Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d’aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. Depuis 1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, et enfin, du redressement économique et du développement.

I. DESCRIPTIF DU POSTE

Sous la supervision du Global Supply Chain Manager, le poste consiste à assurer correctement, conformément aux procédures et au règlement de l’IRC, et à la loi du travail en vigueur en République Démocratique du Congo les responsabilités liées à la gestion de voyages internationaux et nationaux, l`hébergement des visiteurs ainsi qu’à la gestion et administration du bureau IRC à Goma. L’Assistant(e) Logistique & Administration assure également l’obtention des visas et des cartes des séjours des personnels expatriés.

II. RESPONSABILITE ET TACHES SPECIFIQUES

1. Gestion des Voyages

• Assurer les réservations pour les voyages nationaux du personnel de l’ensemble de la mission ainsi que des visiteurs s’ils le demandent.
• Suivre scrupuleusement les clauses du contrat avec les agences de voyage selon la réglementation de l’IRC et que tout achat de billet pour les vols tant nationaux qu’internationaux respecte le processus d’achat d’IRC;
• Assurer que chaque achat de billet est exécuté après la réception de tous les documents de pré-voyage dont le PR approuvé ou code budgétaire, le TAR et/ou ToR approuvés;
• Assurer que tous les voyages de l’extérieur vers la RDC est approuvé par le CD conformément au SoP voyage en place
• Assurer la liaison avec les agences de voyage et les différents opérateurs (MONUSCO, UNHAS, CICR, ECHO FLIGHT, CAA, CONGO Airways, etc.);
• Tenir à jour le tracking de suivi des voyages effectués de et vers Goma mais également de et vers la RDC pour les voyages internationaux;
• Produire un rapport hebdomadaire des différents booking effectués au courant de la semaine.

2. Gestion des Hébergements

• Procéder au booking du logement dans les hôtels ou dans les guest house d’IRC après réception des TAR approuvés;
• Rappeller les hôtels 24 heures avant l’arrivée des visiteurs afin de confirmer les réservations.
• Informer tous les visiteurs sur les couts pris en charge par l’IRC auprès des hôtels et ceux à prendre en charges par les visiteurs eux-mêmes;
• Effectuer de visites d`inspections auprès des hôtels   afin de s’assurer de la qualité du service réservé aux visiteurs;
• S`assurer que les visiteurs sont logés dans les hôtels retenus dans le cadre de l’Accord Cadre d’Achat de service de l’hôtellerie. Toute réservation en dehors de ce cadre doit requérir l’approbation préalable de la direction des opérations;
• Mettre en place une fiche d’évaluation de services fournis par les hôtels et dresse un rapport chaque trois mois à l’attention du GSC Manager.

3. Obtention et suivi des visas

• Tenir un registre de suivi des expirations des visas du personnel expatrié et des visiteurs et le partager chaque mois avec les concernés et au RH Coordinator.
• Procéder à l’obtention des visas appropriés et des cartes de séjour pour les personnels expatriés et les visiteurs selon les cas;
• Obtenir des visas de voyage pour les personnels nationaux en partance à l’extérieur du pays pour des raisons de travail (atelier, évacuation médicale…);
• Effectuer les déclarations mensuelles des expatriés auprès des services de la DGM

4. Gestion de l’administration du bureau

• S’assurer que tous les problèmes de maintenance sont traités en temps au niveau des structures bâtiments (plomberie, électricités, peinture, remise à niveau…).
• Tenir un registre électronique de suivi des coûts des réparations de la structure.
• Déclarer les Impôts sur le revenu locatif (IRL) dans le délai après chaque paiement de loyer

Minimum Qualifications:

1. Qualifications

• Diplôme Bac en Commerce, Administration, Logistique ou Equivalent.
• Expérience souhaitable dans la Gestion Administrative, la Logistique d’au moins 12 mois;
• Expérience souhaitable dans la Gestion des voyages (achat billets, hébergements et obtention des visa);
• Connaissance des procédures administrative au niveau de la Direction Générale de la Migration en RDC;;
• Travail en équipe et bonnes capacités interrelationnelles;
• Bonne connaissance de l’outil informatique exigée (Excel, Word, power point, Outlook);
• Excellente maîtrise verbale et écrite du français exigée, y compris du vocabulaire des affaires ; la connaissance de l’Anglais est un plus.

Normes de conduite professionnelle: Les travailleurs de l’IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY – Standards de conduite professionnelle.  Il s’agit de l’Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l’Egalité.  

Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte  d’IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude.

Conformément à la sauvegarde, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l’exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti harcèlement dans le milieu du travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Employeur de l’égalité des chances: L’IRC est un employeur de l’égalité des chances. L’IRC considère tous les demandeurs d’emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.

Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l’égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l’origine nationale, la religion, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’âge, l’état matrimonial, le statut d’ancien combattant ou le handicap. IRC s’est également engagé à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d’œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages de soutien.

I. PRESENTATION DU DOSSIER

• Lettre de demande d’emploi (Maximum 1 page);
• Curriculum Vitae à jour (Max 3 pages) à soumettre en Français ou en Anglais avec les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse électronique d’au moins quatre références professionnelles dont une référence professionnelle de RH et une brève explication de leur relation professionnelle avec vous (par exemple ” mon superviseur direct ” etc.). A Noter que IRC se réserve le droit de contacter toute autre personne ayant travaillé avec le candidat lors de ses anciennes expériences.
• Copies :  Des diplômes, attestations des services rendus, recommandations provenant uniquement d’anciens employeurs, d’une pièce d’identité, de la carte de demandeur d’emploi obligatoire livrée par l’ONEM.
• Toute personne vivant avec Handicap devra le signaler en en-tête de son CV en gras.

A compétences égales, la préférence sera donnée à une candidature féminine.

DEPOT DES CANDIDATURES : Du 05 septembre 2024 au 14 septembre 2024 à 16h30

· Seules les personnes dont la candidature aura retenu l’intérêt d’IRC seront contactées pour la suite du processus ;

· Tout dossier de candidature non retenue sera détruit. IRC se réserve le droit de demander à voir les originaux des documents fournis par les candidats qui seront retenus.

En vue de soutenir la femme, IRC offre des conditions particulières à la femme en payant 14 Semaines des congés de maternité à 100%, Jusqu’au premier anniversaire de l’enfant, la mère a droit à un maximum de deux heures par journée de travail pour l’allaitement. Cette période de repos est rémunérée et comptabilisée comme temps de travail. Dans le souci de permettre aux staffs féminins IRC qui ont des bébés en âge d’allaitement de concilier leur responsabilité familiale avec les missions sur terrain, il sera autorisé à ces staffs de voyager à bord de véhicules IRC avec leurs bébés et si nécessaire avec une personne accompagnatrice.

Les employés IRC ont droit à deux jours des congés annuels. Le droit aux congés augmente en fonction de l’ancienneté. La culture organisationnelle IRC offre un environnement de travail sûr et épanouissant pour tous ses employés avec des mesures de flexibilité axées au bien être de son personnel. A ce titre, la grille salariale IRC demeure compétitive à tous les grades.

 « Il est porté à la connaissance des candidats qu’IRC ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée aux numéros verts suivants 0829777572 et 0999972021, car contraire aux valeurs et aux pratiques de notre organisation. »