Assistant(e) administratif (ve)

Structure organisationnelle

Ce poste est à pourvoir au sein de l’Equipe de Soutien du Département (DST) au sein du département des services internes et de l’administration (INTSERV). INTSERV est responsable de la gestion du bâtiment, de la sécurité, de la logistique et des services, y compris les publications, la production, l’impression et la distribution des documents, l’écologisation de l’OIT, les voyages et les privilèges diplomatiques. DST apporte un soutien général à la directrice et aux autres responsables hiérarchiques du département dans les domaines des finances et de la programmation, du contrôle financier, des ressources humaines et de la gestion générale du bureau.

Mission principale

Le (la) titulaire fournit une série de services d’appui administratif et bureautique qui contribuent au fonctionnement harmonieux et efficace du service/département. Les domaines de travail comprennent l’administration générale et l’appui bureautique, ainsi que l’appui lié aux ressources humaines, aux finances et aux achats, ce qui nécessite l’utilisation et l’application correctes des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et processus administratifs et financiers du BIT (normes applicables).

Supervision reçue/exercée

Le/la titulaire travaille sous la supervision directe du (de la) chef(fe) de DST.  Le (la) titulaire travaille de manière indépendante pour fournir des services d’appui spécialisés. Son travail est revu pour s’assurer que les résultats sont fournis en temps voulu. La supervision reçue est centrée sur la qualité de l’exécution des processus et sur la fourniture d’un appui technique et d’une aide au développement. Le (la) titulaire fournit des orientations et peut attribuer des tâches au personnel de bureau et d’appui administratif.

Relations de travail

Les contacts internes ont lieu avec diverses unités administratives de l’ensemble de l’Organisation afin de coordonner les réunions, d’obtenir un appui, de clarifier et d’échanger des informations et d’assurer le suivi des mesures administratives et des délais. Les contacts externes ont lieu avec les visiteurs, les participants à des réunions et les prestataires de services; ils visent à échanger des informations pour la résolution de questions en instance. 

Fonctions et responsabilités essentielles

1. Effectuer et coordonner un large éventail de tâches d’appui administratif et bureautique, en veillant au respect des normes applicables. Surveiller et guider le travail du personnel d’appui administratif et bureautique, établir des priorités de travail, attribuer des tâches et fournir une formation en cours d’emploi, le cas échéant.
2. Se tenir informé(e) des règles, dispositions réglementaires, procédures et processus administratifs et financiers pertinents et fournir des conseils et un appui à cet égard, le cas échéant. Se tenir informé(e) des activités et des priorités de travail de l’unité administrative.
3. Examiner, traiter et assurer le suivi des communications entrantes, y compris sur des questions sensibles et confidentielles. Traiter les demandes d’informations administratives et générales. Préparer, rédiger, effectuer un contrôle de la qualité, finaliser et/ou télécharger sur des pages web/diffuser divers courriers généraux et administratifs sortants, rapports, publications et autres documents. Fournir des traductions informelles.
4. Tenir à jour l’agenda du (de la) supérieur(e) hiérarchique. Fixer les rendez-vous et les réunions en fonction des priorités, y compris pour les délégués et les autres fonctionnaires de haut niveau. Accueillir et guider les visiteurs dans les salles de réunion. Préparer les dossiers de mission. Aider à l’organisation des voyages officiels. Préparer des estimations de coûts.
5. Veiller à ce que les systèmes de gestion de l’information et des dossiers et les espaces de travail électroniques soient maintenus, mis à jour, accessibles et structurés de manière efficace.
6. Traiter et assurer le suivi d’un large éventail de transactions à l’aide du progiciel de gestion intégré (ERP), en vérifiant que les informations sont complètes et conformes aux normes applicables.
7. Fournir, organiser et coordonner une série de services d’appui administratif et logistique pour les réunions et autres manifestations. Assurer, dans les délais impartis, l’établissement, la traduction, la publication et la diffusion de documents (supports d’exposé, dossiers d’information et documentation connexe). Rédiger les procès-verbaux des réunions sur demande.
8. Effectuer des tâches d’administration des congés. A la demande du (de la) supérieur(e) hiérarchique, fournir des informations sur les déplacements officiels, les congés et les horaires de télétravail.
9. Servir de point de contact pour les questions administratives relatives à la gestion des performances, aux stagiaires et à d’autres questions de ressources humaines.
10. Gérer les fournitures, le mobilier et l’équipement de bureau. Organiser les déménagements de bureaux en fonction de calendriers convenus et aider à leur exécution. Gérer la logistique des mouvements de personnel.
11. S’acquitter des autres tâches pertinentes assignées.

section facultative (si nécessaire)

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Exigences minimales

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires.

Expérience

Au moins cinq ans d’expérience professionnelle pertinente.

Langues

Excellente maîtrise de l’une des langues de travail (anglais, français, espagnol) de l’Organisation et connaissance pratique d’une deuxième langue de travail.

Connaissances et compétences

Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes:

Bonne connaissance des normes établies régissant les domaines opérationnels concernés. Capacité à interpréter et à travailler dans le cadre des règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures applicables.

Connaissance des programmes et activités de l’OIT.

Maîtrise de l’utilisation de logiciels bureautiques, tels qu’Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams).

Bonne connaissance de SharePoint ou d’un autre système de gestion des documents.

Bonne capacité à travailler avec le progiciel de gestion intégré (ERP).

Capacité à comprendre rapidement et à travailler efficacement, en bénéficiant d’un minimum d’assistance et de formation, avec les outils et les logiciels bureautiques, les systèmes, les applications et les plateformes web.

Capacité à utiliser un système de gestion de contenu pour copier, coller et mettre en forme le contenu d’une page d’un site web public. 

Solides aptitudes à rédiger. 

Capacités d’analyse et souci du détail. 

Aptitudes interpersonnelles et à la communication. Tact et diplomatie. Discrétion en ce qui concerne le traitement de questions confidentielles.

Aptitude à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement et une attitude sensibles aux considérations de genre, non discriminatoires et inclusifs.