OBJECTIF DU POSTE

 

Le Centre international de recherche sur le cancer (CIRC), dont le siège est à Lyon, en France, est l’agence de l’Organisation mondiale de la santé (OMS) chargée de la lutte contre le cancer. L’objectif du CIRC est de promouvoir la collaboration internationale dans la recherche sur le cancer.

 

Le rôle de la Section de l’Appui à la Recherche (SSR) est de soutenir la réalisation des objectifs scientifiques du CIRC par une gestion efficace et effective des ressources du Centre et la fourniture de services administratifs, en assurant une atténuation responsable des risques et en mettant en œuvre des stratégies pour renforcer les capacités et maximiser l’impact du CIRC.

 

L’objectif principal de l’unité des services administratifs au sein de la branche SSR est de fournir un large éventail de services, y compris, mais sans s’y limiter, les achats, les services de conférence, la gestion des bâtiments et la sécurité.

 

Sous la supervision de l’assistant (achats) et de l’administrateur des services internes (ASO), le titulaire assume certaines responsabilités au sein du département des achats (ASO/SUP).

 

 

 

 

DESCRIPTION DU POSTE

 

Sous la supervision directe du principal assistant chargé des achats et sous la direction générale du responsable des services administratifs, le titulaire du poste s’acquitte des tâches suivantes:

 

RELATION AVEC LES EQUIPES INTERNES

 

1) Renseigner utilisateurs (prix-délais etc)

 

2) Etude du besoin de l’utilisateur final

 

3) Contact divers avec les différents services (BFO-BA-équipes techniques etc)

 

4) Contact divers avec les différents services (DAF-DIR)

 

 

RELATION COMMERCIALES/FOURNISSEURS

 

1) Sourcing – veille – recherche de références (catalogue/internet)

 

2) Demande de devis (achat ponctuel)

 

3) Comparaison des prix  (achat ponctuel)

 

4) Analyse des offres annuelles (Long Term Agreement)

 

5) Négociations des offres annuelles (Long Term Agreement)

 

6) Choix du fournisseur

 

7) Gestion des litiges fournisseurs (retours/factures etc)

 

8) Relance fournisseurs (délais) – suivi des commandes

 

9) Suivre l’exécution des contrats (base = utilisateur / litige = utilisateur en lien avec Achats)

 

10) Evaluation des fournisseurs – suivi de la performance

 

 

 

 

APPEL D’OFFRES OU CONSULTATION SUPERIEURE A 15K€

 

Domaines principaux : en lien avec l’équipe IT: équipements ou développements en lien avec l’informatique et les communications dont les licences logicielles et les technologies de pointe, des biens et des services liés aux services généraux et à des projets sur le terrain des études scientifiques et autres domaines selon les besoins du Service Achats :

 

1) Participation revue du Cahier des charges et réunions de groupe de travail

 

2) Rédaction des documents de l’appel d’offres

 

3) Publication, lancement de l’AO et suivi (réponses fournisseurs)

 

4) Analyse et synthèse des offres d’appel d’offres

 

5) Négociation (si applicable)

 

6) Redaction de l’adjudication report

 

7) Waiver of competition process

 

8) Présentation aux membres du CRC

 

 

 

 

LEGAL/JURIDIQUE

 

1) Soumission des conditions générales des fournisseurs au service juridique et au DAF

 

2) Négociations/échanges avec le référent juridique du CIRC, les demandeurs internes et les fournisseurs sur les points juridiques

 

3) Rédaction de quelques contrats et ou amendements, avant validation par le Service Juridique/DAF

 

 

 

 

PROJET UNITES SCIENTIFIQUES “in the field”

 

1) Analyse des contraintes logistiques du projet avec le PI (bureau local OMS, autres contraintes, faisabilité, évaluation des risques pour le CIRC ex données/médical…)

 

2) Discussion et support apporté au PI  (planification, discussions sur les contraintes in the field…)

 

3) Sourcing in the field, contraintes techniques/réglementaires/contractuelles à respecter

 

 

 

 

TRANSPORTS EN LIEN AVEC LES ACHATS

 

Achat transfrontalier pour études in the field avec contraintes réglementaires, les douanes, la température de stockage, le nature des produits… pour le matériel, les consommables et les réactifs (gestion des risques)

