Assistant Financier

Intitulé du Poste 

Assistant(e) Financier(e)

Superviseur Hiérarchique

Chef de Base

Superviseur Technique 

Chef d’équipe Admini-Fin/RH

Lieu de Travail 

 Adré

Zone d’intervention

Adré 

Lieu d’affectation

Adré 

Durée de Contrat 

03 mois 

Type de Contrat  

National 

Salaire et avantages  

Non – Management_Bande I 

 Gestion de la caisse & Comptabilité

• Responsable de la gestion de la « petite caisse » et donc du cashflow au sein du Bureau régional : approvisionnement de la caisse, contrôle permanent de l’équation entre le solde physique et le solde théorique ;

• Vérification et contrôle des dépenses soumises, des demandes d’avance et des demandes de remboursements en vérifiant systématiquement la présence complète de l’ensemble des documents justificatifs requis afin l’archivage ; 

• En charge de la préparation des dossiers de signature, avec la collecte des documents justificatifs requis tout en respectant les délais en vigueur, selon les paiements et les modes de paiements ; 

• Responsable de la tenue rigoureuse des livres de caisses (cashbooks) : compilation des cashbooks en accord avec les procédures de DRC et enregistrement des cashbooks dans le système ERP (DRC Dynamics) ; 

• Soutien opérationnel à l’ensemble des collègues du Département Finance du WANALA. 

Mise en place et suivi opérationnel

• Assurer l’approvisionnement et la gestion de la petite caisse ;
• Contrôler en permanence l’équation solde physique = solde théorique ;
• Garantir la sécurité de la liquidité en caisse et les documents comptables y afférents ;
• Photocopier les chèques et autres documents de paiement pour en assurer la traçabilité en cas d’audit ;
• Vérifier l’intégralité des pièces d’avance présentées à la comptabilité pour paiement ;
• Préparer les mises en paiement (édition des documents nécessaires) puis procéder au paiement dès validation accordée ;
• Préparer la documentation en rapport avec les transferts de fonds sur les bases ;
• Effectuer les paiements des salaires du personnel ;
• Réaliser la comptabilité quotidienne (tenue de livres -banque et caisse) selon le manuel financier de DRC ;
• Préparer des comptages journaliers, hebdomadaires et mensuels d’argent liquide après le comptage des caisses selon le manuel financier ;
• Tenir à jour la documentation financière (pièces justificatives, contrats, documents d’appels d’offres, etc…)
• Transférer les paiements au besoin et suivre les rapports des partenaires ;
• Suivre le plan de travail soumis par la hiérarchie ;
• Enregistrer quotidiennement l’ensemble des transactions comptables ;
• Utiliser correctement les fonctionnalités de DRC Dynamics dans le domaine concerné.

Archivage 

• Participation au bon archivage des pièces comptables ; 

• Responsabilité de collecter l’intégralité des pièces justificatives nécessaires pour que la pièce comptable puisse être considérée comme étant complète et conforme ; 

• En charge de la numérisation régulière des pièces comptables et de l’archivage/ classement électronique de ces pièces. 

Audit et conformité

• Contribution à un appui du Département Finance du WANALA en cas d’audit ou de préparation à des audits (scans des documents, archivages, etc.). 

• Veiller au respect du Règlement intérieur du WANALA, du Code de conduite de DRC et l’ensemble des politiques et procédures en vigueur, avec obligation d’alerter formellement le senior management au cas où un manquement aurait été constaté ou suspecté.  

Planification et Reporting

• Prendre part active aux rencontres périodiques de planification et de revue des activités de son département ;
• Elaborer un planning hebdomadaire d’activités pour sa zone et le soumettre à sa hiérarchie dans les délais requis ;
• Rédiger tous les rapports hebdomadaires et/ou mensuels qui lui seront demandés par le Chef d’équipe ou le Responsable de département dans les délais requis ;
• Enumérer les difficultés rencontrées sur le terrain et proposer des solutions pour leur résolution.

Ethique et conformité

• Gérer les ressources (matérielles et financières) mises à sa disposition pour les activités du département et en fournir les pièces justificatives à temps ;
• Se conformer et respecter toutes les procédures (administratives, RH, finances et logistiques) en vigueur et les conditions actuelles telles que stipulées dans le Code de conduite de DRC et le règlement intérieur régissant le personnel de DRC ;
• Respecter et faire respecter les procédures en vigueur au sein de DRC ainsi que les prescriptions des bailleurs ;
• Faire preuve de flexibilité afin de répondre à tout moment à tout impératif et/ou instruction de son superviseur/ manager pour les besoins du service ;
• Exécuter toute autre tâche en dehors de celles mentionnées ci-dessus qui seraient demandées par sa hiérarchie et conformes à son domaine de responsabilité ;
• Être en relation avec les autres départements techniques de sa base dans la recherche d’une meilleure réponse et meilleure utilisation des ressources disponibles.

En outre, le/ la Finance Assistant pourra se voir demander d’assumer d’autres tâches et travaux, à la demande du Chef de base, ou de tout autre supérieur hiérarchique. 

Expérience et compétences techniques (y compris le nombre d’années d’expérience professionnelle) 

• Minimum 1 an d’expérience de travail pertinente de préférence avec une ONGI ;
• Expérience dans l’exécution de tâches administratives ;
• Bonnes aptitudes à la communication ;
• Maîtrise avancée d’Excel et compétences de base en PowerPoint et Word ;
• Compétences développées en matière d’organisation et de planification afin de respecter les échéances ;
• Sens de la confidentialité ; Sens de l’humanitaire ; Bonne présentation ;
• Honnêteté, intégrité, rigueur, ténacité et qualités relationnelles ;
• Sens du travail et des responsabilités ainsi que la capacité à travailler sous pression.

Formation :  

–Niveau académique équivalent à une Licence universitaire dans le domaine de la Finance/comptabilité, de Business Administration. 

Langues :  

• Excellent niveau en français (la maîtrise parfaite de la langue française, à l’écrit ainsi qu’à l’oral, est indispensable)  

• Niveau professionnel en Arabe. La pratique de l’arabe local est particulièrement apprécié. 

• Un niveau d’anglais est un fort avantage. 

À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :  

• Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.  

• Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.  

• Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.  

• Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.  

• Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.