Assistant RH-Administration (H/F)

Requisition ID: req46957

Job Title: Assistant RH-Administration (H/F)

Sector: Human Resources

Employment Category: Fixed Term

Employment Type: Full-Time

Open to Expatriates: No

Location: Dori, Burkina Faso

Work Arrangement:

Job Description

L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation humanitaire apolitique, but non lucratif et non religieux qui fournit une assistance aux rfugis et aux vulnrables travers le monde entier. L’IRC met en uvre des programmes pour promouvoir les solutions durables chez les personnes dplaces, les rfugis et les populations htes travers des projets de sant/nutrition, suret, ducation, relvement conomique, pouvoir. L’IRC intervient auprs des rfugis depuis 1933 et est prsent dans 40 pays en Europe, en Afrique, en Asie, ainsi qu’au l’Etats Unies, dans le cadre d’un programme d’appui la rinstallation, L’IRC est une organisation engage dans la libert, la dignit humaine et l’autonomie. Cet engagement se traduit par une assistance de qualit la rinstallation, une aide globale d’urgence, la rhabilitation et le plaidoyer pour les rfugis et les mnages vulnrables.

L’IRC a commenc ses oprations au Burkina Faso en 2019 pour rpondre la crise humanitaire cause par l’afflux des populations dplaces internes, du fait de la situation scuritaires. L’organisation dispose d’un bureau principal Ouagadougou, de bases Ouahigouya (Rgion du Nord), Dori (Rgion du Sahel), Fada (Rgion de lEst) et de sous base Djibo (Sahel) Kaya (Centre Nord) et Seguenega (Nord).

En 2015, l’IRC a labor une nouvelle stratgie au niveau global qui a dmarr en 2020. Cette stratgie a redfini la mission de l’IRC et dfini des objectifs oprationnels et organisationnels prcis afin de renforcer son mandat dans les urgences humanitaires et les situations de post-conflit. cet effet, IRC au niveau global veut mettre en place des infrastructures en matire de communication, financement, capital humain, systmes et technologies.

Pour renforcer son quipe support, IRC Burkina recrute un/une Assistant Ressources Humaines & Administration pour le compte du bureau de Dori

OBJECTIFS DU POSTE/PRINCIPALE RESPONSABILIT

Sous la supervision du Coordinateur Terrain, le poste consiste excuter toutes les activits lies la gestion administrative et ressources humaines du personnel IRC de la rgion du Sahel. Il est attendu du travail ce poste un niveau minimum de supervision essentiellement dans la gestion des baux/logement, la gestion de voyage du personnel, la gestion des relations avec les partenaires sociaux (inspection du travail / CNSS / Dlgu du personnel / etc.), la gestion du courrier, la gestion de lassurance maladie, de laccueil / installation des nouveaux arrivants / missionnaires, de ladministration des ateliers / formations / rencontres, la veille lapplication du rglement intrieur (RI) / procdures disciplinaires / principes IRC way, de soumission des rapports de lAdministration et Ressources Humaines.

RESPONSABILITS SPECIFIQUES

Administration du bureau et support Ressources Humaines

• Prparer et mettre les PR relevant de sa comptence ;
• Rdiger les correspondances selon les instructions du superviseur ;
• Rceptionner et ventiler les correspondances entrant et sortant ;
• Prparer et mettre en circuit de validation des ordres de mission partir des informations communiques par le chef de mission ;
• Prparer les contrats de travail/conventions de service selon les instructions du superviseur ;
• Prparer la paie des contractuels journaliers et des consultants ; les dclarations dimpts et autres taxes y relatives ;
• Prparer toute autre documentation de support de la paie telle (nouveau contrat, changement de statut, fin de contrat, lettre de notification dintrim, note de transfert, etc.) ;
• Soumettre les documents administration/RH a la signature de lautorit comptente ;
• Prparer les demandes davance sur salaire et soumettre aux superviseurs pour vrification avant soumission la finance ;
• Prparer et soumettre les informations sur les avances sur salaire pour le staff ;
• Prparer le paiement des factures des abonnements (eau, lectricit, tlphone, etc.) ;
• Superviser la gestion des puces de communication flotte IRC attribues au personnel ;
• Assurer la rgularit/centralisation/transmission des time sheet du staff a la RH/Ouaga ;
• Veiller la remonte et a la remise individuelle des bulletins de paie du staff ;
• Coordonner la centralisation de la fixation des objectifs de performances/valuation des performances du staff ;
• Assurer le suivi du traitement des dossiers de remboursement assurance mdicale du staff ;
• En collaboration avec la logistique et le dpartement organisateur, assurer les dmarches administratives de lorganisation/administration des ateliers/formations/rencontres ;
• Assurer la coordination des processus de recrutements (demande/offre/publication/rception candidatures/administration preuve/entretiens/etc) avec lappui des collgues impliqus ;
• Assurer laccueil/installation des nouveaux staffs arrivants ;
• Assurer la coordination administrative de la sortie des employs en fin de contrat de travail ;
• Assurer la coordination de linduction des nouveaux staffs en collaboration avec les autres collgues concerns ;
• Contribuer la gestion de la visibilit institutionnelle des bureaux et du staff ;
• Organiser le classement/archivage des documents administration/RH ;
• Tenir jour les registres de suivi des congs du personnel, des contrats de travail/contrats journaliers, et tout autre registre concernant la gestion administrative ;
• Prparer les diffrents tracking : Formation et recrutement et les soumettre au superviseur ;
• Superviser le travail des employs de maison/bureaux, cuisiniers, jardiniers etc ;
• Prparer les demandes dachat des fournitures de bureaux/fonctionnement des bureaux ;
• Tenir un fichier de tracking des conventions des consultants/stagiaires jour ;

Voyage et logement du personnel

• Soumettre les demandes de rservation de voyage (vols UNHAS) des staffs ;
• Assurer le booking des voyages du staff en lien avec le point focal UNHAS IRC/Ouaga ;
• Assurer les responsabilits du point focal UNHAS IRC au niveau de la rgion du Sahel ;
• Faire le suivi de confirmation de vols du personnel voyageant avec feedback au concern avant la date du voyage.
• Assurer les rservations dhtel des employs/visiteurs en mission ;
• Coordonner la mobilit des missionnaires avec lappui de logistique durant leur sjour ;
• Prparer les demandes de paiement et rgler auprs des fournisseurs de services/bailleurs les factures (loyer des bureaux ; frais dhbergement des missionnaires ; eau / lectricit / internet / tlphone flotte ; services de gardiennage ; contrats journaliers ; etc) ;

Qualifications

Avoir un diplme universitaire de Licence en Gestion administrative/Ressources Humaines ;

Expriences et comptences techniques :

Avoir au minimum 1 2 ans dexprience pratique a un poste similaire ;

Une exprience dans une ONG est un atout ;

Bonne connaissance et matrise des tches relatives la gestion administrative et du personnel ;

Bonne connaissance de la lgislation du travail et des conventions ( Code du Travail Burkinab) ;

Bonne capacite rdactionnelle et de synthse ;

Bonne maitrise de loutil informatique ( Word, Excel, Powerpoint) ;

Excellent niveau de franais crit, bon niveau danglais crit et oral serait un atout ;

Aptitudes Personnelles :

Avoir une facult dorganisation, capable de travailler de manire autonome et sous pression ;

Avoir le sens de la confidentialit, ;

Avoir le sens de la flexibilit et de la proactivit ;

Avoir le sens du service ;