Assistant(e) Administratif(ve)

Details

Mission and objectives

The UN Resident Coordinator (RC) system encompasses all organizations of the United Nations system dealing with operational activities for development, regardless of their formal presence in the country. The RC system aims to bring together the different UN agencies to improve the efficiency and effectiveness of operational activities at the country level.

Context

Le Bureau du Coordonnateur Résident au Burundi héberge une Equipe dirigée par un Conseiller principal en droits de l’homme, avec pour mission de contribuer aux efforts de programmation de l’équipe de pays des Nations Unies ainsi qu’aux programmes et activités des différentes agences et de toutes les parties prenantes nationales. Le positionnement central de l’Equipe et ses liens institutionnels, opérationnels et programmatiques avec le siège du Haut-Commissariat aux droits de l’homme (HCDH) nécessitent de solides compétences en gestion et un appui aux programmes, qui seront couverts par ce poste.
Le Programme conjoint droits de l homme au Burundi bénéficiera à tous les Burundais, en mettant l’accent sur les personnes et les groupes à risque de marginalisation, notamment les victimes de violations des droits de l’homme et les défenseurs des droits de l’homme, les journalistes, les enfants, les jeunes, les femmes, les personnes handicapées, les populations autochtones Batwa, les réfugiés, rapatriés, personnes déplacées, etc. Les organisations des Nations unies participantes (HCDH, PNUD, UNICEF et ONU Femmes) travailleront en étroite collaboration avec les partenaires de mise en œuvre, à savoir les ministères sectoriels du gouvernement (droits de l’homme, justice, sécurité publique, défense, éducation, communication), des institutions nationales (CNIDH, ONPGH), le Parlement, les OSC de défense des droits de l’homme et les organisations internationales.
Placé(e) au sein de l’Equipe du Conseiller principal en droits de l’homme du Bureau du Coordonnateur Résident du système des Nations Unies au Burundi, la/le VNU national(e) sera sous la supervision directe de l’Associée à l’Administrative et à la Gestion des Programmes et sera responsable de l’appui aux opérations de l’Equipe, y compris le Programme conjoint des droits de l’homme au Burundi.

Task description

Sous la supervision directe de de l’Associé à l’administration et à la gestion des programmes, l’Assistant(e) Administratif/ve fournit des services administratifs et opérationnels en s’assurant de la qualité, de l’exactitude et de la consistance du travail effectué. L’Assistant(e) Administratif(ve) promeut une approche basée sur la satisfaction des partenaires tout en respectant les règles et procédures financières de l’Equipe du Conseiller principal en droits de l’homme du Bureau du Coordonnateur Résident. L’Assistant (e) Administratif(ve) travaille en étroite collaboration avec l’équipe des Opérations, du Programme et des projets du Bureau, d’autres agences des Nations Unies dans le but d’échanger des informations pertinentes sur les opérations financières du Bureau, d’assurer une exécution correcte des services et résoudre certaines questions financières.
Le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes :
• Assister dans la réception et la transmission du courriel ;
• Assister dans préparation des fiches de présences du personnel et la gestion des contrats ;
• Assister dans la préparation des projets de lettre / correspondance
• Mettre en œuvre les recommandations des audits et respecter le cadre de contrôle interne ;
• Assurer le classement physique et l’archivage efficace des documents et rapports financiers du projet ;
• S’assurer de la disponibilité des documents (vouchers/invoices, deposits, etc.) sollicités par les auditeurs dans le cadre des audits du projet et en assurer le classement après les audits ;
• Contribuer dans la réalisation les processus de micro-achats et demande de prix selon les procédures de l’organisation ;
• Assurer le suivi avec les fournisseurs concernant les commandes et les livraisons
• Assurer une bonne communication et rendre compte à l’équipe et à sa hiérarchie de ses activités selon les procédures et règles en place ;
• Recevoir les factures et assurer le suivi de leur traitement ;
• Préparer et soumettre les demandes de remboursements de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) ;
• S’acquitter des tâches de saisie des données dans les différentes plateformes pour le suivi et l’évaluation des données au cas échéant ;
• Appuyer dans l`organisation des séminaires, conférences, retraites et autres réunions ;
• Participer dans le processus de vérification et suivi des paiements de perdiems et frais de déplacement lors des ateliers et à travers la banque locale sur base de la note circulaire à payer ;
• Participer dans les inventaires des actifs du bureau ;
• Effectuer d’autres tâches à la demande du Conseiller principal en droits de l’homme et de la superviseure directe.