Assistant Programme UNV

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Mission and objectives

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Context

Le PNUD s’est engagé à assurer la diversité de la main-d’œuvre en termes de genre, nationalité et culture. Personnes appartenant à des groupes minoritaires, à des groupes autochtones et les personnes handicapées sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus stricte confidentialité. Le PNUD ne tolère l’exploitation et les abus sexuels, toute forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés : par conséquent, sont soumis à des vérifications rigoureuses des références et des antécédents. Les unités de gestion (FU) du Programme VNU sont principalement responsables de la mobilisation et du placement des Volontaires des Nations Unies dans les agences, fonds et programmes des Nations Unies pour la paix, le développement et les besoins humanitaires. Les unités de terrain du programme VNU représentent et positionnent le programme VNU dans les pays respectifs et apportent les services et les solutions plus proches de ses partenaires , les gouvernements, les entités des Nations Unies, la société civile, et le secteur privé. Sous la supervision de l’Analyste de Programme, l’Assistante de Programme fournit une assistance administrative et opérationnelle au sein de l’Unité de terrain du programme VNU, l’appui à la mobilisation et au déploiement des volontaires.

Task description

Sous la supervision de l’Analyste de programme, le Volontaire des Nations Unies entreprendra les tâches suivantes : Soutien à la mobilisation et déploiement des volontaires :
– Apporter un soutien efficace et efficient au Coordinateur Pays et aux partenaires de l’ONU dans le cadre de campagnes de plaidoyer et de sensibilisation portant sur le volontariat, telles que la Journée Internationale des Volontaires (JIV), présentation d’informations promotionnelles et organisations d’activités locales sur le volontariat, etc. ;
– Apporter une assistance sur site et en ligne pour appuyer la mobilisation des volontaires ;
– En collaboration avec l’Assistant(e) du Programme de volontariat en ligne (OV) du bureau régional respectif, agir en tant que point focal pour les volontaires en ligne et appuyer les organismes dans le cadre de la mobilisation des OV ;
– Contribuer à la promotion des activités de volontariat et à la visibilité des activités des volontaires dans les différentes agences ;
– Soutenir le déploiement et l’affectation ainsi que la gestion de toutes les modalités de Volontaires des Nations Unies ;
– Soutenir le recrutement de Volontaires nationaux des Nations Unies, y compris la mise à jour d’une plateforme de jeunes viviers de talents locaux en collaboration avec le centre de services des volontaires (CSV) ;
– Tenir à jour les dossiers de tous les Volontaires des Nations Unies affectés dans le pays, en veillant à ce que toute la correspondance et les rapports périodiques soient dans la plateforme de gestion des volontaires, et que les questions nécessitant une action soient portées à l’attention de son superviseur ;
– Surveiller et tenir des registres du statut contractuel de tous les Volontaires et signaler les actions de suivi de à son superviseur ;
– Maintenir à jour les informations des Volontaires et veiller à ce que tous les Volontaires des Nations Unies gèrent les absences conformément aux conditions de service des Volontaires des Nations Unies ;
– Tenir à jour les dossiers de tous les Volontaires des Nations Unies en service, les contacts y compris leurs personnes à charge reconnues ;
– S’assurer que les documents contractuels initiaux, les formulaires de bénéficiaire et les inventaires des dotations personnelles des Volontaires des Nations Unies sont à jour et soumis au siège social du programme VNU (par l’intermédiaire de la gestion des plateformes) en temps opportun, conformément aux dispositions pertinentes dans le Manuel des Nations Unies pour la sécurité ainsi que dans les Conditions de service des Volontaires des Nations Unies ;
– Aider à l’organisation de la logistique et des déplacements des Volontaires des Nations Unies qui arrivent et les personnes à leur charge reconnues ;
– Faciliter l’obtention de l’autorisation gouvernementale et les visas d’entrée des Volontaires des Nations Unies et de leurs personnes à charge reconnues ;
– Fournir le soutien nécessaire aux Volontaires des Nations Unies à l’arrivée, d’ouvrir des comptes bancaires, de remplir les formulaires, d’obtenir des visas, des permis de séjour, etc.
– Entreprendre des tâches pour le support local des Volontaires des Nations Unies et des personnes à charge reconnues dans le pays, y compris les cas d’évacuation sanitaire, d’évacuation de sécurité ou le décès d’un Volontaire ;
– Aider le siège du programme VNU à s’assurer que toutes les conditions sont remplies avant le paiement des droits finaux aux Volontaires des Nations Unies à la fin de leur mission.
– Tenir à jour les inventaires de tous les équipements non consommables fournis par le programme VNU et veiller à ce que tous les articles achetés pour les projets exécutés par le programme VNU soient soumis au programme VNU ;
– Tenir à jour les dossiers du bureau et conserver l’information, les documents de référence d’une manière qui permet de les consulter et de les retrouver facilement ;
– Agir en tant que point focal de communication en consultation avec l’Unité de communication du bureau régional.
– S’acquitter de toutes autres tâches administratives qui pourraient lui être confiées.
En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés :
• Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre.
• Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil.
• Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles.
• Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc.
• Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation.
• Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.