payements et sassurer de leurs exactitudes conformment aux procdures de DRC notamment en sassurant de la disponibilit budgtaire en vrifiant avec le charg de finance ou les fichiers de suivi budgtaire (BFU) ;
  • Vrifier que tous les dossiers sont complets et dument signs avant transfert avec lIDRA ou tout autre document ncessaire dattester la vracit et ligibilit des dossiers.

Tenue du livre de caisse/banque /Mobil money:

  • Contrler quotidiennement lquation solde physique = solde thorique. Faire signer ;
  • En collaboration avec le charg de finance sur la base, enregistrer journalirement les oprations dans le cash book et dans Dynamics, quand ncessaire ;
  • Responsable de la bonne adquation des codes comptables enregistr pour les dpenses ;
  • Responsable du suivi des avances et faire un tat mensuel des flux ouvert la hirarchie ;
  • Responsable du suivi des taxes et tous les flux financiers non ferms de la base et faire un tat mensuel de ces flux la hirarchie.

Trsorerie:

  • Faire un suivi de la caisse, de la banque et du mobil money en ditant un tat des besoins hebdomadaire, mensuel ou Adhoc ;
  • Faire lapprovisionnement de fonds lorsque ncessaire sur la base des besoins ;
  • Payer les salaires des journaliers, consultant et autres travailleurs si ncessaire en vrifiant la documentation au pralable ;
  • Faire un point hebdomadaire avec la logistique et payer les fournisseurs quand ncessaire sur la base des documents ;
  • Effectuer le paiement des taxes du mois aux Impts, CNSS, IUTS, CARFO dans le respect des dlais ;
  • Effectuer le paiement des retenues sur prestation et les IRF des diffrents locaux dans le respect des dlais.

Faciliter le transfert des informations et des documents:

  • Faire le classement des pices comptables selon lordre de saisies dans Dynamics selon les nouvelles rgles DRC ;
  • Archiver cash count, rconciliation cash avec le charg de finance ;
  • Scanner les pices comptables mensuelles de la base de Ouagadougou ;
  • Rceptionner, Auditer et Archiver les pices comptables mensuelles des diffrentes bases de DRC et leur faire des retours au besoin ;
  • Fournir les documents ncessaires en collaboration avec le spcialiste finance lors des Audits Bailleurs.

Appui Logistique

Gestion des btiments:

  • Participer linstallation ou rparation des quipements techniques lintrieur des locaux DRC. (lectricit, plomberie, gnrateur);
  • Aider la supervision les travaux effectus dans les locaux de DRC par des prestataires externes;
  • Etablir un planning doccupation des btiments (salle de runion, chambre maison, chambre htel) pour le personnel de DRC;
  • Participer la recherche de nouveaux locauxen cas de besoin ;
  • Sur demande de la hirarchie, peut effectuer des visites sur les bases de DRC pour effectuer les tches ci-dessus.

Gestion des stocks:

  • Appliquer les polices et procdures standard de DRC et sassurer que tout mouvement de stocks soit fait dans la transparence et document ;
  • Participer llaboration des plans dapprovisionnements pour les prvisions de stockage ;
  • Sassurer de la bonne tenue et organisation de lentrept et des stocks bureau;
  • Assurer la rception des articles au bureau DRC et/ou Entrept DRC;
  • Superviser le personnel journalier lors des chargements, composition, inventaire etc ;
  • Assurer le suivi des mouvements de stocks avec les outils DRC en place au Burkina Faso ;
  • Participe la mise jour quotidienne des diffrents outils dentre ou de sortie de stock ainsi que leur archivage;
  • Rdige le rapport mensuel de stock.

Gestion de parc vhicule:

  • Participer la capitalisation/ optimisation du planning des mouvements des diffrentes bases de faon hebdomadaire;
  • Participe la vrification des logs book;
  • Participe la vrification / identification des diagnostiques des maintenances ncessaires;
  • Participation la rception de location;
  • Sassure que les lots de bord vhicules sont oprationnels tout moment.

Achat:

  • Appliquer les polices et procdures standard de DRC et sassurer que les achats (de la procdure dachat direct jusqu la procdure de demande de cotation) sont conduits de manire juste et transparente, entirement document ;
  • Appuyer le Charg Logistique sur toute la chane dapprovisionnement ;
  • Appuyer la mise jour de la liste des fournisseurs ;
  • Conseiller, guider les demandeurs sur les achats en procdure DDC avec lappui du Charg Logistique sur les ventuels problmes ;
  • Excuter toutes tches inerrantes sa fonction la demande de ses suprieurs techniques et hirarchiques.

A propos de vous

Exprience et comptences requises

  • Avoir une exprience professionnelle prouve dau moins de 01 ans un poste dAssistant finance ou en Audit, notamment en mission humanitaire ;
  • Avoir connaissance dun systme ERP serait un atout ;
  • Avoir une trs grande capacit de coordination et de communication .

Formation:

  • Licence en Finance/Comptabilit
  • Formation en rapport avec la scurit humanitaire;
  • Formation de premier secours

Langues:

  • Franais
  • Anglais apprci

Conditions contractuelles

  • Contrat de droit national
  • Dure : 12 mois
  • Classification DRC : Non management I Step 0
  • Salaire de base : 355 000 FCFA
  • Avantages : 13me mois ; Assurance sant

ce poste, vous devez dmontrer les cinq comptences essentielles de la DRC savoir :

Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de rsultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail prcis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.

Collaborer : vous cooprez avec et impliquez les parties concernes, recherchant activement leur opinion et partageant des informations cls avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.

Leadership : Vous prenez la responsabilit et donnez la priorit votre travail en fonction de la vision et des objectifs gnraux de DRC. Vous prenez linitiative face un dfi ou une opportunit et vous recherchez des solutions innovantes.

Communiquer : vous crivez et parlez efficacement et honntement tout en adaptant votre style et votre ton la situation. Vous coutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.

Faire preuve dintgrit : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matire de conduite thique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre lexploitation sexuelle, les abus et le harclement.

Processus de candidature

Si vous tes intresss, vous pouvez postuler en ligne en allant sur ce site:https://job.drc.ngo/jobs/

Les candidatures ne peuvent se faire quen ligne, sur le site indiqu ci-dessus. Vous devez envoyer en ligne votre CV (3 pages maximum) ainsi quune lettre de motivation. Le CV et la lettre de motivation seront en franais.

Les candidatures ralises par voie postale, par envoi de courrier lectronique ou par dpt dun dossier physique ne seront pas considres.

DRC fournit des opportunits gales en termes demploi et interdit toute pratique de discrimination base sur la race, le sexe, la couleur de peau, lappartenance religieuse, lorientation sexuelle, lge, ltat civil ou bien une quelconque situation dhandicap. Le DRC ne pratique aucune discrimination dans le cadre de ses processus de recrutement.Les candidatures fminines sont vivement encourages.

Pour plus dinformations propos du Conseil Danois pour les Rfugis, veuillez consulter le site web de lorganisation www.drc.ngo.

Les candidatures seront cltures le 23 novembre 2023 23 :59 GMT. Nanmoins, il est possible pour DRC de commencer, ds avant la fin de la publication de loffre, le processus de recrutement si une candidature rpond aux attentes et exigences du poste.

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