 

 

 

 

SAISIE ERP

 

1) Saisie des commandes dans l’ERP

 

2) Passage de commande CB avec initiation du workflow CBA

 

3) Saisie des tarifs dans l’ERP

 

4) Vérification des tarifs dans l’ERP

 

5) Saisies diverses ERP (fiches fournisseur/assets /Fiches articles etc)

 

 

 

 

OUTILS INFORMATIQUES – ERP – BI – ECHANGES AVEC ITS

 

En l’absence du référent ERP/BI du Service Achats, maitrise des processus liés aux achats et de leur réalisation dans les outils informatiques (SAP, remontée en masse des tarifs (LTA), Sharepoint et workflow etc)

 

 

 

 

AUTRE

 

1) Assurer le fonctionnement du Service Achats en l’absence de l’Assistante (Achats), sous le contrôle du supérieur hiérarchique au 2ème niveau,

 

2) Délégation de signature des commandes dont le montant est inférieur à 3 000 €HT en l’absence simultanée de l’Assistante (Achats) et du supérieur hiérarchique au 2ème niveau.

 

3) Effectuer toutes autres tâches connexes selon les besoins

 

 

 

 

COMPÉTENCES:

 

·   Travail d’équipe.

 

·   Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles.

 

·   Communication.

 

·   Produire des résultats.

 

 

 

 

QUALIFICATIONS EN MATIÈRE D’ÉDUCATION

 

ÉDUCATION

 

Essentiel: Diplôme de fin d’études secondaires ou équivalent, suivi d’une formation spécialisée dans le domaine des achats, de l’administration ou dans un domaine pertinent, sanctionnée par un diplôme (BTS ou équivalent).

 

Souhaitable: Diplôme universitaire dans un domaine pertinent.

 

 

EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

 

Essentiel: Expérience d’au moins trois ans dans une fonction administrative au sein d’un service d’achat, avec une bonne connaissance des pratiques douanières. Expérience de la négociation au sein d’un service d’achat.

 

Souhaitable:  Une expérience au sein d’une entreprise multinationale, d’une institution internationale ou gouvernementale avec si possible une activité de laboratoire et/ou de recherche scientifique.

 

 

 

 

UTILISATION DES COMPÉTENCES LINGUISTIQUES

 

Excellente connaissance du français et bonne connaissance pratique de l’anglais.

 

 

 

 

COMPÉTENCES

 

1.       Excellentes capacités d’organisation et de gestion, et capacité à travailler au sein d’une équipe.

 

2.       Aptitudes à travailler et à répondre aux demandes conflictuelles et simultanées, au sein d’une équipe multiculturelle. Tact, diplomatie et discrétion.

 

3.       Aptitude à apprendre et à mettre en pratique les procédures administratives et financières du CIRC.

 

 

 

 

AUTRES COMPÉTENCES (COMPÉTENCES INFORMATIQUES)

 

Connaissance et bonne habilité à utiliser la suite logiciel Microsoft O365 et Microsoft Teams.

 

 

 

 

RÉMUNÉRATION

 

La rémunération fixe pour le poste ci-dessus s’élève actuellement à 3,396 euros par mois, et est exprimée nette d’impôt sur le revenu mais avant déduction des contributions de l’employé pour la participation obligatoire à la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies (CCPPNU) et aux plans d’assurance privée de l’Organisation couvrant la santé, les accidents, la maladie et l’invalidité. 

 

Les autres avantages comprennent différents types de congés et des allocations pour les membres de la famille à charge.

 

Le statut d’emploi est celui d’un fonctionnaire international.

 

Note : en raison du statut juridique de l’OMS/IARC en tant qu’organisation internationale, son personnel ne cotise pas et ne génère pas de prestations dans les régimes obligatoires français d’assurance maladie, d’assurance vieillesse/retraite ou de chômage (“Pôle-Emploi”) pendant toute la période où il est employé par l’Agence.

 

 

 

 

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

 

o    Cet avis de vacance peut être utilisé pour pourvoir d’autres postes similaires au même niveau de grade ou à un niveau inférieur.

 

o    This position is subject to local recruitment and will ideally be filled by people living in the local commuting area of the duty station.

 

o    Seuls les candidats ayant fait l’objet d’un examen approfondi seront contactés.

 

o    Un test écrit et/ou une présentation/séminaire peuvent être utilisés comme forme de sélection.

 

o    Si votre candidature est retenue pour un entretien, il vous sera demandé de fournir, à l’avance, une copie scannée du/des diplôme(s)/certificat(s) requis pour ce poste. Le CIRC/OMS ne prend en compte que les qualifications d’enseignement supérieur obtenues auprès d’un établissement accrédité/reconnu dans la Base de données mondiale sur l’enseignement supérieur (WHED), une liste mise à jour par l’Association internationale des universités (AIU)/Organisation des Nations unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO). La liste est accessible par le lien suivant : http://www.whed.net. Certains certificats professionnels peuvent ne pas figurer dans la WHED et devront faire l’objet d’un examen individuel.

 

o    Conformément à l’article 101, paragraphe 3, de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel est la nécessité d’assurer les plus hautes qualités d’efficacité, de compétence et d’intégrité. Il sera dûment tenu compte de l’importance de recruter le personnel sur une base géographique aussi large que possible.

 

o    Toute nomination/prorogation d’engagement est soumise au statut, au règlement du personnel et au manuel de l’OMS. Il est à noter que la première année des contrats à durée déterminée est une période probatoire qui peut être prolongée sous réserve d’une évaluation des performances.

 

o    Pour plus d’informations sur les activités du CIRC, veuillez consulter le site https://www.iarc.who.int, et pour des informations plus générales sur les activités de l’OMS, veuillez consulter le site http://www.who.int.

 

o    Le CIRC/OMS s’engage à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. Le CIRC/OMS recrute et emploie du personnel indépendamment du handicap, du sexe, de l’identité de genre, de l’orientation sexuelle, de la langue, de la race, de l’état civil, de l’origine religieuse, culturelle, ethnique et socio-économique, ou de toute autre caractéristique personnelle.

 

o    Le CIRC/OMS s’engage à atteindre la parité hommes-femmes et la diversité géographique au sein de son personnel. Les femmes, les personnes handicapées et les ressortissants des États participants non représentés et sous-représentés https://www.iarc.who.int/equity-diversity-and-inclusion-at-iarc sont vivement encouragés à postuler aux emplois du CIRC/OMS. Les personnes handicapées peuvent demander des aménagements raisonnables pour pouvoir participer au processus de recrutement. Les demandes d’aménagements raisonnables doivent être envoyées par courriel à [email protected].

 

o    Un dossier impeccable en matière d’intégrité et de normes éthiques professionnelles est essentiel. Le CIRC/OMS est fier d’avoir un personnel qui adhère aux normes éthiques et professionnelles les plus élevées et qui s’engage à mettre en pratique la Charte des valeurs du CIRC/OMS https://www.iarc.who.int/about-iarc-who-ethics.

 

o    Le CIRC/OMS applique une tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et des abus sexuels (EAS), du harcèlement sexuel et d’autres types de conduite abusive (c’est-à-dire la discrimination, l’abus d’autorité et le harcèlement). Tous les membres du personnel du CIRC/OMS ont un rôle à jouer dans la promotion d’un lieu de travail sûr et respectueux et doivent signaler au CIRC/OMS tout cas réel ou suspect d’exploitation et d’abus sexuels, de harcèlement sexuel et d’autres types de conduite abusive. Pour s’assurer que les personnes ayant des antécédents avérés d’EAS, de harcèlement sexuel ou d’autres types de conduite abusive ne sont pas embauchées par l’Organisation, le CIRC/OMS procédera à une vérification des antécédents des candidats finaux.

 

o    Le CIRC/OMS dispose d’un environnement non-fumeur et ne recrute pas de fumeurs ou d’utilisateurs de toute forme de tabac.

 

o    Le CIRC/OMS offre également un large éventail d’avantages au personnel, notamment des congés parentaux et des formules de travail flexibles et attrayantes, afin de favoriser un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée et de permettre à tous les membres du personnel d’exprimer et de développer pleinement leurs talents.

 

o    L’âge légal de la retraite pour les nominations de personnel est de 65 ans. En ce qui concerne les candidats externes, seuls ceux qui sont censés terminer leur mandat seront normalement pris en considération.